浅谈电子档案及其管理

□宋亚净 孙其智 赵 琨 陈 铭

浅谈电子档案及其管理

□宋亚净 孙其智 赵 琨 陈 铭

阐述了电子档案的特点，具有法律效力性，以及电子档案在档案工作中的管理、保存和利用。

电子文件；档案管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。在档案管理工作中，电子档案应与纸质档案应并轨存在。

1.电子档案的特点

电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递，具有快速性和可更改性；电子文件是可共享的，具有无限可复制性，不再受时间和距离的限制；电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高。

2.电子档案的法律效力

电子档案的法律效力主要是指电子档案是否具有证据效力，以及具有什么样的证据效力。

2.1 做好电子档案管理基础性工作，提高电子档案证明力

纸质档案之所以具有很强的证明力，是因为文件上保留着真切的历史标记。电子档案要提高证明力，就要做好电子档案管理的基础性工作，从档案的源头抓起，对电子档案的形成、整理、鉴定、利用等各个环节实行全程控制，确保电子档案的原始性、真实性、完整性。电子档案的关联性、合法性和客观性是电子档案具有证明力的基本条件。

2.2 提高电子档案的利用率

提高电子档案的利用率，首先要明确电子档案的法律效力，使其具有较高的证明力，发挥电子档案的凭证作用。利用是体现电子档案凭证价值的直接手段，没有利用，电子档案管理工作就失去了意义。因此，电子档案的利用率是关键，电子档案的法律效力是利用的前提。

2.3 多措并举，保护电子档案的原始性和真实性

除了采取设立防火墙、存取权限控制、数字时间印章法等技术措施外，还要对电子文件从开始制作、修改，到签阅、传递等整个工作环节进行监控。同时，制定相应的法律法规，解决技术手段解决不了的问题。通过这些措施，应当能够保障电子档案的原始凭证作用和法律效力。

对于传统纸质档案，其原始性、真实性比较容易界定，通常采用原件鉴定法。包括对档案载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定，档案中印章、签字笔迹等真实性的鉴定，其法律凭证效力不容否认。电子文件一般是有关工作结束后，由相关人员整理归档。因为电子档案的内容信息可与其载体分离，可以从一个载体复制到另一个载体，具有易改性，使电子文件在生成、流转过程中存在被篡改的可行性，归档的电子档案的原始性和真实性很难保证，削弱了电子档案的法律凭证作用，法律效力受到质疑。为了最大限度的保证电子档案归档的真实性，需要开发建立严谨科学的办公自动化系统，实行电子文件在线归档。例如，电子文件打印纸质文件时，由文印部门将该文件电子版同时传递给档案部门，不再由文件产生部门进行电子文件归档，确保电子文件和纸质档案完全一致。

3.电子档案的管理

纸质档案的制成材料是由纸张、字迹材料、字迹三者结合在一起构成的，具有不可分割性。它的使用年限与其内部因素和外部保护环境有关。电子档案则对外部环境有更高的要求，同时，与技术的更新有着密切的联系。一方面，保管电子档案的库房要保持合理的温度、湿度，还要充分考虑电子档案的防磁要求，库房必须配置档案部门认可的防磁柜，利用防磁柜防消磁，具有一定的隔热、防潮的功能，创造适宜电子档案管理的外部环境。另一方面，电子档案对计算机及其操作系统、应用系统、数据格式、版本等有着强烈的依赖性。一旦硬件、软件技术更新，就无法保证数据的可读性，影响电子文件的使用寿命。因此，电子文件归档，必须注明文件存储格式、软硬件环境和相关数据。文件存储格式按照国家标准要求的通用格式存储。只有把上述两方面的问题处理好，才能最大限度地提高电子档案的使用年限。

4.电子档案与纸质档案长期并存

纸张的存在已经有上千年的历史，纸质档案具有实物的真实感。人们对纸质档案的管理和利用比较成熟，对纸质档案比较偏爱，易于接受。字迹、印章是档案利用中的重要内容，对一些具有凭证作用和法律效力的文件材料必须以纸介质形式保存。虽然电子档案使用便利，鉴于电子文件载体、信息技术的不稳定性，以及电子档案真实性不易鉴别的因素，短期内，电子档案完全取代纸质档案不具有可行性，电子档案作为纸质档案的有益补充，这种局面将长期并存。□

2016-10-10

宋亚净，女，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，高级工程师。

孙其智，男，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，档案员。

赵 琨，女，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，档案员。

陈 铭，男，汉族，河北省水利水电第二勘测设计研究院，工程师。