网络时代档案管理安全问题及对策措施

□冯 晶

网络时代档案管理安全问题及对策措施

□冯 晶

介绍网络时代下档案管理安全存在的主要问题及应对措施。

网络档案安全；存在问题；应对措施

近年来，随着科学技术的迅猛发展，计算机网络几乎出现在生活的各个领域，毋容置疑，档案管理信息化也成为网络时代发展的必然趋势。信息化的档案管理在给管理人员带来方便的同时，也出现了一些安全隐患，档案信息安全问题也就成为网络环境下一个绕不开的话题。因此，档案工作者要高度重视档案安全工作，发现问题及时解决，做到防患于未然。

1.计算机网络环境下档案安全存在的问题

1.1 档案信息安全保护意识不够

由于互联网的开放性，电子档案在传输过程中，数据很容易被他人窃取、修改甚至伪造，一些恶意软件或是黑客很容易利用这种漏洞来对档案进行攻击或是恶意读取、修改，为一些不法分子提供了犯罪的机会；此外，在档案的收集与整理过程中，使用的现代化手段主要包括MSN与腾讯QQ，这些传输手段虽然能进行加密认证，但是认证级别并不高，一些技术能力较高的黑客很容易获取这些数据，因此，档案管理者要把档案保护意识作为第一要务，实行安全领导负责制，确保档案信息的安全和档案管理工作的正常运行。

1.2 档案管理人员自身能力不高

目前，我国的档案管理专业人员存在理论水平参差不齐、文化程度不高、知识面窄等问题。虽然在当时的情况下是能够满足档案管理工作需求，保证档案安全，但是近年来档案事业规模不断扩大，档案内容不断的丰富，涉及到的范围越来越广，随着互联网的快速发展，档案的信息载体也逐渐多样化，这就需要管理人员在技术上也要提高，但是，由于管理人员思想上不够重视，档案管理者对计算机网络并不能有效了解，这给档案工作在信息化时代与时俱进带来了弊端。

1.3 档案异质异地的备份保存制度有待健全

虽然科学技术的发展要使电子档案走在时代的前列，并且各个单位也在努力实现数字档案管理化，但是，许多单位在重要文件保存制度上还需要改进，比如计算机中毒或黑客的侵入、档案管理者使用计算机过程中操作上的失误，还有发生不可抗力如自然灾害等原因，就会导致重要数据的丢失，这些原因给档案带来的损害是无形的，也是难以预测的，在这样的突发事件中我们就显得无能为力。

2.档案管理工作在网络环境下安全问题的应对措施

2.1 建立健全档案管理制度，确保电子档案的正常运行

一方面，要详细制定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度，要细化档案人员职责，包括档案室职责、专职档案员职责等，并严格遵守落实；另一方面，要结合单位实际，制定出切实可行的档案在网络环境下的安全管理制度。另外，在档案管理过程与服务过程中，加强对各种原始资料的收集与积累，充分利用现代化办公条件，按照档案电子化管理要求，做好档案目录微机管理的输入工作，使资料得以集中，实现档案管理的规范化，方便档案的查询与管理。在管理过程中，做好防火、防盗、防虫等“七防”工作，提高档案保密意识和安全防范意识。

2.2 提高档案管理人员的能力与素质

随着文档一体化、办公自动化程度的发展，对档案管理人员的要求也要提高，为适应档案工作信息化与现代化的趋势，就要求档案管理人员做好档案专业知识及计算机、数码设备等新知识的学习与更新，必须能够熟练操作微机，灵活使用档案管理的软件，了解网络知识，懂得现代化管理基本知识，胜任档案利用、检索、编辑、存储等工作，这样的新型人才是新时期档案工作所需要的。

2.3 数字时代下做好电子档案与纸质档案的并存

虽然电子档案比纸质档案具有先进性，但是电子数据的更改为非法操作者提供了便利，黑客的攻击与电脑病毒的侵入损害了档案信息的安全，而为了保证档案数据的原始性和真实性，这就要求纸质档案的存在，并且纸质档案一旦形成，其所记载的信息不容易被更改，因此它的存在在很大程度上保护了原始数据，信息的安全、可靠性。

2.4 完善档案的保密工作

对于不可以公开的档案信息应做到一律不上网。比如不被公开的部分人事档案和科研档案等，按照其保密程度进而确保非公开档案信息的安全性。另外为了预防电子文档信息的丢失我们还应备份电子档案的数据，数据的防御是一个以备不时之需的后备系统，如果发生意外，信息有可能被丢失、破坏，这时备份数据就能更好的确保了信息的安全。此外还要加强身份认证和密级管理。

在数字化档案时代，影响档案安全的因素有很多，因此，做好档案安全管理工作是一项艰巨的任务，档案管理人员必须改变旧思路，以科学发展观的眼光加强档案管理工作，开拓科技创新能力，跟上时代的步伐，实现档案事业的持续、健康、快速发展。□

2016-10-08

冯 晶,女,汉族,保定水文水资源勘测局，助理馆员。