浅谈对档案工作职责的理解

周静

摘 要：从工作内容到工作态度方面浅谈对档案工作职责的理解。首先对蓝图工作的工作步骤做了详细的记述，从各个方面说明档案工作的工作重点；然后从工作态度方面分两点（对工作的理解和服务的心态）说明了做好本职工作应具备的最基本条件。

关键词：存档文件；目录编写；入库；借阅

作为一名档案人员，特别是新入职的档案人员来说，更多的了解和正确的履行档案人员职责是至关重要的，能使我们更清晰的了解自己的工作内容和工作的重要性，从而更好的完成我们的本职工作。

首先，我们需要严格的贯彻和执行有关档案工作的方针、政策、指示和规定，接受上级部门的业务指导和监督检查，积极参加业务培训，不断提高业务技术水平和管理水平，使档案工作更加标准化、系统化、规范化。

作为蓝图组的一名成员，我们需要对交接来的纸质文件进行检查，主要检查对象为其中的目录编排和印刷装订质量，对于有些许欠缺的文件负有指出并对修改后的文件继续进行检查的责任。

纸质文件的签署也是检查的一个重要环节，是否签署是保证文件的完整性和可追溯性的一个重要标志，当然也是我们检查的一个重要部分，对于缺少签署或签署不全的文件，我们需要督促相关人员整改。

文件的电子版也是我们检查的一个重要方面，电子版中文件是否齐全，是否与纸质文件一致都是我们需要检查的部分。保留文件的电子版能保证文件长时间的保存，此为纸质文件的一个强有力的补充，并且对后续相关项目的借鉴和利用提供了便利。为了保证后续借鉴工作的准确性，电子版与纸质文件一一对应，便成为我们的又一重要的工作内容。

在对文件的纸质版和电子版都进行了严格的检查之后，我们需要对其进行归档操作，由于文件电子版已存在一体化系统这个便利的平台，那么我们存档方面的工作量就主要放置在纸质文件存档这个方面。为了保证纸质文件日后的借阅工作，我们需要对其进行编码和条目的录入，以方便日后的查找和利用。

在存档文件档案本的编写过程中，易查性是一个重要的指标，存档文件需要借阅人员便于检查才能体现它的意义，所以档案本的编写需要按照一定的顺序，这就需要存档人员对存档文件和目录编制有一定的了解并对存档文件做一定的归类，从而大大减少查询目录时的时间和精力。

存档文件目录编写完毕后，即需要对存档文件进行入库的操作，同样为了保证借阅的便利，我们需要严格按照项目号、文件号的顺序，在库中从上到下、从左到右的排放，以便于借阅时的拿取。

在图纸借阅的环节，我们更需要尽职尽责。首先，我们需要对借阅人的身份进行核实，并与借阅证相对应；同时，对借阅人的借阅记录也需要进行查对，对有超期图纸的人员，我们需要责令其归还，并在归还后才予以继续借阅图纸；对于借阅单的审批情况，我们也需要核对，不同类型图纸的审批环节不同，需要分情况对待。

在完成本职工作的同时，我们还需要对相关知识进行总结和继续学习。首先，对于各种业务培训需要积极参加；同时，由于工作的性质，《档案法》和《保密法》我们也需要有一定程度上的了解。

做好本职工作，除了对工作的步骤熟练掌握之外，还需要对工作有一颗热忱的心。如何能做到对工作充满热忱呢，我认为至少需要做到以下两方面。

首先，需要对工作的重要性有一个深刻的了解和认识。档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。而档案工作在我院的工作环节中也是十分重要的一部分。对于设计单位，经验是十分宝贵的财富，我们需要在一个又一个的项目中磨练，从中总结，获得提升。而一个人接触的项目是有限的，于是蓝图档案就成了聚集设计财富的宝库。

其次，档案工作者要有一颗服务的心，档案工作的一个重要方面，就是利用和可追溯，我们的工作需要保证这一特性的便利和有效开展，能够在第一时间满足借用者的查阅需求。我们蓝图档案工作需要操作人员的耐心、细心、同理心，爱心，更重要的是责任心。蓝图存档工作虽然每个环节都并不困难，但是能够按部就班的实施，也是需要很多耐心的，一份图纸从印刷成册到入库，中间需要经历很多个环节，为了保证以后设计人员快捷、有效的应用，每个环节都需要做到；而正是为了保证这每一个环节的准确无误，细心就必不可少；同理心更是体现在对设计人员的理解上，设计是个速度与质量共进的工作，我们应该站在他们的立场，及时的满足他们的借阅需要；还有的，就是爱心，我们要把设计人员的需要放在重要的位置，最终保证院里工作的顺利开展；然而最重要的，还是责任心，我们需要保证每一步工作都按照规章制度，对于非程序性的做法，要立场坚定，但仍要和风细雨的表达立场。

档案管理工作还需要和基础建设工作紧密的相结合。我们需要深入设计项目，适度了解项目运行的程序，能够有利于我们档案工作的开展。还有一点十分重要的就是，让设计部分更好的了解我们的工作，以减少由于相互不了解而产生的摩擦。

档案工作需要细致入微的工作态度，更需要一颗责任心，才能将工作做好。