知识管理背景下企业档案管理模式探讨

高秀娟

知识管理背景下企业档案管理模式探讨

高秀娟

摘要：在社会经济建设中，人们对于知识及信息安全需求也在逐渐加强。企业档案管理是将企业在实际生产建设中所有信息进行集中管理的平台，保证企业信息资源能够在企业实际生活建设中发挥重要作用。本文将以知识管理作为前提，探索企业档案管理模式，保证我国企业档案管理工作能够系统化。

关键词：知识管理；企业档案；管理模式

一、前言

二十一世纪作为信息时代，信息资源已经成为企业在市场中竞争的重要手段。企业档案管理是企业生产建设中全部信息资源有效整合的重要工作环节，企业档案将企业经营中产生的信息有效记录，已经成为了企业中的潜在价值，在企业实际建设中有重要性作用。企业如果想要竞争激烈的市场中占有一席之地，就需要对企业经营建设中的全部信息资源进行科学化管理，保证档案管理工作与企业经营建设步伐一致，增强企业对于经营风险的抵抗能力。

(一)传统企业档案管理存在的问题

1、企业档案管理改革工作进度缓慢。目前，世界经济格局逐渐向多样化发展，传统的企业档案管理模式已经与企业生产建设存在较大差距，因此部分企业开始将传统的档案管理模式进行改革，希望可以保证企业经济建设。但是企业档案管理模式改革需要较长的时间，新型的企业档案管理模式在没有形成的过程中，就约束了在该段时间内的企业档案管理工作[1]。

我国在明确开始建设社会主义市场经济时，就已经开始帮助企业进行现代化企业建设，让企业形成现代化的管理制度，明确企业工作人员实际工作内容及责任，企业管理及经营在科学的模式下形成。企业进行经营建设的最终目标就是创造企业价值，档案管理工作就是将企业创造的价值进行管理，帮最企业在经营建设中将经济效益最大化。我国市场格局在快速发展中，企业并没有将档案管理工作进行重视，造成档案管理改革工作进展缓慢，甚至部分企业并没有提出系统性的改革措施。

2、观念落后。企业档案管理工作不仅仅是将企业实际生产建设中的信息资源进行管理，更是企业在生产建设中的一种挂念。就我国目前信息技术发展水平角度进行分析，我国企业档案管理观念并没有与信息技术水平相一致。企业管理人员对于档案管理工作的认识还停留在档案管理工作最原始的阶段，对于企业信息资源科学管理的重要性并未给与重视，甚至部分企业档案管理工作还是以纸质的形式进行管理。

部分企业在发展中已经认识到信息资源管理的重要性，已经开始对档案管理工作进行改革，将档案管理工作向数字化转变。但是企业在档案管理改革中常常是在盲目的情况下开展，没有专业性的档案管理理念作为改革工作的支撑，造成企业仅仅关注对于档案管理体系的建设，对于档案管理工作中信息资源再次开发利用的程度有限，改革后的档案管理工作效果没有达到预想效果[2]。

3、机构地位低下。我国企业长时间对于档案管理工作都有着错误性的认识，让档案管理工作在企业的实际建设中没有得到应有的重视，与企业生产建设中的其他部门进行比较就会发现，企业管理人员对于档案管理工作有着明显性的认识错误，对于档案管理改革工作认识不够，档案管理工作人员实际也没有得到应有的经济报酬，档案管理工作并没有充足的资金进行保证，甚至部分企业的档案管理工作顺利开展都较为困难。

档案管理机构在企业实际生产建设中地位低下，会造成企业档案管理人员在实际工作中缺乏动力，部分档案管理专业性人才不愿意参与到企业生产金蛇中，企业档案管理工作难以顺利开展。在信息资源已经成为企业生产建设关键因素时，怎样提升企业档案管理工作水平一直将企业管理人员急需解决的问题。如果企业档案管理机构一直在企业中的地位低下，就会严重影响到企业在市场中的经营建设。

