移动OA在义煤集团的管理应用

义煤集团信息中心 马 琳 李 伟

移动OA在义煤集团的管理应用

义煤集团信息中心 马 琳 李 伟

随着智能手机技术以及3G网络的发展，通过手机等智能终端进行办公已经是当前企业信息化建设的大趋势。本文以现有OA系统为平台，介绍了移动办公在义煤集团的应用，给出了一种以智能终端为载体的移动办公方案，为义煤集团的信息化建设带来了重大突破。

OA；智能手机；移动办公

1 引言

随着企业办公的电子化、信息化程度越来越高，不同业务部门信息化项目普及相当广泛。在此基础上，如何进一步满足各个部门移动信息化和个性化的业务需求，已经显得必要。另外，如何结合集团现有的OA系统，对信息进行有效的管理和传递、提高集团办公人员的协作程度、深化现有OA系统的应用等也是当前面临的需求。同时，基于移动智能终端的OA系统的移动化应用是普通OA系统的一种延伸与补充。它是建立在集团原有的OA系统上,提供办公、批文、移动邮件等基础应用，为集团提供了一条OA系统与移动智能终端联系的通道，该通道可将集团OA系统的使用延伸到移动终端上，实现员工随时随地移动办公。

2 设计方案

为了适用OA系统的发展需求，我们采取通讯模块与OA系统整合方式，不改变其原有体系结构，合理设置系统功能的原则，对系统进行适用性改造和功能性扩充。将即时通讯、移动客户端、手机短信、电话（视频）会议、一体化邮箱、事务提醒、微讯等通讯资源进行整合，融合多种网络，为协同办公提供了更快速、更智能的统一通讯平台，形成多通道信息联络中心。

具体做法是，依托义煤集团现有的OA系统，以移动智能终端为载体，信息中心开发了基于Android系统的移动客户端，无缝延伸至移动智能终端。用户可以通过移动智能终端，随时随地的登录集团的OA系统进行办公，从而解决在工作中受到的地域性和时效性限制。

3 主要应用及实现功能

由集团信息中心自主研发的OA智能移动终端系统，针对义煤集团的应用实际，让集团员工可以随时随地运用多种终端设备（手机、平板、PC）进行办公业务与即时交流。同时集团员工通过移动OA客户端，在手机桌面上显示OA系统内外部邮件、工作流主动提醒等信息；还可实现统一通讯、智能化工作流程、人员定位等功能，而且支持语音短信和文件夹直接发送功能。如下图所展示：

3.1 移动OA客户端主要功能介绍

1)系统登录：用户可以使用OA端客户端，在手机、平板等移动终端上通过自己原有的账号密码直接访问OA系统。这种登录方式具有以下特点：a)登录界面符合智能终端的分辨率和屏幕尺寸大小，不会出现因登录界面过大，屏幕过小导致看字不清、打字困难等操作不便现象；b)从操作方式上更贴近智能终端用户的使用风格，符合用户单手操控习惯；c)无需登录浏览器打开IE界面，避免图片缓存等造成的大量流量。

2)主界面：用户可以通过客户端登录后，即可看到原OA系统内的功能项。功能选项采用九宫格的方式排列。此种排列能让用户快速、准确的找到并进入所需要的选项，而不会因为原页面被客户端缩小导致点不到功能项的情况出现。

3)通知公告：用户可以通过移动终端随时随地查看集团（集团、所属单位）的公告通知列表，移动终端会实时显示公告立标，还可以查看详细内容，可以查看公共通知中的附件等Office文档，如Word、Excel、PPT等。直观的查阅和即时的附件下载，能够让用户在短短的1分钟内就完成操作。

4)公文流转：员工可以通过移动终端查看待办公文，即时进行收发文件管理、请假管理、会议管理等一系列公文处理流程。还可进行公文的流转签批，包括公文提交、会签、转发等，提髙办公效率。

5)媒体新闻：用户可以通过移动终端查看集团的相关新闻（义马矿工报、河南能源报、新义煤等），确保各种要闻、信息的及时性。

6)电子邮件：终端用户可以通过移动终端撰写和接收集团内部邮件，并且能够下载和查阅邮件中的Of fi ce文档，如Word、Excel、PPT等。

7)单位通讯录：在原OA系统中具备单位内部通讯录的基础上，经过适配，用户可以通过移动终端直接查看单位内部通讯录，并且能够在通讯录中进行快速拨打电话和发送短消息，方便实用。也可以将当前通讯录导入本地手机中离线查看，可以减少上网流量的损耗。同时通讯录里的微讯功能，使员工可以与通讯录里的单人、群组发起聊天，直接窗口对话、交流业务；还可进行语音短信和文件夹直接发送，相比QQ、MSN等通讯工具更实用、快捷。

3.2 主要突出功能

1)移动OA终端系统，利用OA平台资源共享的特点，实现实名制、多功能单点登录，不需要员工的注册，只要获得授权，可通过任意智能终端登录OA系统，进行办公交流。

2)移动OA终端系统，将即时通讯、移动客户端、手机短信、电话（视频）会议、一体化邮箱、事务提醒、微讯等通信资源进行整合，融合多种网络，为协同办公提供了更快速、更智能的统一通讯平台。

3)安卓操作系统客户端，在手机桌面显示OA系统内外部邮件、工作流主动提醒等信息，还可通过该客户端实现统一通讯、智能化工作流程、人员定位等功能。

4)客户端微讯群聊模块，可以与办公通讯录里的单人、群组发起聊天，直接窗口对话、交流业务；还支持语音短信和文件夹直接发送功能，部分功能已超越QQ。

5)客户端消息推送模块，可以在手机终端显示断网时或客户端服务不正常时的OA消息及要闻提示，使员工不会漏看每条信息，错过办公业务。

6)客户端支持当前最大众化的Android系统，用户能自如的使用移动智能终端进行OA办公，使OA系统不再局限于办公室和电脑，实现办公的随身性和即时性。

7)在原有OA系统基础上，该系统按业务流程状态划分待签发、待审批、待会签、待承办等公文，使业务目标更加明确，流程更加直观清晰。

8)移动OA终端系统与集团原有OA办公系统无缝集成，实现内部公文的查阅、审批、会签、承办等部分办公流程；不需要对现有系统进行调整和变更。

9)该系统获取信息的实时性，是固定办公系统不可比拟，所以可以快速做出反应，大大提高了管理决策的效率，而且可以实时实地进行管理决策。

10)该系统全面提升业务审批效率，优化办公流程，为集团节约了大量的人力，财力，物力，大幅度地降低了办公成本、提高办公效益。

4 应用效果

每天高效率的办公，节约大量时间和精力，使企业更具活力和发展力，这不但是移动OA系统在效率上的体现，也说明企业行政事务管理逐步向规范化、协同化方向可持续的发展。移动OA系统在企业中的应用不仅给集团员工带来了观念和意识上的变革，促使管理模式上的转变，还会促使长期工作成果的沉淀，为企业形成了无形的资产和知识。“快乐的办公、简单的工作”这就是集团运行移动OA系统的完美结果。

[1]麻晓东.手机移动办公在平朔公司的重要应用[J].露天采矿技术,2012,6.

[2]龙婷.基于安卓平台的移动税务OA系统的设计和实现[D].厦门大学,2013,10.

[3]雷佳.某公司移动OA系统的设计与实现[D].电子科技大学,2014,9.

马琳，男，现主要从事义煤集团信息化建设及网络管理和维护工作。

李伟，现从事信息化工作。