浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

王楠

[摘要]互联网的普及使我国社会逐步进入信息化时代，这给行政事业单位档案管理工作带来了巨大的挑战。档案管理在行政事业单位发展中发挥的作用是不容忽视的。所以，在信息化背景下如何实现档案管理工作的科学化成为相关部门所面临的一项重大课题。鉴于此，本文首先对行政事业单位档案管理的现状进行介绍，并在此基础上探讨如何实现档案管理科学化，以此来切实提高行政事业单位档案管理的水平。

[关键词]信息化 行政事业单位 档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0129-01

21世纪已经步入信息化时代，信息资源成为各个领域的重要战略资源。行政事业单位在开展档案管理工作时，往往忽视了档案的重要性，对档案在单位发展中的作用认识不足，还没有完善档案科学化管理工作。档案管理看似简单，实际上包含着一定的技术性，做好档案管理工作，不仅可以提高单位整体的管理水平，而且对推动行政事业单位的长足发展也具有重要意义。因此，实现行政事业单位档案科学化管理至关重要，这应该引起相关部门的高度重视。

一、事业单位档案管理的现状

（一）档案管理工作缺乏足够的重视

从我国行政事业单位信息档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分行政事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，工作开展中缺乏健全的制度作为支撑，加上档案管理工作涉及内容较多，从而导致管理效果达不到要求。

（二）档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术的飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到事业单位档案管理工作中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用，从而导致当前事业单位档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，这又导致了档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标及科学的管理手段。此外，也没有结合部门的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发与利用也相对较为薄弱，这些问题造成了事业单位档案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人员素质参差不齐

目前，很多从事档案管理的人员在业务技能和管理能力方面都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇事业单位的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼数职，无法将全部精力放在档案管理工作上，从而导致档案管理水平低下，档案利用率不高。除此之外，事业单位对档案管理人员素质的要求在不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理工作的整体质量。

二、实现档案管理科学化的措施

（一）建立健全的档案管理制度

目前，我国大部分行政事业单位并没有制定完善的档案管理制度。想要提升档案管理工作的质量，必须建立起一套科学、完善的档案管理制度，管理制度中要对档案管理工作人员的工作流程、日常行为等进行严格规定，从而推动档案管理的标准化及规范化。首先，事业单位要根据单位自身的实际情况，制定科学的制度，制度要涉及档案的收集、整理、运转、编目、立卷、检索及安全保管等方面，在不断的实践中进行摸索，逐渐将其完善，并且要采取有效手段，保证制定的各项措施得到有效落实。其次，对立卷归档标准进行严格规定，保证档案的及时性，做好案卷的装订工作，提高案卷管理质量。

（二）实现档案管理的信息化

随着科学技术的快速发展，计算机得到了普遍应用，在各个领域均发挥着重要作用。档案管理工作应当与时俱进，引进信息化技术。纸质档案经过核查，没有任何错误后，用扫描仪将其扫描到电脑上，形成电子档案，并对档案进行检索关键词设置，其目的是便于查询档案信息。除此之外，要对每个档案进行编号，通过输入编号就可以进行调档。为了防止档案丢失，可以对其进行备份。将信息化技术应用于档案管理工作中，只需要一台电脑即可实现，这降低了档案管理的成本，而且只需要在搜索栏中输入关键词即可，查询起来也更加方便，易于管理。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作看似简单，实际上专业性很强，对于档案管理工作人员的要求极高，既要有专业的管理知识，又要有责任心和使命感。此外，还要具备一定的管理能力，尤其是在信息化时代背景下，能够熟练运用计算机软件、掌握先进的管理方法。档案管理人员自身要不断学习，用知识武装自己、提升自己，企事业单位要做好对档案管理人员的培训工作，只有掌握了相关的法律规定，具备较高的职业道德和综合素质，掌握先进的管理方法，才能切实做好档案管理工作。

三、结语

综上所述，在信息化背景下，行政事业单位档案管理工作还有很多有待完善的地方。面对这种情况，事业单位必须重新认识档案管理工作的重要性，并在此基础上结合单位发展实际情况，将计算机技术和互联网技术充分利用起来，完善管理制度，创新管理方法，进而进一步实现档案管理的科学化水平，以此来为行政事业单位的发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

[1]谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案建设，2015（03）.

[2]胡晓光.新时期事业单位档案管理的现状及对策研究[J].黑龙江档案，2014（06）.

[3]白桂芝.试论行政事业单位档案管理思路创新[J].兰台世界，2010（S2）：32.

责任编辑：杨柳