信息时代档案开放与信息安全研究

胡爱真

(青海省地震局，青海西宁　810001)



信息时代档案开放与信息安全研究

胡爱真

(青海省地震局，青海西宁810001)

对档案开放进行了简要阐述，强调档案开放应注意的安全事项；论述了档案开放后，为确保信息安全，应采取的相关措施。

档案开放；信息安全；电子化管理

0　前　言

档案记载着大量国家、机构及个人的秘密信息，同时蕴含着许多可以公开的非涉密信息，是重要的信息资源。但传统的保密观念使档案长期处于严格保密、疏于利用的状态，“重保管、轻利用”现象严重影响了档案的价值体现。从社会利用的角度，档案开放是实现档案利用必不可少的前提条件。而要使档案更好地发挥其价值功能，档案开放程度扩大化和利用权限缩小化是必然趋势，这就要求档案管理人员更要注意档案开放与信息安全问题。

1　档案开放概况

1.1档案开放定义

档案开放就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

档案开放从根本上改变了档案馆的封闭性质，体现了民主精神，标志着社会的进步，使档案馆成为有活力的科学文化事业机构，有利于实现档案馆开展利用、为社会发展服务的功能，充分发挥档案的社会效益和经济效益，从而提高档案馆的社会地位，促进整个档案事业的发展。

在我国档案理论与实践中，人们运用“档案开放”一词时更多地指向是开放档案，其实这只是档案开放的部分含义，只是一种具体的管理行为，即档案保管部门将封闭期已满的档案向社会开放。而西方“档案开放”的含义是指“档案保管部门最大限度地减少对档案的不合理限制，允许公民接触档案，保证公民的自由利用，使利用档案的权利由特权阶层走向普通大众”[1]。“档案开放”的本质是强调公民利用档案的自由和权利，保证公民对档案的知情权。

1.2档案开放的历史

档案开放原则是1790年法国颁布的“法国国家档案馆条例”中提出的。1794年6月25日法国“稻月七日档案法令”正式提出档案开放原则是所有国家档案馆的共同原则，使利用档案由特权向公民权利转变，档案开放原则“是一切永久性公民权利和优惠权利的最终凭据”，被称为“档案的人权宣言”。第二次世界大战后，随着社会进步和文明的发展，各国普遍建立国家档案馆，注重科学文化事业的发展，档案开放已成为信息资源共享的重要途径之一，并作为各国法定的普遍性制度，档案开放与利用也成为历届国际档案大会的研究热点[2]。

在开放档案的范围和年限上，各国根据自身情况有不同的规定，如英国、罗马尼亚、印度、阿根廷等国规定，除涉及国家内政、军事、外交等秘密以及公民私人隐密的档案外，一般自档案形成之日起满 30年均实行开放；丹麦、苏丹等国则规定为 50年。有的国家还对不同种类和内容的档案专门规定了不同的开放年限，如法国规定公务员人事档案、户口登记册和医疗档案分别在其产生后的 120年、100年和150年开放[3]。

中国于1980年制定了开放历史档案的方针和具体办法。1987年公布的《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年”，“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”。

1.3档案开放的意义

档案开放虽然表面上只是一种形式，但它蕴涵着一种理念，是历史的反映、民主进步的表现。档案开放程度反映了一个国家文明的进步程度，对公民个人、社会以及国家都有着重大意义。

1.3.1档案开放是公民权利的体现

1987年9月5日，第六届全国人大常委会第22次会议审议通过的《中华人民共和国档案法》明确规定：“持有合法证明的中华人民共和国公民拥有利用开放档案的民主权利”，将档案开放和利用以法律条文形式固定下来。1996年7月5日，新修订的《中华人民共和国档案法》更加重视公民利用档案的权利，规定档案馆必须定期公布开放档案的目录。档案开放，不仅标志着档案利用由少数人的特权转变为公民都享有的一种权利，还意味着档案在现代信息社会成为一种重要的不可替代的信息资源，和其他信息一样，可以为社会所共享。

