知识管理在事业单位档案管理中的应用

刘跃杰

[摘要]新形势下，事业单位档案管理面临着新的挑战，而知识管理作为多学科综合的成果之一，在事业单位档案管理中可适当进行应用。本文介绍了知识管理的内涵，并从意识、政策制度和资金保障等方面，对事业单位档案管理应用知识管理的方法进行了必要的探讨，为档案管理工作提供借鉴。

[关键词]事业单位 档案管理 知识管理 应用

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0128-01

档案管理是事业单位管理的重要内容之一，也是整个社会档案管理的重要组成部分。当前，我国事业单位改革的步伐正在加快，档案管理也需要根据时代发展进行革新，需要不断引入新的管理方法。本文对事业单位档案管理引进知识管理的可行性进行分析，并提出知识管理在事业单位档案管理中的重要作用。

一、知识管理与档案管理

（一）知识管理

知识管理分为两代，第一代主要是挖掘与传统意义上的显性知识相对的隐性知识；第二代是从用户角度出发，挖掘用户信息。知识管理克服了信息管理的缺陷，属于一种重视与人打交道的信息管理活动，将结构化与非结构化信息相链接的一种管理模式。对于知识管理来说，其重视的是学习、知识资产创造、竞争优势和创新能力的挖掘，具有一定的灵活性和独创性。

（二）知识管理与档案管理的关系

机关、组织和个人在社会活动中直接产生的保存查备的文字、图标、声像及以其他方式为载体的历史记录，都可以统称为档案。而档案管理就是以档案为中心所进行的管理活动。档案属于重要的信息资源，同时也是贮存信息的形式之一。档案管理与知识管理，既有区别又有相同之处。相同之处在于两者的目的相同，都是为了更好地为社会各方面提供便捷。同时，两者的管理对象有重叠部分。再者，两者的管理技术和管理流程相近，均需要借助集中化的方式处理信息，并都能用到搜索引擎、元数据、信息推送和信息安全技术等。

二、知识管理在事业单位档案管理中的应用方法

在新形势下，事业单位推行档案管理改革，知识管理运用可谓势在必行。在档案管理改革中，知识管理改革为重中之重。为了应用好知识管理，需要从以下几方面入手：

（一）普及知识，积极转变理念

为了更好地发挥事业单位档案的价值，应加大宣传力度，营造起全民塑造参与档案管理的意识，明确知识管理在档案管理中的作用。在数字档案建设中，增加知识检索、知识服务、知识创造和知识组织等。在全社会和事业单位内，定期宣传档案的价值与作用，开展档案情报收集与咨询工作，并加大研究力度，把知识档案管理的理念传遍每一个角落。

（二）完善制度建设，积极推进知识管理

在目前档案管理工作中，事业单位档案管理中知识管理的应用应当自上而下逐步探索实施。对于拟推行知识管理的单位，应制定切实可行的知识管理草案和实施细则，并首先开展试点工作。在试点过程中，定期考察实施内容，并及时汇总经验，在试点期满后，总结试点期间所取得的成果。

（三）加大投入，设立专项经费，保证知识管理的顺利推进

对于事业单位档案管理来说，应当制定初步预算，并报请财政部门审批，为知识管理的推进提供专项经费支持。同时，成立专门的巡查小组，定期或不定期检查经费落实情况，发现问题后，及时上报，并将拟采取的措施上报给管理部门。

（四）制定基本流程，为知识管理推进制定路线图

知识管理的流程包括知识目标、知识鉴别、知识获取、知识开发、知识共享与传播、知识利用、知识保存、知识评估和知识反馈等目标，这是一个完整的知识管理实施流程。

做事情需要首先明确目标，在鉴别知识后，方可组织进行实施，比如获取知识产品软件、专家所长、知识地图和专家经验等。在共享与转移知识上，应通过各种网络和实物进行收集，并选择易于使用的软件与平台，主要包括集体、个人和计算机中储存的知识。其中，知识评估是对后期的工作进行评价总结，在与知识目标对比后，整体评估知识管理的效果。

另外，还需要认真分析和挖掘资源，构建高效运转的内部网络平台，扩大知识收集范围，建立一个共享的知识渠道。

（五）构建学习型组织，提高人员素质与能力

现代信息技术的发展日新月异，在提高档案管理效率与效益的同时，也给管理人员带来了很大的挑战。这种挑战主要体现在两个方面：一是不断掌握各种先进的档案管理知识以及现代信息技术，从而适应档案管理对人才素质的需求；二是事业单位要不断引进新的人才，优化人才结构，促进档案知识管理的顺利开展。

三、结语

在新的时代条件下，事业单位档案管理工作面临着新的挑战。在档案管理中，必须不断吸收新的理论与技术，才能提高管理的效益。本文介绍了知识管理的内涵和完整流程，并提出了知识管理在事业单位档案管理中的应用途径，为事业单位档案管理中知识管理的应用提供借鉴。

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责任编辑：杨柳