浅析现代档案管理中档案管理基础工作的作用

徐建

摘 要：当今的社会是信息化的社会，计算机网络技术运用到社会发展的各个方面。信息网络中的数据处理技术具有效率高和速度快的优势，运用到管理工作中能够提高管理工作的准确性和科学性。现代信息网络技术运用到档案管理工作中，改变了档案管理的管理方式，提高了档案管理水平。在现代档案管理基础工作的我们要重视计算机网络技术的运用，发挥计算机网络技术在档案管理基础工作中的优势，通过计算机网络技术的管理方式提高档案管理基础工作的工作水平，为档案管理的后续工作的开展打好基础。

关键词：档案管理；基础工作；人员结构；全面普查

现代档案管理基础工作涉及到多个管理类型，包含档案管理工作中的多个领域和多方面内容，在现代档案管理工作中具有重要的作用。在档案管理过程中我们要对基础工作形成正确的认识，重视基础工作在档案管理中的基础作用。

只有做好档案管理基础工作，才能为档案管理后续工作的开展打好基础，在整体上提高档案管理水平，满足现代社会对档案管理工作的要求，促进我国档案管理工作向着科学化的方向发展。

一、现代档案管理中档案管理基础工作的作用

（一）档案管理基础工作的内容

档案管理基础工作涉及到档案管理工作的多方面内容，其中档案的分类、档案的装订、档案的登记、档案的查询和档案的注销都是基础工作的内容。基础工作的每一个内容都是档案管理工作的一个方面。

档案的分类就是根据档案管理的准则，将不同的档案根据出处、内容和时间等方面存在的差异进行归类处理。

档案的装订就是根据档案管理的装订要求，将不同装订风格的档案进行统一风格装订。

档案的登记采用一定的登记方式对档案的进出、整理、保存、借用等情况进行详细的记录。档案的查询就是对档案的内容进行查看。

档案的注销就是消除不再属于管理范围内的档案的存在记录。

（二）档案管理基础工作的作用

档案管理基础工作的科学进行能够为档案管理的后续工作打下基础，使档案的使用更加方便。在档案的后续管理和使用中，由于基础工作已经对档案进行过初步的整理，所以不必再为档案的初步整理上浪费时间，节约了大量的时间和人力资源。

在我国大多数档案的内容都是企业或单位活动的当时记录，具有时效性、独特性和重要性的特点。档案管理基础工作能够及时的对档案做出整理，发挥出档案本身具有的时效作用。而且档案管理工作的有效开展也是评价现代化档案管理水平的重要因素之一。

在信息化的时代，把计算机网络技术运用到档案管理工作中很大程度方便了档案的检索，减少了档案检索时出现的问题，提升了档案检索的效率，实现了档案管理的现代化。

二、提高现代化档案管理中档案管理基础工作的作用的对策分析

（一）重视档案管理基础工作，优化管理人员结构

在现代化的档案管理当中做好档案管理基础工作，发挥其在档案管理当中的作用，要求档案管理人员提高对档案管理基础工作的重视程度，让档案管理人员充分认识到档案管理基础工作在档案管理工作中的作用。

只有这样档案管理人员在工作中才能提高档案管理意识，做好档案管理基础工作。优化管理人员结构主要是指优化管理人员的年龄结构，在人们的传统认识中档案管理工作是一份轻松的工作，每天花大量的时间坐在办公室就可以完成档案管理工作，这种认识直接导致档案管理人员年龄结构偏大。

优化管理人员结构就是在档案管理工作中增加年轻的管理人员，提高工作人员的工作活力。另外年轻的管理人员在接受新知识上具有很大的优势，能够很快的接受档案管理的新型方式，和提高关于档案管理的知识，提高自身的档案管理水平。

（二）对档案进行全面普查，去除杂劣

档案管理是一个具有很长时间性的工作，在长时间的档案收集和管理中，管理档案的数量不断增加，时间的分类跨度逐渐变大。在档案管理的过程中经常会导致档案资料杂乱，某一类档案组卷过厚和忘记给编辑页面等问题。

提高现代档案的管理水平就要对档案进行全面的普查，对于未编写页码、案卷号、类别号、项目号、件号、目录、标题或者标题不明的档案，进行从新的整理，把确实的编辑内容补充完整。对于某些时间跨度过大已经失去管理意义的档案要及时进行销毁或进行其他处理，保证档案管理的现实意义。

这样，通过档案管理基础工作对管理的档案进行过普查管理，能够使得档案的管理更加科學和规范。

（三）规范档案的著录和提名，保证检索准确性

现代的档案查找方式已经不再是传统的通过对一一对应的翻找，计算机网络技术应用到档案管理工作中之后，档案就能通过网络检索快速的被找到。

在档案的管理管理中不仅要保证档案能够通过检索被找到，还要保证档案能够被准确的找到。这就要求在档案管理基础工作中，做到档案的著录要与档案的提名的统一信息记录，保证计算机网络系统能够准确的记录档案的著录和提名信息。避免在检索档案时出现检索到错误的档案和出现无法识别的现象。

三、结语

档案管理的基础工作是档案管理和使用的基础，基础工作的高效完成为档案的后续管理和档案的使用提供了很大的方便。在现代社会我们如果想要提高档案管理工作效率和提高档案管理水平，就要做好档案管理的基础工作。

参考文献：

[1] 张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102.

[2] 吕清.探析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].经营管理者，2016（3）：288.

[3]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015（3）：189.