拉洛水利枢纽工程档案管理的实践

焦 昊，张 锐

（山西黄河万家寨工程咨询有限公司，030002，太原）

拉洛水利枢纽工程档案管理的实践

焦 昊，张 锐

（山西黄河万家寨工程咨询有限公司，030002，太原）

拉洛水利枢纽；工程档案管理；规范化

工程档案是工程建设管理的重要组成部分，对工程建设进行的调研、可行性研究、评估、决策、计划、招标投标、勘测、设计、施工、监理、调试、生产准备、试运行、竣工验收等工作活动中形成的、具有保存价值的文字、图纸、图表、计算、声像等形式或载体的全部文件材料进行归档，通过工程档案全面、系统、真实的反映水利工程建设以及管理的全过程。它不仅在建设过程的日常管理、工程质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收，乃至日后的工程维护、工程改建与扩建、工程的除险加固工作中具有重要凭证作用,而且也是落实工程质量终身责任制的重要依据。水利工程档案管理水平的高低直接影响水利单位的综合管理水平。

拉洛水利枢纽及配套灌区工程（以下简称“拉洛工程”）由枢纽工程和配套灌区工程组成，为大（2）型水利工程。工程主要任务为灌溉，兼顾供水、发电和防洪，并促进改善区域生态环境。拉洛水利枢纽及灌区管理局（以下简称“拉管局”）作为工程建设管理单位，认真贯彻落实水利部颁布的《水利工程建设项目验收管理规定》(水利部令第30号),从工程前期即注重工程档案管理工作，在总结西藏自治区在建水利工程档案管理经验和教训的基础上，采取了一系列切实有效的措施，促进了工程档案管理工作的规范化、标准化、现代化，并取得了初步效果。

一、领导高度重视，理顺管理机构

鉴于拉洛工程灌区面积大、建设周期长、参建单位多、协调事项多的工程特点，拉管局领导班子从工程建设开始就高度重视工程档案管理工作，积极到内地调研交流，主要从以下两个方面对工程档案管理工作进行了理顺。

1.优化调整档案管理机构，工程档案与工程技术相得益彰

拉洛工程专门设立档案室作为工程档案管理机构，并明确归口总工办管理，摒弃了将档案管理职能纳入综合部门，并由非专业人员兼职的普遍做法，有效避免了档案管理随意、制度落实不到位、档案分类不专业等常见问题，并为促进工程档案规范化管理提供了有力的保障。日常管理工作中，总工办和档案室在技术管理和档案管理方面相互支撑，彼此促进。

2.积极落实档案室建设，实现档案制作的规范化、标准化

拉洛工程学习借鉴国内同行业的先进经验做法，结合《水利工程建设项目验收管理规定》的档案验收要求，先期制订了《拉洛工程档案室筹建策划方案》，并据此列出了档案专项费用。在拉管局领导的高度重视下，资金落实到位，档案室所需硬件、软件采购及时，构建了满足专业安全防护要求的档案室，形成了符合档案制作规范化、标准化的办公及档案借阅区、档案制作区和档案库房，并较早地投入了使用。

二、制订规章制度，规范档案管理

拉管局借鉴万家寨、龙口、小浪底等水利工程的档案管理经验，结合拉洛工程的特点和实际需求，先后编制了《拉洛工程档案管理办法》《拉洛工程档案管理标准及流程》《拉洛工程文书档案整理规则》《拉洛工程声像档案整理规则》《拉洛工程档案分类方案》等管理制度，并按程序向西藏自治区档案局进行了报批，用以指导工程档案的日常管理工作。

为确保管理制度落实到位，拉管局通过组织召开档案管理专题会议，对相关制度进行宣贯，使得所有参建单位的档案专职管理人员和工程技术人员都理解工程档案管理的重要性，掌握水利工程档案收集、整理、归档的一般规则，熟悉水利工程档案的验收标准。在工程档案的日常管理工作中，档案室作为档案管理机构，不仅负责工程档案的制作和管理，而且负责监督检查拉洛工程各参建单位档案管理体系的运行情况，坚决有效地保障了制度落实到位。

三、利用现代化手段，加强档案管理

我国传统的档案管理模式正在逐步向现代化的档案管理模式转变，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、网络化转移。拉管局积极推进数字化档案系统建设，与具有经验的山西黄河万家寨工程咨询有限公司就创建数字档案管理平台、数字化档案管理信息系统，纸质档案数字化加工，其他类型档案数字化转换等内容进行了深入交流，并组织档案管理人员对已完成的万家寨公司档案数字化工作进行了观摩学习，目前双方已达成了合作意向。

四、加大人才培养力度，提高管理能力和水平

水利工程档案管理工作是一项专业性、综合性较强的工作，涉及的范围比较广，内容非常的繁杂、琐碎，要求档案管理人员不仅具备扎实的档案管理专业知识，而且熟悉一般的工程技术常识，同时还要求熟练掌握现代先进的数字化技术。

拉洛工程非常重视专业知识培训和现场指导，不但定期组织各参建单位专兼职档案管理人员在工地进行培训，而且积极派遣相关人员到内地水利工程进行交流学习。特别是聘请有经验的档案专业技术人员对日常工程档案收集、整理、制作、归档工作进行过程指导，并对各参建单位的档案定期进行检查，及时发现和解决日常档案管理中存在的问题。

拉管局还采取了阶段验收前组织档案管理经验丰富的专家对工程档案进行阶段性梳理，并对档案管理人员进行专项指导和辅导，完善归档文件的完整性、准确性、系统性，为拉洛工程档案专项验收打下坚实基础。

通过业务技能培训、专家在过程和阶段性的指导，拉洛工程所有参建单位的档案管理人员专业管理和技术水平得到了持续提升。

五、拉洛工程档案管理初期效果

2016年9月，西藏拉洛水利枢纽及配套灌区工程顺利通过水利部长江水利委员会主持的截流前阶段验收，并于9月30日工程成功截流，2017年将进入大坝主体工程施工关键阶段。此次验收期间，拉洛工程档案管理得到了验收工作组的高度好评，认为档案收集齐全，整理规范，满足水利工程档案验收标准。

[1]李永强.水利工程档案管理手册[M].北京:中国水利水电出版社，2011.

[2]宋延玲.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技，2011（6）.

责任编辑 韦凤年

TV51

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1000-1123（2016）20-0027-02

2016-10-18

焦昊，工程师。