企业合同过程管理的思考

杜峰辉

摘 要：在依法治国的大背景下，企业合同管理的刚性约束在不断强化，但多数国有企业的合同管理大多以合同审查为工作核心，也就是以确保合同的法律性为主，致使合同的经济性和管理性未能得到足够重视。

关键词：依法治企；合同管理；责任体系；合同考核

一、合同过程管理中普遍存在的问题

企业日常生产经营运作中，企业的合同大多由业务部门主导选择具有履约能力的单位为合作对象，经常出现以下问题：

（一）“先干活后补合同”、“合同签订程序倒置”现象时有发生。造成原因多数是业务部门主观上存在着不严格执行相关管理规定，风险意识淡薄。

（二）业务部门自行审查或不审查对方的企业资质、信用等级等相关证件的情况，对合作单位的生产能力、技术和装备条件、产品质量和管理水平等也欠缺专业审查，易造成项目质量无法保证。

（三）业务部门选择合作企业后，极少组织企业其他职能部门如计划、合同管理、价格定额、财务等相关部门与合作对象进行实质性洽谈。

（四）利用信息技术进行合同审查后，实现了合同管理的标准化和信息化，但审查效率不高却成了突出问题。主要体现在业务部门经办人员全程监控运行力度不够和审批节点审查时间过长问题。一是有的合同经办人员发起合同后，就很少进入信息系统查看审批情况，被退回也不知道，更没有及时通知节点审批人审查合同，影响合同审批时限，个别合同审批时间近1个月甚至超过1个月。二是部分合同在审批人节点耽搁时间较长。另外，审批人退回后，业务经办部门也经常不能及时落实审批节点未通过的原因而造成合同留滞。

（五）合同提报质量不高。一是存在着合同文本选择有误、条款漏项、填写不规范、约定不明确等。二是系统运行操作不规范。

（六）合同履行过程中，缺少闭环管理。如在合同签订时，一般要约定质量保证金，结算时在合同标的的总金额中扣除，质保期满后若未发生任何质量问题，再将质保金支付给对方单位。但是实际操作过程中不规范造成了合同履行法律风险，极易产生合同纠纷，对方单位有足够理由，依据合同约定对企业进行起诉。

（七）项目完工后业务部门组织的验收小组普遍存在“走马观花”的验收方式，很难保证项目的质量。

二、强化法治思维和法治意识，推动合同管理合规运行

企业合同管理合规运行的基础是不断加强依法治企，把依法合规贯穿于生产经营管理全过程，做决策、办事情、抓运行，不仅要从技术和经济上是否可行去考量，更要从法律上是否允许、政策上是否合规去审视。

（一）建立合同主办、审查、监管全方位责任体系。实行合同主办单位、部门负责制，合同的主办单位、部门是合同签订、履行的责任主体。领导、各级审查审批部门，承担涉及权限内或本部门业务专业范围合同相关信息的审查责任。合同管理部门承担合同业务运行的监督管理责任，对合同运行过程督导，及时协调处理运行中遇到的相关问题，保障合同项目平稳运行。

（二）项目监控重点前移，从项目决策开始介入。目前，企业合同管理部门参与项目决策，还停留在“项目计划立项、批复被通知的阶段”，基本未参与项目前期决策，项目是否按照“先审批，后签合同，再执行”的程序来监管，仍停留在纸面上，造成了合同管理的滞后。因此，要建立项目立项联席决策、运行监控和完成反馈制度，与现行的各项制度融合，形成贯穿项目运行周期始终的无缝运行监管体系。企业必须要优化工作流程、审批设置，突出制度设计、考核监督，建立合同管理考核体系，充分发挥合同的约束、预防、管控作用。

（三）建立静态和动态相结合的合同管理制度。采取静态和动态相结合的管理方式，根据企业发展形势需要，不断调整合同管理办法和合同管理考核细则，施行管理制度动态化， 对合同全过程监督考核。从合同经办人员在cmis系统是否认真、及时、准确的录入合同信息、签约依据、招投标情况（合同谈判）等相关资料信息，到跟踪合同业务流程运行情况，提示相关审查人员及时审批合同，并根据合同业务流程运行情况，及时办理合同订立、履行结算、终结、归档等相关工作，每项都应做出详细的考核内容，纳入各业务部门经营考核中，使之更加符合依法治企的要求。

（四）依托合同管理信息系统，抓好合同项目运行和考核监督。通过建立的合同管理考核体系，完善各项考核内容，采取指标测评、网上跟踪监控、重点问题督导解决等方式，落实考核机制。同时加强量化考核、排名通报力度，在考核模式上注重过程管理、过程考核，在考核范围上注重全面覆盖、重点突出，在考核重心上注重责任连带、压力传递，以确保考核指标的完成。

（五）拓宽项目验收方式、方法和途径。目前，国内工程和维修项目验收已经基本建立起常态化的管理机制，但其他项目由于项目特点等因素还存在验收标准和方式、方法的管理缺失，企业将着力研究各类项目的属性，拓宽验收途径，强化项目的验收管理。

（六）建立沟通例会机制，加强问题督导。合同管理考核体系的确立，可以充分发挥了考核“指挥棒”导向作用，但这并不是最终目的，还应建立合同管理运行沟通例会制度，针对各项目运行过程中的问题，搞好沟通配合，通过共同研究、整体部署、协同作战、相互促进，才能持续提升合同管理水平。

（七）建立定期业务培训制度，采用多种培训形式，提高合同经办人员素质。针对不层次的企业合同管理人员，应制定不同教学培训方案，讲解合同法、合同信息系统操作、各种合同文本的法律认知等内容。及时分析培训效果，增删培训内容、查找遗漏点，根据需要不定期召开合同管理答疑座谈会，对各部门遇到的问题和难题集中解答。并制作了经办人、审批人及信息系统运行各阶段不同层次的操作视频，方便随时下载学习、提高技能，打造一支具有较高素质的合同管理工作人员队伍。

随着依法治企的深入开展，规范经营逐渐深入人心，企业各个管理层次都将不同程度的重视加强合同风险管理的力度，规范运作，经过对合同管理工作的改进和优化，相信可以做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，使合同的签订、履行、纠纷处理都处于有效的控制状态。