人事档案信息化管理

刘德会

（肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）



人事档案信息化管理

刘德会

（肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）

摘要：人事档案信息化管理的内容包括人事档案信息收集、信息整理、数据库建设、信息存储、信息服务、信息共享、信息安全的保障。人事档案信息化管理的任务是人事档案管理信息系统的建立和完善，信息系统数据的录入与管理，管理信息系统的维护。档案管理信息系统功能设计，需要把握重点功能，兼顾一般功能，实现档案管理系统的稳定性。

关键词：人事档案；信息化；管理

1　人事档案信息化管理的含义

人事档案信息化管理是信息化的产物，它随着信息化的发展而产生。总体看来，信息化是在经济、科技和社会各个领域里广泛应用现代信息技术，科学规划和建设信息基础设施，有效地管理信息资源和提供信息服务，通过技术、管理和服务的过程。

国家对于信息化的重视，推动了各行各业的信息化，并在信息化过程中得到了益处。

2　人事档案信息化管理的内容

从人事档案信息化的过程来看，现代人事档案信息化管理的内容并不是一成不变的。随着时代的发展，社会信息化的推进，尤其是人事档案管理意识的提升和信息技术的提高，现代人事档案信息化管理的内容在不断丰富。人事档案信息化的内容可以从微观和宏观两个层面进行考察。微观层面是针对各个人事档案管理机构而言的。从这个层面考察，人事档案信息化侧重于采用信息化技术进行科学管理，主要包括以下方面内容：

第一，人事档案信息的收集。当事人及其代理机构所产生的各种信息，无论是电子化信息还是纸质文件记录的信息，都是收集的对象。人事档案信息收集过程中，尤其是需要注意收集个人在社会活动中产生的、没有上交代理机构的档案信息，如评奖、创造与发明专利等。在信息化过程中，既需要注意收集办公信息化过程形成的人事档案电子公文，也需要对已有的人事档案进行数字化处理后形成档案信息。

第二，人事档案信息的整理。人事档案信息整理因为人事档案系统的设置不同而有所差异。一般地，以人立卷过程中，需要有序化整理各种各样的人事档案信息，如个人履历材料、自传材料、鉴定材料、考察和考核材料、入团入党材料、奖惩材料、任免材料、晋升材料以及离退休材料等。其中，有些信息是固定不变的，有些信息则是变化的，如考评、奖惩等材料，往往随着时间的推移而逐渐丰富。

第三，人事档案数据库建设。人事档案数据库建设包括人事档案目录数据库、全文数据库和特色数据库的建设。当前，各个人事档案管理机构已经意识到了人事档案目录数据库建设的重要性，因此建成了比较完善的人事档案目录数据库，然而，不少单位在领导干部数据库、职工数据库以及特色数据库的建设上有待加强。事实上，各种数据库的建设，不仅可以支持人事管理部门的管理，例如计划、招聘、培训、考核等，而且有利于挑选人才，为管理决策提供科学的依据。

第四，人事档案信息的存储。人事档案信息整理后，需要定期或不定期地进行存储，以保证信息存取的便利。当存储信息容量较大时，有些单位也采取硬磁盘、数据磁带等载体进行存储。无论采取何种载体存储，人事档案信息都需要采联备份制度进行存储，且尽量采取两种不同质地的载体进行存储。

第五，人事档案信息服务。通过网络发布人事档案信息，从而为当事人服务。从服务地点看，人事档案信息服务包括本地窗口服务和外地传递服务。从服务对象看，包括为本人服务和为大众服务。现阶段，人事档案信息服务以本地窗口服务、为本人服务为主导。对于人才中心而言，随着人才流动的需要，异地服务已经成为一项很重要的任务被提到议事日程中。

3　人事档案信息化管理的任务

第一，人事档案管理信息系统的建立和完善。有些机构和单位采用独立的人事档案管理信息系统，有些单位采取综合性的管理信息系统。

第二，人事档案管理信息系统数据的录入与管理。根据人事档案管理的有关规定和《电子文件归档与管理规范》的基本规定，对于人事档案基本信息进行系统录入，对于人事档案文件进行系统管理，尤其是归档的电子化人事档案进行系统整理，这是人事档案管理的基础。人事档案信息系统的管理内容较多，现阶段，应抓紧电子文件的收集和数字化人事档案的系统整理，加强人事档案资源建设，建立领导干部数据库、职工数据库和特色数据库，全面建设全文数据库与目录数据库，为人事档案管理和利用提供基础。还应该看到，人事档案信息系统作为证明个人身份与经历的权威信息数据库，需要与个人信用体系联系起来。人事档案管理信息系统的任务之一，是和社会广泛范围内管理信息系统进行有效衔接，为和谐社会的建设和发展服务。

第三，人事档案管理信息系统的维护。人事档案信息系统建设过程中，从设计、管理到维护的各个阶段都需要注意到人事档案信息安全，将人事档案信息安全保障体系作为人事档案信息化贯彻始终的关键环节，加强维护人事档案信息安全，尤其是网络信息安全。

4　人事档案信息管理系统功能需求分析与设计

4.1人事档案管理信息系统功能需求分析

人事档案信息管理系统功能需求的分析可以从内容设置方面考察，也可以从功能设置的角度进行考察。人事档案信息管理系统的功能需求可以分为基本功能和拓展功能两大部分。其中，基本功能是指人事档案信息系统设计过程中必须具备的功能，这些功能是人事档案管理的基本要求。拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中，根据实际需要添加的功能，以辅助人事档案信息的管理，例如网络照相功能、原文扫描功能等。

4.2人事档案管理信息系统功能设计

按上述关于人事档案管理信息系统功能需求的分析，在设计时，就需要把握重点功能，兼顾一般功能，循序渐进，从而实现人事档案管理系统的稳定性、层次性和开放性。

当前，人事档案管理信息系统功能设计主要分两种情况：一是独立的人事档案管理信息系统或软件，其专指性强，比较适合大型企事业单位。二是将人事档案管理功能融入到其他软件，尤其是人力资源管理系统之中，比较适合中小型企事业单位。

无论是独立式的还是嵌入式的人事档案管理信息系统，设计者在设计系统时都会存在着差异，尤其是在人事档案管理信息系统拓展功能方面有所取舍，但系统管理、人事档案信息管理、人事档案信息服务3个功能是最基本的，也是人事档案管理信息系统功能设计必须考虑的。

参考文献：

［1］ 李晓婷.人事档案管理实务［M］.上海：复旦大学出版社，2011：57.

［2］ 方德生.干部人事档案工作理论与实践［M］.北京：光明日报出版社，2015：78.

中图分类号：C962

文献标志码：A

文章编号：1674-8646（2016）10-0138-02

收稿日期：2016-02-05

作者简介：刘德会（1981-），男，黑龙江肇源人，助理馆员，主要从事人事档案管理与技术工作。

Information-based management of personnel archives

LIU De-hui
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：The contents of personnel archives information management includes information collection， information collation，database construction，information storage，information services，information sharing and information security protection of personnel archives.Information management task is the establishment and improvement of personnel archives management information system，type-in and management of information system data，and maintenance of management information system.Functional design of archives management information system should grasp the key function，take the general function into account so as to achieve stability of archives management system.

Key words：Personnel archives； Information； Management