浅谈建筑工程管理中施工文件档案管理

王宜平

摘 要：社会建筑行业的快速发展，推动了建筑施工企业内部管理工作的完善和进步，施工文件档案管理作为建筑工程管理工作中一个重要的环节，对其进行有效的管理能够提升建筑工程管理工作效率和质量的提升，因此在管理建筑工程中，要加强对施工文件档案的管理。由于各种因素的影响，建筑工程管理中施工文件档案管理还存在不足和缺陷，影响着档案管理的水平，因此需要建筑企业采取有效的措施进行处理和结局，从而保证建筑工程的质量。

关键词：建筑工程；施工文件；档案管理；现状；对策

随着城市化和工业化进程的加快，我国城市的规模越来越大，高层建筑的户数量越来越多，促使建筑企业对建筑工程中施工文件档案管理工作加强重视，而不仅仅将关注点放在建筑工程的施工管理阶段。对于施工单位的改建、维修和管理等方面，施工文件档案管理具有重要的作用，其还能够保证施工的质量，进而保证工程的质量。由此可见，建筑工程中施工文件档案管理具有重要的意义，因此建筑企业要采取有效的措施做好建筑工程中施工文件档案的管理。

1 建筑工程管理中施工文件档案的内容特点

在建筑工程管理中，施工文件档案的管理内容一般包括基建文件、工程监理资料、施工资料等。其中，基建文件主要有勘察、测绘、设计文件，工程开工、竣工文件和决策立项文件、商务文件等几种；工程监理资料有监理合同文件、记录和验收资料等；施工资料一般是指施工技术、物资、测量、验收记录等方面的资料。从建筑工程的施工文件档案管理的特点来看，由于工程项目的周期相对较长，致使施工文件档案管理普遍存在着分散性、复杂性、实效性等特点。同时，从文件档案本身对各种工程项目的参考借鉴来看，还表现出文件档案管理的继承性特点。

2 建筑工程管理中施工文件档案管理存在的问题

2.1 文件档案资料的收集较为困难

一般情况下，建筑工程的施工管理周期是比较长的，建筑施工现场作业情况能够直接反应施工技术管理水平的高低，这样一来，建筑企业的管理重点全都放在建筑工程的施工现场，往往会忽视建筑工程中施工文件档案的管理。同时，由于施工人员的工作量比较大，其的专业素质和综合素质也不是很高，对于档案管理工作的落实并不很配合，认为施工文件档案管理工作没有什么必要，所以表现出排斥的态度，因此，档案管理人员在收集施工文件的过程中受到各种各样的阻力。另外，在建筑工程施工的收尾阶段，很多的施工人员已经离开了施工限现场，并投入到其它的施工现场中，这样一来，施工文件的整理也会受到阻碍，不利保证施工文件档案管理工作质量的提高，从而影响到建筑工程的管理质量。

2.2 文件档案管理混乱

从现阶段的施工文件档案管理现状来看，施工文件档案管理在建筑工程管理过程中并没有收到足够的重视，管理混乱的现象还普遍的存在。施工资源随处可见和施工材料的散乱堆放等是这种情况的主要表现。还存在这个一种状况，施工人员在使用施工文件之后，就将其水散落各处，还有施工人员会将施工文件带到施工现场进行施工作业的指导，种种情况表现出不重视的态度，造成大量的施工文件损坏和丢失的问题，对施工文件档案管理造成不利的影响。

2.3 存在严重的应付现象

明显的应付现象在建筑工程施工文件档案的日常管理中。施工文件档案管理人员并没有严格按照相相关的管理制度进行施工文件的收集和整理，加之，在档案管理中广泛的存在填写格式不规范的情况，马虎填写的情况要也广泛存在。档案管理人员也没有核实施工文件的真假，这样一来，施工文件是否完全属实是不明确的。对于施工文件材料的记录，记录人员也没有及时有效的记录下来，有的还是在施工完成之后才进行记录的，这样的话，对施工文件档案管理的有效性造成了严重的影响。

3 建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理

3.1 完善施工文件档案管理相关制度

施工企业应该根据国家及地方的法律法规、条例等对施工文件档案管理的有关规定，认真完善施工文件档案管理制度。包括：（1）对档案管理人员的执业资格、岗位职责、施工资料管理流程等的规范，要求施工文件档案管理须持证上岗，确保施工资料的管理严格遵循制度执行；（2）结合《建设工程文件归档整理规范》的相关内容进行施工文件档案管理制度的完善。规范在施工资料的编辑、整理、收集、调用和管理等各个方面的工作。

3.2 重视培养施工文件档案管理的专业人才

在加强施工单位的施工文件档案管理过程中，还应重视对档案管理的专业人才的培养。通常来讲，施工单位可以从以下四个方面着手进行。包括：（1）成立施工文件档案管理小组，专门负责各种施工资料的管理，且不能随意调动、更换档案管理小组成员；同时，小组人员必须分工明确，分别负责施工文件档案的收集、整理、核实等工作，最后由小组组长进行审核通过，妥善存放。形成一支强有力的施工文件档案管理专业队伍。（2）定期组织施工资料管理的专业知识培训及演习，为新、老档案管理人员提供交流与学习的机会，让新档案管理人员尽快熟悉施工文件档案管理工作的各个流程安排，并规范原有档案管理人员的填写、收集工作。

3.3 加强电子信息技术与施工文件档案管理的结合

信息化是现代社会主要的发展趋势，计算机网络技术被广泛的应用，并取得了较好的效果，因此在建筑工程管理中施工文件档案管理也要实现信息化的管理，也就是说在管理施工文件档案的过程中使用现代化的技术手段，从而使施工文件资料的收集和整理能够较快完成，节省了工作人员的工作量，有利于促进施工文件档案管理水平的提高，从而能够提升建筑工程的管理质量。具体的做法是在加强施工文件档案管理工作时，应该注重与电子信息技术的相结合。通过建立施工文件档案管理系统，将整理后的施工资料录入计算机，制作成电子文档，并上传到施工文件档案管理系统当中。通过系统对各种施工资料的分类、整理，并建立起相应模块，不但能够方便档案管理人员对以往施工单位的各个工程项目资料的查询和检索，解决了以往施工资料易于丢失和损毁，以及存放困难等问题。

结束语

综上所述，施工文件档案管理是建筑工程管理过程中一个重要的内容，对建筑工程管理的质量具有较大的影响，因此，建筑企业在管理建筑工程过程中应该加强对施工文件档案管理的重视。管理人员要熟练掌握档案管理的内容和特点的基础上，采取有效的措施处理存在施工文件档案管理中的问题，从而提高施工文件档案管理的效率，进而提升建筑工程的管理质量，促进建筑行业的进一步发展。■

参考文献

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