浅谈检验检测机构管理体系有效运行的策略

黄海莲（防城港市技术监测所，广西防城港538001）

浅谈检验检测机构管理体系有效运行的策略

黄海莲（防城港市技术监测所，广西防城港538001）

本文首先介绍了管理体系构成，在此基础上阐述了促进检验检测机构管理体系有效运行的控制点，希冀对相关人员有所裨益。

检验检测机构；管理体系；有效运行；策略

前言

“体系”是对有关事物相互联系、相互制约的各方面通过系统性的优化整合为相互协调的有机整体，检验检测机构管理体系是把影响检验和检测的所有因素和活动综合在一起，机构的人员、资源高度统一，在方针目标的指引下，为实现目标而形成一个有机的整体。最终实现和达到方针目标，提高顾客满意度和提高检验检测机构的管理水平。

1 管理体系构成

检验检测机构的管理是通过对影响检验检测质量的所有因素和活动进行控制来实现，按照《检验检测机构资质认定评审准则》的全部要素、要求和规定，有系统、有条理的制订成各项程序和制度。所有的文件应编辑成册。一般为：A质量手册、B程序文件、C作业指导书、D记录表格等。质量手册对要素和活动进行说明，程序文件描述如何进行活动，作业指导书制定操作规程和规章制度。记录、表格形成完整的证据链条。真正把检验检测机构的管理形成一个整体。

1.1 质量手册

检验检测机构的质量手册应包括质量方针 （由最高管理者制定发布机构在未来一个时间段内发展的预期蓝图和对前途的远景追求）和质量目标（由最高管理者制定发布机构在未来一个时间段内质量方面的目标）、《检验检测机构资质认定管理方法》以及《检验检测机构资质认定评审准则》中各条款，涉及食品检验的，还需包括《食品检验机构资质认定条款》中各条款。结合自身机构实际情况识别出检验检测机构的要素和活动进行的说明和规定。

1.2 程序文件

对质量手册中识别出检验检测机构的要素和活动，具体执行的每个环节进行详细的叙述和具体的规定，目的是什么、在哪儿做、谁做具体负责什么、怎么做，做的时候有哪些规定、做完了应当有什么记录。每个程序包括目的、范围、职责、实施办法，相关文件和应保留的记录说明。

1.3 作业指导书

作业指导书是程序文件的细化。作业指导书通常有五个方面组成：方法方面、设备方面、样品方面、数据方面、政策法规方面。是具体的操作性文件和要执行的法律法规和上级制定的规章制度。

1.4 记录、表格

记录表格是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，贯穿于整个过程，能完整的反映管理体系的运行情况和每个过程，为正确、有效的控制、评价和纠正改进提供了可靠的证据，是体系文件的重要组成部分。记录的编制和填写应考虑内容充分、填写规范、真实实用、方便管理。

2 管理体系运行存在问题

开展检验检测机构资质认定多年以来，不少机构都有这个感觉，管理体系除了在宣传和应对专家组审核有点用处之外，对提升机构管理水平并没有起到真正有价值的作用，甚至成了负担、累赘，只是出于应付检查的需要，不得不继续维持，每次审核组来之前还得急忙组织人员编写文件、填写记录来应对检查。出现这些情况可能有这几方面的原因：①领导问题。频换领导及领导不重视等。有些机构领导根本不知道什么叫管理体系，且有些是没等领导熟悉管理体系及重视体系又要更换领导班子了，更有些领导没有想过用管理体系来对提升机构管理水平和保证检验检测的质量，建立机构管理体系的目的只是通过计量认证取得证书，这未免有些本末倒置；②思想认识不到位，全员参与程度不高。主要表现为检验检测机构管理层及检验人员对体系建设重要意义认识不深刻，对体系文件理解不透彻，对体系运行监管不严格，致使政令不畅、执行不力，体系运行情况不佳，持续改进效果不太理想；③监督机制问题。监督机制是管理体系中的重要组成部分，而往往也是被检验检测机构最多被忽视的环节，往往都是遇到发生问题事故才想办法整改解决，从而失去了主动性，增加了事故发生的概率；④普及力度不大。体系文件编写脱离实际，对工作指导作用不大。体系文件框架虽然已构建起来，对工作流程、岗位职责、应急措施等各环节进行了规范要求，但从体系运行效果来看，管理体系的运行存有职责界定不具体、管理权限不清晰、规章制度可操作性不强等问题，导致体系文件执行效果不够理想，体系运行存在偏差，规范化管理水平较低。需要人力资源的支持，作为最宝贵的资源，人力资源是检验检测机构面临的最大限制因素。机构人员选拔往往依据的是领导的主观考虑、工龄的长短等因素，结果是由于能力、素质等因素，导致管理体系不能有效的实施。对于存在这些问题，为推进质量管理体系持续有效运行，必须要做好些运行控制策略。

