浅谈信息化时代电子文件的归档管理

孙丽华

随着信息化技术的快速发展和广泛应用，当今社会已经进入信息化、数字化时代，无论是我们的生活方式，还是工作方式都在悄然进行着一场“变革”。这种“变革”，也给我们档案工作者带来新的课题，如何做好电子文件的归档管理，已经成为档案管理工作的重要内容，也是我们档案工作者必须承担起来，并要切实做好的重要工作任务。

一、电子文件的概念、特点

电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

与传统的纸质文件相比，电子文件具有无可比拟的优越性。主要具有以下几个特点：

1.便捷性。计算机具有强大的信息处理能力，借助计算机系统可达到一次录入，多次多种形式输出，方便进行查找和利用，这为档案现代化管理奠定了基础。文件的起草、修改、传递，资料的收集、分类、查阅都可在网上进行，十分便捷，减少了周转时间，又节省了大量纸张，极大地提高了工作功效。

2.共享性。电子文件能够同时满足多个用户的需要，实现信息共享。而且可依托网络服务平台、数据查询系统提供远程服务，提高了档案利用的质量和效率；也可运用网络技术，采集相关数据信息，不断丰富已有档案及资料的内容，有效提升档案工作的服务水平。

3.集成性。电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式，加以有机组合，图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。

二、电子文件归档的重要意义

电子文件是信息社会交往的基本工具，离开了电子文件，信息社会就失去了可信的信息基石。电子文件的归档管理，具有极其重要的价值和作用，能够极大地提高档案信息查询效率和档案信息利用率。更重要的是，电子文件已经成为社会记忆和文化传承的重要载体。如果电子文件流失，将严重损害社会记忆的延续性，造成历史的空白。在电子文件管理的短暂历史上，已经发生过不少这样的教训。比如：原民主德国（东德）产生的包括行政文件、农业文件、劳工资料、监狱登记、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于诸多原因不能读取，虽经全力抢救也无法挽回，造成了东德历史的一段空白。

三、电子文件归档的主要原则

与纸质文件归档范围相比，制定电子文件归档范围时要遵循以下原则：

1.吻合性原则。决定文件保存价值的关键是文件的内容，而文件内容的重要性取决于产生文件的业务活动的重要性。从这一点来看，电子文件和纸质文件的价值鉴定原则是一致的，电子文件的归档范围应与内容相同的纸质文件归档范围基本吻合。因此，应在原有归档范围基础上根据电子文件的特点制定电子文件归档范围及保管期限表，不必完全另起炉灶。

2.适度放宽原则。由于电子文件存储的高密度性，若遇到在纸质环境中可归档可不归档的文件，可以适当考虑放宽纳入归档范围。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而相对忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档。当然，是否放宽以及放宽到何种程度，还需要综合考虑电子文件的价值和维护成本最终确定。

3、综合性原则。这里的综合性是指在判断电子文件归档范围时要综合考虑相关信息、材料对文件保存价值的辅助作用，除了文件本身之外，对于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关材料，如电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等，应与相对应的电子文件一同归档保存。

四、电子文件归档管理的对策

电子文件作为一种新型的信息载体，给档案管理工作带来新的变革。电子文件归档管理要做好以下几点：

1. 高标准严要求，走安全立档之路。坚持“安全立档”的工作理念，全面加强电子档案的安全防护，这是当前信息化时代档案管理的基础性工作，更是档案事业这座“大厦”的根基。电子档案的安全防护和应用系统的开发利用同样需要顶层设计，科学规划，统一开发，高标准做好安全防护工作。同时，增强档案管理人员的保密意识，对档案信息严格审查，严格管理，建立切实可行的管理办法和规章制度，从根本上保障电子档案的安全；建立行之有效的安全保障应急防范机制，定期对系统中的数据进行备份和统计，定时对系统的硬件环境进行保养和维护。

2. 建立统一标准，走规范兴档之路。严格遵照《电子文件归档与管理规范》，实施标准化建设，建立统一的数据采集制度，主要涵盖电子档案管理、电子文件归档、档案信息资源的使用和存储等。电子文件作为一种崭新的文件和档案门类，有其特殊性，管理中会出现许多新情况，必须突破原有管理模式，根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的命名标准、登记标准、收集标准、归档标准、鉴定标准、防护标准、安全标准等等，促使电子文件的管理逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道。

3. 加强培训教育，走科学强档之路。人是事业之本，人才是成功实施档案信息化工作的关键。实现档案信息化、数字化，必须加强培训，提高档案管理人员素质，着力建设一支具有信息化技术、拥有档案管理知识，并能严格遵从行业纪律的档案队伍；注重引进先进的科学技术和高层次的技术人才，不断充实档案队伍的新鲜血液，提高档案工作的科技含量。

4.务必超前介入，走全程监管之路。为了保证电子文件归档时的质量要求和技术要求，就要超前介入，对电子文件实施全过程的监督与控制。文书工作者、档案管理者、网络服务者都要直接参与电子文件管理系统的开发论证，达到电子文件的运转同办公自动化、档案管理系统相关数据的无缝衔接。在文件形成之始就设计管理过程，对文件的形成到最终归档进行整体规划，按照统一的规范和标准，实行全程监督和维护，使文件流程与工作流程有机融合，实现电子文件的全程连续管理。

5.明确工作职责，走文档一体之路。电子文件从形成到归档，涉及多个部门，因此必须建立文档一体化管理模式。生成电子文件的文书部门、档案部门以及网络服务等单位要明确职责，相互协作，密切配合。档案部门要参与到电子文件生成、运行、归档与管理的全过程，并且档案管理人员要对电子文件及时进行分类整理；将收集文件生成软件，并做好设备环境、相关数据登记工作；要“纸质”与“电子”两种形式同步归档，扬电子档案的便捷之“长”，避其不稳定性的“短”，与纸质档案形成优势互补，既解决了归档文件的凭证、依据作用，确保其法律效力，又提高了归档文件的利用效率，也为资源共享奠定了良好基础。

（作者单位：平泉县人力资源和社会保障局）