电子档案网络管理的思考与探讨

孔祥武

摘 要：随着经济和社会的快速发展，档案管理工作也取得了很大的进步。电子时代下档案管理工作要持续发展就必须不断创新，与时俱进。电子档案的管理方式和档案工作人员水平的提高等都是实现档案管理发展的重要方面和必要途径。

关键词：电子档案；数字化；网络化；多元化

随着计算机网络的飞速发展及办公自动化的普遍应用，计算机对档案辅助管理有着越来越重要的作用。计算机网络的普及，对档案工作产生了重大影响，对档案工作的方式、方法都提出了改变。计算机网络为档案部门和需求者开发利用档案信息资源，开创了一个新途径。电子时代的发展对于档案信息的需求量越来越大，并要求获得信息更快捷、方便、准确。所以电子档案信息与网络的结合为档案管理提出了一系列新的课题。

电子档案是电子文件在计算机硬盘、磁盘、光盘等介质载体上进行保存、分类、使用，并在计算机上做逻辑归档，而档案信息全部在网络中可检索和显示。电子文件不论生成在什么位置，归档后的物理位置保持不变。电子档案的集中统一管理是通过有效的技术控制对电子文件的存取达到保管目的。

电子档案与传统纸质档案有着完全不同的保管方式，如果按照纸质档案的管理方法去管理电子档案，就会造成电子档案的文件价值、利用价值的损失。而网络的发展促使档案管理以电子档案为发展趋向，档案管理各项工作都将以科学、规范的计算机流程进行处理，还围绕网络的建设、维护、使用、更新，积极开展相应的科学化管理。探索电子档案的信息化与网络化的结合作为档案管理方式，在网络时代档案管理工作中具有积极的意义。

1 电子档案的优势

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存贮的机读材料和其他载体形式的记录。而传统档案则大多是由纸张组成，不仅管理不方便，而且存放时间也有限，管理需要浪费大量的人力物力。电子档案与传统的纸质档案所用技术方法不同，电子档案的管理在载体形式上发生了根本性的变化，它体积小、容量大，使用方便，解决了纸质档案体积与库房存贮空间的矛盾，可以利用相应的软件对电子档案进行分类、统计、汇总，在使用上具有复用性和共享性，通过网络计算机调阅和使用同一档案信息而不必动用原件，使用次数再多也不会对原件有任何损坏。还可以进行远距离传输，异地使用，利用网络不受地域限制。电子档案优势主要有：

第一、档案管理更为便捷。快捷地实现信息的输入和存储，而信息输入方法的多样化和快速化，为提高信息处理质量和速度创造了良好的条件。电子档案管理以计算机平台为基础，档案管理员可以随时随地地利用计算机进行各种数据的清查、统计、检索需要的相关资料，相比传统的纸质档案，电子档案几乎不占什么空间，所需要的管理资源更少。

第二、电子档案文件的机读系统中，文件形式是“数字化”形式存储的，运用多媒体技术，做到图、文声并茂、三维立体显示，强化了多元化信息的记录功能和显示功能。弥补了传统纸质档案无法保存声音、动态图像等多媒体资料的缺陷。还可被高速检索，在计算机的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。

第三、可借助于通信网络进行远距离传递和交流以“数字化”和光盘生存方式，发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。

2 电子档案的归档范围

凡是反映本单位经营管理、生产建设活动所产生的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。其中包括上下级、同级机关或非隶属机关产生的与本单位有关的文件材料。档案馆每年整理这些文件，需要花费许多时间，并且经过多年的纸质档案积累造成庞大的档案库存量。而由电子档案和网络化功能，可以在文件起草打印的时候，就存储在计算机内，在保证档案的集中统一管理的前提下，重点在网上收集那些以本单位经营管理运行中产生的文件归档，包括上级及其他相关单位部门的文件，力求以存储光盘的形式科学合理的保管。除了快捷查阅速度以外，同时还可随时在相关网站中迅速查阅到档案信息资料，减少日后的档案鉴定和销毁工作。这样使档案管理人员从繁琐的具体操作中解放出来，用主要精力从事档案信息资源开发和利用。

3 电子档案的整理、保管和利用

电子档案整理主要任务是对光盘磁质的整理，电子文件保存系统中电子档案制作光盘备份，同时进行编目。在电子文件转化为电子档案之后，通过计算机可以随时将电子档案中的单份进行合理的分类、组合，以达到最佳的方便利用。

电子档案保管是电子档案管理系统设置密码，进行信息互锁控制。电子档案多数为磁性载体，极易受到保存环境的影响，会造成信息的损失，可用防磁性能好的优质光盘保存。脱机保存的电子档案存放在专用的库房中，除了对库房的温湿度进行嚴格控制外，还应配备高度防磁、电场的设施和防病毒卡，以便更好的保护电子档案。

其中对工程蓝图进行“数字化”批处理工作过程中，拟对蓝图扫描后得到的数字化图像放在可擦写光盘或磁盘上，经销蓝和对断线、模糊字符等问题特殊处理，检验合格后再将全套蓝图的数字化图像作为永久保存档案整套转存到只读光盘上。

电子档案是信息网络发展的产物，信息网络集图像、动画、声音、数据和文本为一体的电子档案具有多元化的展示方式，这增强了电子档案的利用效果。档案部门可以根据利用者提出的要求提供电子档案的载体拷贝，提供电子文件打印件，提供电脑在网络上直接查询电子档案及发布电子档案信息等，使档案信息的输送、传递更迅速、及时、准确、完整，实现多方面、多途径、更广泛地开展电子档案的利用工作。

4 电子档案网络信息共享

网络的发展为档案部门提供了一个更为广阔的空间，为档案部门收集电子档案开辟了一条新的道路。以网络软件实现档案信息传递，加上网络基础设施的不断完善，特别是数字化技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体和超文本等技术的发展，为数据库采集、异地查询和文献传递提供了技术支持，克服了因地域因素而导致的档案信息资料共享的时空障碍。随着国际互联网的迅速发展，各广域网、局域网的日臻完善，地理界限的信息存贮和检索利用已经被打破，信息资源的全球交流与共享正在成为现实。要实现电子档案的网络化，除了要求档案材料具有完整性和有价值性外，还必须正确处理好档案开放和保密，保存于防磁、防毒的关系，在不违反《档案法》规定的前提下，保证电子档案信息网络化，并有效地共享、利用全球范围的档案信息资源，开辟网络环境下的档案信息利用新途径。

5 电子档案人才的培养

随着信息社会、科学技术的进步和发展，对电子档案管理水平也提出了相应的更高的要求。档案管理人员不仅需要精通有关的档案管理的规范要求、理论知识以及日常管理工作，也要掌握必要的计算机知识。而电子档案管理功能的发挥，直接受制于管理者对于专业知识的掌握程度和操作水平。所以，对档案管理人员进行计算机、网络和通讯知识的培训，提高其操作技能已成为档案部门的当务之急。在档案管理工作中，档案工作者应树立新理念、新思想，不断更新知识，增强档案管理的现代意识，不断提高自身业务水平和工作能力，调动学习积极性。前端控制意味着归档环节的提前，而全程管理则要求档案人员不仅要熟悉档案业务，而且要学习和掌握控制文件的相关知识。只有坚持集中培训与自学相结合，学习内容与日常工作相结合，才能在工作中熟悉操作程序，增强系统的保密功能，实现对档案网络化的科学管理。