干部人事档案管理方法

张满丽

（肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）



干部人事档案管理方法

张满丽

（肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）

摘要：干部档案管理是通过特定的流程和标准，对干部档案进行科学管理。干部档案形成部门和管理部门必须认真贯彻执行有关法律、法规，遵循有关组织对人事的政策和规定，认真完成干部档案的收集工作。干部档案的鉴定包括：判别材料范围，加强档案的鉴定工作，核查材料完整，审查材料是否手续完备。整理干部档案过程中，要注意档案的完整性。

关键词：干部人事档案；管理；方法

1　干部档案的收集

干部档案的收集范围需要对照《干部档案分类》中提出的分类的具体内容，进行针对性的收集。干部档案的收集主要通过如下两条途径实现：一是接收。干部档案的接收是指档案管理部门按照干部档案材料收集归档范围和要求，在干部档案制作之日起的一个月内将干部档案从干部档案形成部门转入本部门归档的过程。为了按时接收干部档案，干部档案管理部门应该建立联系制度，及时掌握干部档案材料的制作和形成信息，主动向干部档案形成部门、干部本人和其他部门收集干部档案。为了及时掌握干部档案材料的信息，档案管理部门一个月至少与人事、办公室等部门联系一次，适时向有关部门收集形成的干部、人事档案材料。需要强调的是，每年形成的档案材料以单位名义进行收集，各单位干部档案材料收集、保管工作要由分管人事或档案工作的专人负责，定期送交组织部、人事局档案室。各单位在收集人事档案时，往往会零星收集。这时，需要填写干部档案收集登记表，一式两份。一份反馈给人事档案提供人，一份随着人事档案运转。档案的移交人和接收人需要签字，并加盖公章。二是补充。干部档案的补充是指干部档案管理部门按照经济社会发展和实际工作需要，充实、完善干部档案内容的过程。各单位可根据工作需要，有计划布置填写干部履历表或补充表、写自传、做鉴定等，充实干部档案内容。需要注意的是，干部档案是一个动态性事物，干部的职位变迁、机构的组织变革、国家政策的调整、社会经济的发展等都有可能产生新的干部档案材料，这些材料都需要补充收入干部档案中。此外，干部档案中的有些材料是成套的，鉴定时若发现缺少材料应当进行登记并及时补充。为了及时收集干部档案材料，各职能部门形成的档案材料应送交档案室归档，各职能部门应认真贯彻执行，形成干部、人事档案材料的部门有责任按归档要求及时归档。而干部档案管理部门则需要主动“补位”，及时将形成干部、人事档案材料的部门形成的干部档案文件收集归档。

2　干部档案的鉴定

干部档案的鉴定是档案管理部门对收集起来准备归档的干部档案材料进行审查，甄别材料的真伪，判定其保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。根据《干部档案工作条例》等有关文件，干部档案鉴定工作应具体分析、鉴别材料的内容、用途及其保存价值，确定其是否应该归入干部档案。具体工作包括：

第一，判别材料是否属于干部档案范围。有些材料虽然属于干部档案，但是并不是本人的档案材料，而是同名异人，也应该剔除并找当事人补充相应档案材料。第二，加强对干部档案的鉴定工作。尤其是鉴定档案的真伪，判定材料的保存价值，确定是否归干部、人事档案。鉴定过程中发现涉及干部政历问题或其他重要问题，需查清，未查清的材料及未办理完毕的材料，不可归档。鉴定时，发现材料不完整，要及时登记并收集补充。第三，核查材料是否齐全、完整。很多干部档案是成套的，由一系列材料组成，归档时干部档案管理部门必须检查这些材料是否齐全和完整，凡内容不清，来源和时间不明的，必须查清注明后再归档。另外，干部档案应该是当事人个人历史和经历的连续记录和反应，不能中断或者空缺。第四，审查材料是否手续完备。干部档案中的很多材料都需要盖章或签字才能生效，如有些证明需要组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料应有本人的签署意见或由组织注明。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文件号，收集这些材料时必须检查其相关手续是否齐备，不符合要求的须补办完手续后再归档。

3　干部档案的整理

干部档案整理是干部档案管理部门对收集起来的所有干部档案分类、排序、编目、技术加工和装订成卷的过程。针对干部档案的特点尝试新的方法，成为近年来为大家所关心的问题。整理干部档案要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。以此为依据，可以将干部档案整理工作分成以下几个步骤：第一，编制分类方案类目。第二，有序地编排材料。第三，清晰地编制目录。第四，装订入库。为确保装订工作顺利完成，装订前需要先检查目录与材料是否相符，一是材料是否齐全完整，二是顺序是否正确。装订时应该首先将全卷材料排列整齐，然后按照标准的档案装订方法打孔和包装卷皮。装订后的干部档案案卷应该目录在卷首，卷面整洁、平坦。以卷为单位的装订方法在实际工作中有很多弊端，如需要补充相关材料时，必须拆卷重新编目、排列和装订，这不仅增加了干部档案管理部门的工作量，还不利于其他档案材料的保护。为此有学者提出了“活页装订法”，即不再用线将属于某个干部的所有人事档案装订在一起，而是散排在档案盒中，以便随时增添新的材料。这是一个值得考虑的方法，但是需要完善相关制度和保管措施。目前，每一本干部档案都实行统一规格编号编目，统一标准装订成册，统一规范档案用盒，从而实现规范化管理。整理干部档案过程中，还需建立一定的副本制度，要注意档案的完整性。

4　干部档案的保管

干部档案整理完，即进入保管阶段。干部档案保管的目的是保证人事档案的完整性和真实性，从而为干部考核工作提供佐证。档案保管的主要任务：一是保证实体档案的安全，营造一个合理的环境，延长档案的寿命。二是保护干部档案的信息安全。为完成这两个任务，就要求干部档案保管必须具备如下基本的保管条件。

4.1基本的保管措施

整理实现库房、办公室、阅档室“三室分开”。同时，库房需要达到防高温高湿、防尘、防光、防盗、防火灾等基本要求。这就要求，人事档案库建筑要符合《档案馆建筑设计规范》的基本要求。

4.2严密的保管制度

干部档案包含很多党政机关的重要领导、干部的背景、工作经历、政治审查、重大处罚决定等个人隐私，如果不加限制地公开，有可能对干部的个人生括、工作造成影响，问题严重的还可能损害集体利益乃至国家利益，因此在日常的保管工作中必须特别注意保密工作。干部档案管理部门应制定一套详细的保密方案和措施，合理处理干部档案利用与保密之间的矛盾。

参考文献：

［1］ 李晓婷.人事档案管理实务［M］.上海：复旦大学出版社，2015.

［2］ 方德生.干部人事档案工作理论与实践［M］.北京：光明日报出版社，2015.

中图分类号：G271.4

文献标志码：A

文章编号：1674-8646（2016）10-0140-02

收稿日期：2016-02-05

作者简介：张满丽（1982-），女，黑龙江肇源人，助理馆员，主要从事人事档案管理与技术工作。

Management method of cadre personnel archives

ZHANG Man-li
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：Cadre archives administration makes scientific management on cadre archives through specific processes and standards.Cadre archives formation department and management department must fulfill the collection of cadre archives through implementation of the relevant laws and regulations，follow the relevant policies and regulations of the relevant organizations.Identification of cadre archives includes：determining the range of materials，strengthening the appraisal of archives，verifying the completion of documents，and examining the completion of audit materials.Integrity of the archives should be paid attention in the management process of cadre archives.

Key words：Cadre personnel archives； Management； Method