探究中小学校档案管理工作的作用、问题与对策

贾佳

中图分类号：G623.9文献标识码：B文章编号：1672-1578（2016）02-0328-02

我是一名中小学的在职教师，负责全校的档案管理已有十年时间。档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此，我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用，研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题，制定做好中小学校档案工作的对策。

1.充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

2.当前中小学校档案工作普遍存在的问题

2.1档案意识淡薄。长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们"重教学、轻档案"的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.2档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

2.3档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是"你查我调"，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

3.做好中小学校档案工作的对策

3.1更新教学档案管理制度。档案管理工作是以一种动态方式呈现出来的，其工作并不是单独进行的，需要与学校中的其他工作相互协调与配合，所以，教学档案管理工作制度内容就需要考虑到学校各方面工作，比如，在其中可以根据当前学校发展的实际情况规定出教学档案归档的时间与范围、教学档案规范格式、教学档案管理工作人员的职责范围和内容等等，提高教学档案管理人员工作的积极性。档案的建立工作需要由负责校长组织，并由档案管理工作人员对学校状况进行汇总分析，制定出一套适合学校未来运行的教学档案管理制度。

3.2教学档案收集整理形式多样化。在这里多样化主要是指在中小学校进行档案收集时，可以综合应用定期和同步两种收集方式，定期收集的时间最好应该固定在两个时间段，即每学期的开始和结束，这种收集方式适合进行大规模活动信息的收集比如，教育部门的政策性指导内容、下达的相关规定性文件；学校开展的"基本建设规划与计划、自编教材、教学参考材料、试验指导书、习题集、试题库、学期教学工作计划、教学大纲、授课计划等等"，因为这些内容的开展具有不确定性也具有整体性，因此可以采用定期收集方式。而同步收集主要是指收集活动要与教学活动的开展时间相一致，随着教学活动的开展，教学档案收集工作就要同步跟进，就比如在某个教学活动开展之后，相关的学生状况、教学评估、学生毕业状况等都需要进行同步收集方式进行教学档案的收集和整理。

3.3细化整理教学档案。教学档案的信息收集之后要对这些信息进行分类整理，主要目的是为了提高教学档案的使用功能，在分类整理过程中要遵循以下几点原则"分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐"，这样就能够最大可能的保证中小学教学档案信息的完整性、真实性，比如，具体的课堂教学活动档案与学校的建设活动档案要严格区分开，教育管理工作的档案与行政管理工作的档案也需要分开，档案的存档方式也要尽量采取多元化，可以适应当前档案管理形式采用电子档案，但同时，为了确保档案存档的安全性，也需要保存一份纸质档案，这种系统化、全面化的档案建设方式能够很好的提高学校与教师对教学档案的应用效率。