4、信息化没有落实。企业在逐渐向信息化转变过程中，部分企业的工作人员并没有做好准备，在接受到电子邮件后，部分工作人员还是使用传统的信息资源管理模式，对于电子邮件中的内容并没给与重视，造成信息化建设并没有在企业档案管理工作中发挥应有的作用[3]。

(二)知识管理与企业档案管理。知识管理能够推动企业进行信息化的转变，完成企业从产品生产到产品销售各环节的沟通，提高企业在激烈市场环境中的竞争力。在企业档案管理中使用知识管理模式最终目的就是将企业经营建设产生信息资源的潜在价值进行发现，提升企业经营规模，让企业对于档案管理工作有着重新的认识，档案管理不再仅仅是对企业生产建设信息进行记录，更参与到企业自身文化建设中，保证企业在市场竞争中获得最大化的经济效益，改变企业发展中的瓶颈。

(三)知识背景下企业档案管理模式

1、企业档案知识管理必要性。社会经济格局已经由原先的工业化建设转变为信息化建设，这就需要企业在建设中能够将信息资源合理利用，让先进的信息资源成为企业经济建设中的主要动力[4]。

知识管理企业档案管理模式是彰显企业文化建设的重要衡量标准，在经过系统性的管理后成为了企业实际生产建设中的潜在资源。企业管理人员对于档案管理工作进行重新认识就会发现其价值，档案管理工作能够将企业信息资源进行整合，将信息中的潜在价值参与到企业创新建设中，科学化的企业档案管理工作已经是企业提升在市场销售中竞争力的主要手段。

2、企业档案知识管理目标。在计算机在企业经济建设过程中广泛使用时，档案管理工作也在进行改革，档案管理信息化已经成为企业顺利经济建设不可回避的问题。知识管理背景下企业档案管理模式在建设中，应该要将建设目标进行明确，传统档案管理工作可以理解为企业生产建设的历史，新型的档案管理应该将企业经营建设中所产生的全部信息资源进行科学化管理，方便企业经营者进行查询，将信息资源进行信息文档式的管理，方便企业管理人员进行使用[5]。

3、企业实施档案知识资源管理重视的问题。在信息时代，企业应该加强对于档案管理工作的认识，档案管理不再是传统的企业历史，能应该能为企业经济建设提供新的途径。传统档案管理工作较为枯燥，工作人员在实际工作中也没有动力。在知识管理背景下企业档案管理工作中，档案管理人员会对社会经济建设格局有着充分的认识，在实际工作中在也不会被繁多的工作任务所约束，档案工作人员能够在实际工作中发现问题，保证档案管理工作效率的提升。

企业档案管理工作人员也应该进行转变，因此知识背景下的档案管理工作内容也开始发生了转变，档案管理人员应该加强自身文化租养，保证能够将企业档案中的潜在信息进行发掘，拓宽企业经济建设思路[6]。

二、结论

在知识时代中，谁掌握了信息资源就能够在市场竞争中脱颖而出。档案作为企业中最重要的信息资源，对其进行科学性管理在企业实际建设中有着重要性作用，档案管理工作也在面临着严谨的调整，本文就是希望可以帮助企业进行档案管理工作改革。(作者单位：青岛李沧环境卫生有限公司)

参考文献：

[1]张晓娟,马瑜,左田原,黄兰.知识经济时代的企业档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯,2012,04:76-79.

[2]秦伟强.浅析知识管理背景下的企业档案管理模式[J].现代商业,2013,03:93-94.

[3]李晓虎.企业档案管理模式在知识管理背景下的分析[J].中国商论,2015,15:38-40.

[4]徐平,苏爱明.浅议知识管理背景下的企业档案管理[J].科技情报开发与经济,2010,22:119-121.

[5]刘晓红,夏春阳.知识管理背景下企业档案管理模式[J].湖北经济学院学报(人文社会科学版),2015,12:61-62.

[6]徐和华.知识管理背景下企业档案管理模式[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2016,02:55.

作者简介：高秀娟(1970.02-)，女，汉族，山东莱州人，办公室文员/助理馆员，本科，青岛李沧环境卫生有限公司，档案管理。