3 管理体系运行控制点策略

3.1 领导重视，从严抓起

领导竖立从我做起，工作中从一点一滴抓起，高度重视，做好管理体系，机构的管理水平和检验检测质量自然得到保障，而获取证书也是顺理成章的事情。领导带头学、带头组织人员编订适合自己机构的管理体系。形成的体系才能适合机构本身。领导走在了前面从严抓起，方向指引对了，队伍才能跟上。领导应当带头学习管理体系，在实践中总结经验，完善管理体系规程，从而形成一个良性循环，为管理体系健康的运行打好基础。

3.2 强化培训，提高认识

强化培训，提高认识，深入做好管理体系的宣传贯彻工作。一是加强全员体系文件培训。多年来，一些检验检测机构已形成了固有的质量管理运行模式，检验人员也形成了惯性思维。在管理科学、理论严谨的质量管理体系面前，检验人员务必要转变观念，打破思维定式，消除疑虑，增强信心，全力推进体系宣贯工作。同时，检验检测机构要通过体系内审、管理评审及外部审查的机会，加强体系实践培训，提高全员对体系的认识与理解。强化培训，提高认识同时大多数机构延续没有管理体系之前的管理模式，尤其是中小型机构内部岗位职责不清不楚，不按照岗位说明书执行，有了任务就一起做，或者就给二三个人做。管理体系也就成了二三个人编制的体系，执行也就靠这二三个人，后果就是职责不清、劳逸不均、奖罚不公、发生事故也无法正确追溯责任人，所以，检验检测机构一定要完善岗位体系，界定每个岗位的职责权限。一般应有主任、副主任、技术主管、质量主管、检测/检验组长、检验/检测员、内审员、监督员等岗位。并传达至检验检测机构的每一个员工。让其清楚自身岗位的职责和其他岗位之间的相互关系。了解具体工作的目标、内容、要求和方法。

3.3 加强人力资源机制建设

管理体系的执行需要人力资源的支持，作为最宝贵的资源，人力资源是检验检测机构面临的最大限制因素。机构人员选拔往往依据的是领导的主观考虑、工龄的长短等因素，结果是由于能力、素质等因素，导致管理体系不能有效的实施。员工的才华不能有充分的机会施展，应正确对员工进行业绩和能力的考核，明确奖励和惩罚，建立健康、公平的竞争机制，择优选拔人才，将最合适的人安排到最合适的岗位上，从而使最宝贵的人力资源得到充分利用，让每一个员工为机构的发展作出最大的贡献。

3.4 完善机制，事事有监督，监督见成效

监督机制是管理体系中的重要组成部分，而往往也是被检验检测机构最多被忽视的环节，往往都是遇到发生问题事故才想办法整改解决，从而失去了主动性，增加了事故发生的概率，应由日常监督、内部审核、管理评审等形式来形成完整的监督机制，由监督员对检验检测机构内各种活动，采取有效的监督手段和相关责任人一起讨论研究发现问题，找出关键点并及时解决，对未发生有隐患的因素提前纠正预防其发生。提高工作执行率和合格率，降低事故发生率。促进检验检测机构管理体系更加完善。

3.5 加大质量管理体系的普及力度间也会出现流动，因此，质检机构对质量管理体系的宣传应该将定期宣传与不定期宣传进行充分结合，可以在新职员入职、补充制定新文件等情形下，注意对员工进行再次宣传，使质检机构的所有人员都能够充分了解质量管理体系的最新精神，从而保障质量管理体系的持续有效性。

4 结语

建立一个能提升机构管理水平和检验检测质量的管理体系并不难，编订管理体系首先由管理者确定机构未来发展的方向和目标，组织人员对机构所有活动进行说明和规定形成质量手册，再把活动形成具体的程序文件，操作规程及其注意事项和制度等形成作业指导书，活动的各个完成阶段加以记录。形成完整的证据链条，就是管理体系的基本形式了。再通过界定岗位职责和做好人力资源，完善体系监督机制，做到每个环节都有人做，有能力做，有控制手段，真正实现“按写的做，按做的写”，让机构在管理体系的推动下真正形成为一个步调一致、协调配合的有机整体。

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质量管理体系涉及到质量检测机构中的每一个检测人员，因此，质检人员对质量管理体系的认识程度直接影响着质量检测机构的工作质量。

3.5.1 加大质量管理体系的宣传力度

质量管理体系注重的是事前与事中质量控制，这就要求所有的质检人员都必须了解质量管理体系的相关文件，认识到质量管理体系的重要性，深入理解质量管理体系文件的各种要求及其规定，从而使每一位质检人员都能够明确自己的职责。

3.5.2 及时收集质检人员提出的建议

质检人员是质量管理体系的执行者，最了解质量管理体系中存在的问题，因此，质检机构应该积极收集质检人员提出的修改意见与建议，及时判断其合理性，并对其做出正确处理。

3.5.3 重复宣传质量管理体系

质量检测机构的工作人员存在流动性，同时各个岗位之

F203

A

2095-2066（2016）32-0242-02

2016-11-3

黄海莲（1979-），女，工程师，本科，主要从事产品质量检验方面工作。