浅议办公室工作的经济学

陈梅

摘要：办公室是各级、各类机关的综合工作部门，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽。办公室工作量大面广，琐碎繁杂，容易陷入整天忙忙碌碌，悬而未决的事情却越堆越多的恶性循环。本文首次用经济学原理分析办公室工作中遇到的问题，并对提高办公室管理效能提出建议。

关键词：办公室；管理；经济学；效率企事业单位的办公室既担负着协调、调研、参谋等宏观管理职能，又担负着办文、办会、办事、接待、后勤保障等微观服务工作，每天处理的事情多且杂，任务繁重，突发性、琐碎性强，管理难度大。办公室常常出现每个人都很忙碌，整体工作效率却不高的情况。新常态下的现代企业管理，对办公室精细化管理、提高服务效能提出了更高要求。本文首次用经济学原理分析办公室工作中遇到的问题，并对提高办公室管理效能提出建议。

一、办公室工作与经济学的关系

“经济”一词起源于希腊，原意是管理一个家庭的人。经济与人息息相关，经济学就是研究人类如何管理自己的稀缺资源，如何使用稀缺资源来生产有价值的商品的学问。办公室工作是在现有条件下，优化协调公司中的人、财、物，使各要素充分发挥作用，从事的是公司这个“大家庭”的管理职能。只不过经济学的应用要求管理决策要讲究理性，依理决策。而办公室工作主要是人与人之间的互动协调，包含领导与基层之间的上传下达、部门与部门之间的沟通协调、内部员工之间的分工合作。办公室工作既要讲究科学性，又要讲究艺术性。

二、办公室工作的经济学解释

办公室工作繁杂琐碎，方方面面的沟通协调并不会一帆风顺，资源配置很难完全做到科学合理，信息调研不可能做到掌握全局。工作中基层职工不理解、部门配合不如预期、原定计划方案与实际不符等问题都可能会出现。运用经济学原理解释此类问题，有利于我们保持清醒的头脑，理智、冷静地思考应对措施。

（一） 理性人

经济学是基于一系列的假设来构造其理论框架的。其中最重要的假设就是理性人。人总会“理性”地作出选择，即人从自己的本能愿望上，要做对自己最有利的选择，争取个人的最大利益。无论是办公室内部分工还是组织之间配合，简单、成熟、易出成果、对个人发展有利的工作从来不缺人做，而有难度、费时费力、付出回报率较低的“硬骨头”几乎没有人愿意干。尤其是涉及的人员和流程较多时，常常会出现推诿、拖延等问题，造成工作效率低下。如果没有规章制度和职业道德的限制，这几乎是一定的。运用理性人的理论可以合理地解释这一现象，理性人总会优先选择投资回报率高的工作，配合其他部门的工作相比自己的工作而言并没有那么重要。推己及人，我们需要做的是承认这个事实，并考虑应对的办法。

（二）资源的稀缺性

资源的稀缺性，是各类管理工作存在的根本原因。如果物品是无限的，那么劳动就不再是必须的，人们就不需要做任何选择，社会中的各种现象也都不会出现了。资源的稀缺性应用到办公室工作中，更具体的表现是，办公用品及设备、车辆、会议室、各类经费的预算、甚至食堂供应的广受欢迎的菜品都是稀缺的。稀缺就有竞争，理性的经济主体会倾向选择最多、最优质的资源。这就需要办公室统筹考虑，制定尽可能公平公正、科学合理的分配规则。当然任何组织或个人都不可能占有所有资源，这就涉及到选择成本。经济学的成本是指为了得到一件物品需要付出的最大代价。这个代价是指有可能从其他方面获得的所有利益。经济学上称这个成本为机会成本。因此我们在做任何选择时，都要采用比较成本优势的思路考虑，做自己最有比较优势的决策，而不应该什么都想试一试。

（三） 信息的不完全

信息不完全原意是指市场参与者不具有关于市场环境状态的全部信息。我们可以将这一理论扩大到除了市场活动以外的各种选择行为。实际上，任何组织或个人在做选择时，都不具备完全的信息。但在实际操作中，我们经常会忽略这一点。马克思也曾认为市场经济杂乱无章，不如计划经济井井有条，但计划经济还是失败了。其原因就在于，计划如此大的经济体，需要异常庞大的信息基础作为支撑，然后这种条件从来就不具备。具体到办公室工作，要随时保持警惕。每一次调研都可能因为调查方式、样本、分析方法等原因漏掉信息。因为信息不完全，任何规则或制度的制定都不可能让所有人满意。工作中，我们希望制定完美的计划和方案，按部就班顺利达到期望值，但经常会有突发状况或没有预见的种种问题打乱我们的步调，因为信息还会动态变化。

三、办公室管理的经济学建议

（一）正视理性人的自私性，合理分工，规范流程

每个人的比较优势不同，决定了社会分工或者专业化生产存在的必要性。社会分工和专业化生产有几点好处：职责明确、分工合作、熟能生巧、积累知识。就办公室管理而言，部门内部应建立精细化管理模式，按照“定岗、定责、定标准”的要求确定清晰明确的岗责体系和考核办法，对每个岗位的权限大小、任务目标、工作量等进行合理设定，使每项工作目标明确、责任清晰，引导工作人员各尽其责。办公室的各项工作内容如何分配、操作顺序如何安排、每个环节如何控制，按照从始到终、环环相扣、无缝衔接的工作流程，形成一整套科学、规范、可操作的办公室管理运行模式，使办公室工作始终处于一种规范有序的状态。

（二）认清资源的稀缺性，制定规则，统筹安排

资源是稀缺的，就要从全局考虑，严格按照制度和流程办事。办公室既要维护制度和政策的权威性，又要做好制度和政策的解释工作。尤其是当资源稀缺到一定程度时，就更要注意公开透明和公平公正。坚决杜绝想当然、随意性、开后门，在整个组织内树立起规则意识。对办公室工作人员而言，工作任务繁重时，时间也是稀缺的。制定工作计划和安排工作任务时要充分考虑各项工作任务和时间安排的机会成本，权衡比较成本优势，结合轻重缓急、先易后难的原则，才能有效提高工作效率，变被动为主动。

（三）承认信息的不完全，留有余量，加强控制

在作决策、制定规则之前，要尽可能充分地收集信息，拓宽信息收集的渠道、范围和方式，增强样本的典型性和代表性，加强数据筛选和分析的科学性。有条件了解其他单位、部门或经验人士成功的方式方法，可以少走很多弯路。要充分意识到人预知未来的能力是有限的，所以无论是安排日常工作还是做计划和决策，要留有余量和退路。工作任务尽量提前安排完成，不要因为拖延症陷入忙天慌地拼命、乱七八糟地对付的陷阱。信息是动态变化的，计划随时可能赶不上变化，避免凭经验办事，加强事前、事中、事后的检查、评估和控制，才能尽早发现缺陷并及时调整。

办公室工作的琐碎性、突发性决定了必须依靠科学的管理理念、管理方法和手段，才能使各项工作从被动向主动、由忙碌繁杂向规范有序、由“过得去”向“零差错”转变。新常态下的信息时代，现代企业的办公室更离不开现代化的管理武器。经济学原理为办公室工作提供了理论解释，让决策更趋于理性，有利于办公室效能更有效地发挥。

参考文献：

[1]马文龙.管理中的经济学应用[J].经济技术协作信息；2006（27）：1-1；

[2]段绍斌.办公室精细化管理模式的应用分析[J].办公室业务； 2013（22）：19-20。