浅谈会计档案管理

钟志红

摘 要：通过工作实践，阐述了会计档案管理的意义和作用，概括了会计档案归档和保管的全过程，分析了会计档案管理中存在的问题，介绍了加强会计档案管理的措施

关键词：会计档案；管理；问题；措施

我从事会计工作多年，在做好会计账目工作同时，还认真做好会计档案管理工作。通过多年的实践和摸索，现对如何做好会计档案管理，谈谈自己的认识与切身体会。

1 会计档案管理的意义和作用

会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类等会计核算专业材料。

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它不仅是经济活动的历史记录，而且是信息资源的一部分。会计档案为国家经济建设的计划和决策，对宏观经济运行进行管理和监督提供真实可靠的信息，它是编制国家和地方预算的重要依据；为机关、企事业单位加强内部微观经济管理提供丰富的原始数据，是编制单位预算、财务收支计划的重要依据；是打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具；是研究经济和财政历史的可靠史料。由此看来，会计档案管理具有十分重要的意义。

2 会计档案的归档与保管

（一）会计档案的归档

会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。

1.会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明文书，是登记账簿的重要依据。将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证等归入会计凭证范围整理。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过封面的原始凭证应折叠摆放。特别需要注意的是有些单据尺寸太小，不便于装订，比如支票存根、出租车票等较小的票据，在整理时最好先将其粘贴在一张凭证大小的衬纸上，票据之间要依次排开，然后再与其他凭证一起装订。会计凭证装订时要注意牢固、美观、不压字、不倒放，便于翻阅。一般按记账顺序装订成册，封面内容填写齐全，一本凭证为一个案卷。

2.会计账簿是以会计凭证为依据，全面连续地记录和反映一个单位一年内各项经济业务的簿籍，它是编制财务报告的重要依据。将会计总账、明细账、银行存款账和各种辅助账等都归入会计账簿范围整理。在年终决算后按账簿的种类进行整理立卷。在进行会计账簿的整理时，应注意：按顺序打印账页，分类后加装案卷备考表并详细记明单位负责人、主管会计、记账会计、出纳，填写账页内容和页码、封面和封底。一般是每本账本为一个案卷。

3.财务报告是用统一的货币计量单位，概括地反映各单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的书面报告文件。其包括会计报表及其说明。将年度报表、月（季）度报表、不定期专用报表等都归入财务报告范围整理。按保管期限整理立卷，年度财务报告应单独整理组卷，财务分析在前，会计报表在后；月（季）财务报告可按情况整理成若干卷。财务报告的整埋步骤是：打印封面；填写卷内目录；财务报告；填写封底，将封面、卷内目录、财务报告、封底按顺序装订好即可。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。

4.其他指其他应当保存的会计核算材料。将银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等都归入其他类范围整理。按保管期限整理立卷。每一本清册就是一个案卷，编一个卷号，不需另外整理立卷。

（二）会计档案的保管

会计档案的保管期限，是指会计档案的最低保管期限，从会计年度终了后的第一天算起（1月1日）。按相关规定会计档案的保管期限可分为：永久和定期两种。

永久保管的会计档案。凡是对工作总结和查考，以及研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应当永久保管。主要包括：年终财务报告、会计档案保管清册、销毁清册、会计档案目录等。

定期保管的会计档案。指在一定时期内有利用价值的会计档案，可分为长期25年，短期3年、5年、10年、15年等5种。保管期限为长期的会计档案包括：现金出纳账、银行存款账、移交登记清册等；保管期限为短期的会计档案包括：会计凭证、月、季度财务报告等。

3 会计档案管理中存在的问题

（一）会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

（二）财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作

各单位无论财政部门还是档案部门都没有对会计档案的管理做出具体的要求和规定，档案部门对会计档案的指导较少，财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津。

（三）会计档案管理制度尚需完善

不少单位没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有做出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中。没有专门的会计档案培训。

四、加强会计档案管理的措施

（一）财政部门与档案部门联手，共同加大对会计档案的监管

《会计档案管理办法》第三条规定：“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案的指导、监督和检查。”结合实际，联合制定《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

（二）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

（三）完善会计档案管理工作的各项规章制度

单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毀等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。根据《会计档案管理办法》，结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。

总之，在新时期下会计档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新，采取有效措施，加强会计档案的管理，制定相应的会计档案管理制度，确保会计档案的安全和可靠，并加以充分利用，使之能更好地为单位提供利用资料，为单位发展需求提供更有效的作用。

参考文献

[1]财政部国家档案局.会计档案管理办法[M]1998

[2]徐蓉蓉.对企事业单位如何加强会计档案管理工作的思考[DB]。论文中国