1.3.2档案开放是档案馆发展的重大举措

档案开放体现的是以人为本的理念, 作为一种文化现象，体现的是一种人文文化，是档案馆的神圣职责。由于历史原因，长期以来，档案工作并没有引起全社会的高度重视， 档案馆只是充当仓库的角色，没有发挥档案本身价值和潜在价值。只有通过档案开放，档案所蕴含的丰富的信息资源才能被公众所利用，档案馆才能由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变，自身才能更快地向现代化发展。

1.3.3档案开放可以提升档案人的综合素质

档案文化是档案人的价值观，是对待档案的一种态度， 是对社会贡献的认知和感受, 是全心全意为人民服务的具体体现，是一种行为规范。一直以来, 受政治、历史等因素的影响，档案部门主要的服务对象是党政机关，即使是对社会、公众也是有限的服务, 档案的提供利用范围受到一定的限制。档案开放使档案所蕴含的信息资源由有限变为无限, 那么就要求档案人转变意识、更新观念、变革思想、重新定位，转变原来被动的服务观念, 树立奉献精神，真正认识到为公众服务与为党政机关服务的一致性，继承和发扬不计报酬、默默奉献的精神, 培育良好的行为规范, 养成严谨的工作作风，尽职尽责地做好为公众服务工作。

2　档案开放的鉴别

档案的开放是文化的宣传，是知识的传播，是文明的进步。档案是历史的见证，档案开放能让世人更好地了解人类社会进步的逐个足迹。档案开放应该循序渐进，遵循一定的开放原则，不能一蹶而就，尤其是保密档案的开放要更为慎重，因此，档案鉴别就显得更为重要。

2.1保管期限的鉴别

保管期限是根据各类档案的保存价值确定的，正确的保管期限应当是客观存在的档案价值的反映。保管期限的鉴别是衡量档案价值的主要标准之一[4]。

(1)凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(2)凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

(3)凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

2.2保密期限的鉴别

《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定，凡规定为“长期”的秘密事项，在授权机关解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

(1)未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆，过期未通知的，由档案馆进行处置。

(2)1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密。

(3)各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关规定办理。

(4)撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。

凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放：

(1)凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。

(2)凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。

(3)凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。

(4)凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案。

(5)机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。

(6)其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。

3　档案开放与信息安全措施

3.1档案发展的信息化趋势

随着电子计算机技术和电子信息技术的运用和快速发展，档案传统的手工管理已远远不能适应信息的生产量与日俱增、需求量不断增长的新形势。这就要求档案馆能以较高的存储、处理和控制信息的能力，为社会提供高效服务。档案馆有必要采用各种先进技术和设备，将产生的多种形式的档案进行信息化，才能适应整个社会发展，在未来的社会发展中发挥应有的作用。因此，档案信息化已成为今后一定时期发展的必然趋势。

3.2电子档案信息公开与信息安全隐患

电子档案是利用数字信息化技术将相关信息、资料和数据以及文件等以电子文件的形式进行存储、整理、归档、保存和再利用的一种综合性存储应用技术文件。一般情况下，电子文件正是导致电子档案安全性问题的重要根源，它通常以数码形式存储于移动磁盘、磁带、光盘、移动硬盘和计算机硬盘等载体上，主要依赖计算机进行数字信息的读取和处理，并以网络通信的形式进行传输和共享的数字化信息媒介。但是随着计算机安全漏洞的不断产生和不法分子利用网络的虚拟性进行各种形式的针对信息的干扰、截取以及病毒侵犯等行为，就会使在电子档案信息公开的同时产生信息安全隐患。

3.3信息安全的维护措施

鉴于当前网络技术的迅速发展，其连接方式也颇具多样性，网络环境自身又具有开放性和互连性等特点，在电子档案信息的收集、存储和读取应用过程中极易造成信息的泄露、失真和失控等诸多不安全问题。因此，在进行电子档案信息公开进程中，要采用一定的安全维护措施，确保电子档案信息的安全[5]。

3.3.1电子档案信息访问控制

进行电子档案信息访问控制是网络环境下确保电子档案信息安全的重要手段。通过访问控制使电子档案信息在特定的网络资源环境下运行，杜绝非法访问、非法篡改和非法利用现象。使用时进行身份验证，特定用户就可以通过合法的方式进行访问和利用电子档案信息，并保证电子档案在制作、归档、读取和使用等过程中相关操作人员在规定的权限范围内进行操作，有效防止无关人员对电子档案的随意接触，切实提高电子档案信息的安全性。

