浅析文书档案管理中存在的问题及对策

赵1婧雅

摘 要：文书档案管理是企业的重要基础工作，是企业记忆的真实记录。文书档案的科学、规范直接关系到档案利用、档案开发工作的开展，关系到文书档案价值能否充分、有效地发挥。本文探讨了文书档案管理中存在的问题及对策。

关键词：文书；档案管理；问题；对策

文书档案的管理对于社会组织来说意义重大，文书档案的管理水平也能够体现相关单位、组织的办公水平。随着社会的不断发展，要对文书档案管理工作进行创新发展，充分发挥单位档案的巨大功用，才能从更广泛的层面更好的服务于单位、组织的各项工作，促使各个流程顺利进行，实现与社会同步发展。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）领导对档案管理工作重视程度不够

企业领导最重视企业的安全、生产工作，很少关心档案工作，在一些领导眼中，档案工作说起来重要，做起来次要；需要用档案时重要，不用时不重要，把档案工作想得很简单，认为把文件收到档案室即可，加之档案管理工作投入大，不见效益，所以领导不重视，简单认为只要把文件保存起来，需要时能够找到提供利用就行。

（二）档案管理人员专业知识不强，责任心不够

由于领导的重视程度不够，很少招聘档案专业人员，几乎都由办公室人员兼任档案管理员，所以兼职档案管理人员的专业知识不够，不能及时解决在文书档案管理工作中存在的问题，收集档案不齐全、在归档过程中分类不合理，不利于文书档案工作顺利开展，最终导致文书档案管理工作人员与实际工作需要脱节，缺乏系统性，不能有效提供利用，阻碍档案管理工作的有效进行。

（三）文书档案管理工作规范性不强

在企业文书档案管理普遍存在管理不规范的问题，主要表现在档号不规范，案卷标题不规范等现象，一个管理员就是一个标准，从而存在组卷混乱，严重的卷内目录都存在缺失情况，检索还靠手工检索等。

（四）文书与档案之间联系不紧密

在企业实际管理工作中，文书和档案实行分块管理，一般文书由文秘进行处理，一年甚至几年不交档案室，使得文书和档案完全分离，一定程度上造成文书管理人员对档案管理工作意识薄弱，而档案管理人员只关注档案，对文书工作缺乏考虑，对文书内容不熟悉等，导致文书与档案脱节。

二、提高文书档案管理的对策

（一）做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。文书工作与现代信息技术的有效结合是社会发展的必然结果，所以文书工作者要不断学习信息技术将与实际工作有效结合，不断提升自身业务素质素养以及计算机、信息技术的学习，结合文书工作及档案管理工作的特点，制定合理的文书档案管理人才机制的培养。

（二）做好档案的搜集整理工作

要从日常的小事一点一滴做起，在上级发文后，做好收文等级，要对文件的保存价值和储存价值进行评鉴，对档案进行规范整理，以方便查阅。对于档案的整理工作，要重视每一个细节工作，对于自生文件，要根据文件性质，比如签发文、定稿、改稿等进行规整，统一成册，由零散的“页”整理为“件”，最后装订成“卷”，做好入库前的准备工作。另外，为了保证工作正常进行，提高文秘工作人员档案的工作效率，单位要加强文秘工作人员的技术培训，重视文书档案管理工作，做好节本的收发、装订工作。

（三）规范文书档案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。其次，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以保证案卷更加规范。第三，规范题名，提高检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅有查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。

（四）提升文书档案管理人员的综合素质

提高文书档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

（五）完善文书档案管理工作信息化建设

就目前来看，文书档案管理信息化建设已经成为提高企业档案管理工作质量的主要方法。企业文书档案管理人员应当引进合理的计算机系统，以此分析文书档案管理各个环节中信息化实现的可能性，推进文书档案管理工作的规范化于标准化。文书档案管理工作的规范化，是一个系统性工作，需要重视企业工作人员建档、归档意识的提升，在此基础上推进文书档案电子化发展。随着计算机技术的广泛应用，无纸化办公模式已经逐渐取代传统档案管理模式，因此企业文书档案管理工作人员应当合理利用计算机网络技术，提升文书档案管理工作的整体效率与质量。

总之，文书档案管理工作，对于企业的稳定发展具有十分重要的意义，不仅能够记录企业的发展过程，还能够预测企业的发展趋势。对于企业文书档案管理工作的规范化，主要从完善文书档案管理工作信息化建设、重视文书档案管理队伍的建设以及建立健全文书档案管理制度等多个方面着手，确保企业文书档案管理工作的合理性、规范性，在此基础上促进企业的快速发展。

参考文献：

[1]李超.企业文书档案管理滞后性探讨[J].企业改革与管理，2016（01）.

[2]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J].办公室业务，2016（01）.