3.3.2电子档案信息加密设计

电子档案信息加密设计是通过对网络中电子档案内相关数据、电子文件、口令和控制信息等进行添加密钥或者口令密码等方式，对档案信息文件的传输和公开等过程实行安全控制的技术手段。通常情况下，信息加密过程中对于加密和解密都会使用不同的密钥，除了持有相关密钥的人之外，第三者很难利用普通手段解析出档案信息的原本内容，更无法篡改其内容。加密设计是确保电子档案信息传输和应用过程中的原始性和真实性的重要方式。

3.3.3应用防火墙技术

防火墙技术通常是在电子档案的读取环节在计算机或者其他硬件上利用软件技术实现阻止网络中某些不安全或者非法途径进行访问的行为。防火墙技术简单的来说，就类似于网络上的一道门禁，它可以实现控制进出2个方向的通讯，只有持有钥匙的人或者特定身份的用户才能拥有进入或者出去的自由，是在电子档案应用过程中进行信息安全维护的重要技术手段。

3.3.4使用签名技术和防写措施

所谓的签名技术，就是通过使用手写签名或者数字签名的方式，来确保电子档案信息的真实性和验证使用人身份。使用签名意味着具有相应的法律效力。而防写措施，通常是需要将电子档案信息文件的属性设置为“只读”状态，用户在信息的读取过程中，无法对其实现任何修改行为，在计算机终端的存储器中采用只读式光盘或者一次写入式光盘作为电子档案信息的载体可以有效的防止用户对于电子档案信息的更改，是确保电子档案信息真实性和唯一性的重要手段[6]。

3.3.5电子档案信息的备份和恢复

电子档案信息的备份和恢复是防止电子档案信息丢失和失真的重要补救措施。鉴于网络中种种不安全因素对电子档案信息的安全存在着严重的威胁，虽然一定程度上采取相应的技术手段可以提高网络的安全性，但是正常情况下来讲，客观情况的网络万无一失的安全是不存在的，为此，就需要对电子档案信息进行备份操作，确保在出现电子档案丢失和失真的情况下可以及时的恢复和找到原始的数据文件和信息。

4　结束语

总之,没有一种档案对任何人都保密,也没有一种档案需要永远封存。档案开放是历史的潮流，已经成为不可避免的趋势，而档案的电子化和信息化也已经成为档案开放的重要载体，并逐渐取代传统的纸质档案，但是，在实际的档案收集、整理、归类、转储和读取应用过程中都存着种种不可控制的安全隐患，严重影响了电子档案信息的安全，对人们的生活和工作带来许多不便。为此，需要针对电子档案信息在收集、整理源头上和在传输过程中以及在使用和存储终端上采取行之有效的信息安全控制措施，这个过程中对硬件和软件进行不断的完善和不断修正和创新新型信息安全技术对于电子档案信息安全有着十分重要的意义。

[1]王改娇.论档案开放与档案公布的不可分离性[J].北京档案，2005(1)：15-17.

[2]王拴勋.论信息时代电子档案信息安全保障策略[J].商洛师范专科学校学报，2005，19(4)：26-30.

[3]袁晓瑛.浅论电子档案的信息安全保障[J].科技创新导报，2009(16)：255-257.

[4]柴德玉，邓成玲，宋钧.数字档案在网络中的安全[J].数字与缩微影像，2009(4)：17-18.

[5]项文新.构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究[J].档案学通讯，2008(1)：57-60.

[6]郭立新.网络环境下高校电子档案信息的安全机制研究[J].平顶山工学院学报，2009，18(2)：36-38.

RESEARCH OF THE ARCHIVES OPENING AND INFORMATION SECURITY IN THE INFORMATION AGE

HU Aizhen

(EarthquakeAdministrationofQinghaiProvince,Xining810001,China)

The archives opening are briefly reviewed in this paper, and emphasis on the file open security issues that should be paid attention to are emphasized. After the file opening, in order to ensure information security, the related measurements should be taken.

Archives opening; Information security; Digital management

2016-03-04

胡爱真(1969—)，女，山东定陶人，副研究馆员，从事档案管理工作。

G25

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1005-586X(2016)03-0073-04