秘书要有“几把刷子”

文/张跻国



秘书要有“几把刷子”

文/张跻国

在平时的日常工作和生活中，我们评价一个人有没有真本事，经常用“有几把刷子”来形容。比如，谈到某个人的本事很厉害的时候就会说，“这个人有几把刷子。”其实，当好秘书也确实需要有自己的“几把刷子”——写好公文、讲话稿、信息和调研报告。

一、写好公文

公文是传达政令、请示工作、报告情况、洽谈公务的一种文体，具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的程式性和突出的实用性等特点。同时，公文还是一个单位的“脸面”，体现着一个单位的综合管理水平。如果一篇公文漏洞百出、错误连连，再标榜自己的管理水平如何高，都是苍白无力的。

一是文种选用要正确，不闹笑话。认真学习《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，明确公文种类、注意事项、每种公文的写法及要求，正确选用相应的文种，使写出来的公文符合规范，从文稿的观点、内容到措辞都要一丝不苟、精益求精。在文种选择上，要熟知15个主要文种的具体适用情形，尤其要将通知和通报、通报和公报、请示和报告、决定和决议等容易混淆的文种区别清楚，特别是不能出现“请示报告”“意见的通知”等常识性错误。二是公文用语要规范，不能马虎。语言是公文的第一要素，公文语言的突出特点是准确、简洁、平实。准确，是说公文语义表述要准确明晰，包括语法意义的准确无误和逻辑意义的明晰严密。用词要准确，表述要准确，标点符号要准确，不允许出现有歧义和含混的说法，尤其是断句要规范，准确地表达意思。简洁，就是语言要精练，简明扼要。在句子运用上，要充分运用陈述句，规范使用无主句，不用或少用疑问句，做到简洁而明白。平实，就是要庄重、分寸恰当，用字、用词符合公众审美标准，通俗易懂，要使用普通话词语，多用程式性和专用词语，避免方言、土语，善于将口语转化为书面用语。三是常用文种要写好，体现水平。特别是各类常用的公文要写出层次，写出高度。比如，经常用到的通知，要体现出系统思考和统筹全局的特性，提前把与通知相关的内容一块儿想到、想周全，对通知所涉及内容的整个流程自己要先走一遍，把该说到的、该说明白的事项一次性说到位，免得通知下发后接收单位再一遍一遍地打电话询问、求证。现实工作中经常发生的，通知下发后又一个接一个地再下发补充通知的情况，就是对此种情况的一个最好注脚。再比如写请示，要严格执行“一文一事”原则，不能在一份请示中捎带其他请示事项；主送单位要单一、具体，不能奉行“见了菩萨就叩头”的思想；在说理上，要把主要精力放在“怎么说”上，而不应仅仅注意“说什么”，也就是要强调陈述的技巧。亚里士多德曾说过这样一句话:“蠢人用他知道的道理说服我，智者用我知道的道理说服我。”同理，拟写请示的原因时，也不能只从本单位的立场出发去考虑问题，要改善心智模式，学会换位思考，善于从上级的立场出发，争取用上级明白的道理说服上级，以求得帮助。所以，常用公文写好了，是秘书能力水平的体现。否则，就是一块短板，注定在秘书工作的道路上走不快、走不远。

二、写好讲话稿

起草讲话稿是秘书工作的一项重要内容，直接反映秘书的工作能力和水平。同时，能起草优质的讲话稿也是对秘书的基本要求。

一是明确用途。讲话稿是日常应用最频繁的一种应用文。要想把讲话稿写得有思想、有深度，让领导讲得好，让听的人能听得进去，达到讲话的目的，就要先知道所起草的讲话稿由谁讲，以什么身份讲，主要是干什么用，在什么场合下讲，讲给谁听，听众是一个什么层次的群体，是对外讲，还是对内讲，大家从讲话稿中最想听些什么，需要领导重点讲些什么，通过讲话稿要传递什么样的信息，怎么说好这些内容，讲多长时间，会议主办方的具体要求是什么，等等。只有知晓并妥善处理好了这些问题，才能写出一篇各方都能满意的优质讲话稿。二是搭好框架。也就是要根据讲话稿的具体用途吹路子、拉好纲，搭建起稿子的骨架。然后再确定如何破题，准备分几个大问题来写，每个大问题写几个小问题，是并列式推进，还是递进式推进，都要搞清楚，从而使讲话稿的整体结构符合逻辑要求。俗话说，题好文一半，而好纲也是一半文。东汉著名经学家郑玄在其《诗谱》序中说：“举一纲而万目张，解一卷而众篇明。”搭好框架，是写好讲话稿的基础。三是语言得体。讲话发言就是说事、说理、说情。所以，讲话稿的语言一定要通俗、明白、生动，要道真实情，讲百姓话，把深刻的理性思维用通俗浅显的语言说清楚。否则，人家听不懂、听着费劲，自然不爱听，也就难以达到讲话的最终目的。其次是语言要鲜活，文字要生动、形象、准确有劲，让人听后一下子就能记住。要少用干巴巴的话语，多用一些鲜活的群众语言，通篇最好能有几句提神、醒脑的话，能抓住听众，鼓舞人心，让听众能耐心听下去，这样的讲话效果会更好。否则，语言贫乏，思想枯竭，自然不能说服人打动人，听的人自然不会买账。再就是要兼顾不同领导的讲话风格，如有的人喜欢排比句式，有的人喜欢长短相间的句式，有的人喜欢用典故，有的人喜欢讲故事，有的人喜欢开门见山、一针见血，有的人则喜欢娓娓道来、水到渠成。总之，要精心锤炼好语言，使讲话稿的语言既要符合领导的身份，又能体现出每个人的讲话特色。

三、写好信息

信息是迅速简要地反映新近发生的事实消息，这种消息主要供内部传播，以反映变动的事实——动态为主，兼顾评论、综合和经验。它是一个单位与上级沟通的重要渠道，承担着与领导沟通情况、展示本单位工作亮点、向上级汇报工作等诸多特殊职能。

一是要提炼好标题。标题是信息的“脸面”，在文章中起着激发人的阅读兴趣和欲望，引导读者去理解文章内容的重要作用。俗话说，“读书读皮，看报看题。”看信息重在看标题、看导语，标题把人吸引住了，觉得有必要看，才会引导着人继续看下去。标题历来就有“文章的眼睛”的说法。标题拟写得好，文章就成功了一半。这就需要秘书在写信息时，要善于提炼总结，善于换位思考，尽量能知道上级领导关注的焦点是什么、最想了解的情况是什么，提炼出能抓住眼球的好标题来，要让上级领导一看标题就能“眼前一亮”，从而吸引其看下去，达到写信息的目的。二是要优化好结构。信息虽然已成为机关公文的一个常用文种，但它并没有正式的“名分”。信息的结构可模仿消息结构，根据不同的内容，将标题、导语、背景、主体、结尾等几部分处理好、取舍好。三是要锤炼好语言。信息要注重简、短、亮、专，力求用最简短的语言传递最多的信息量。所以在信息的语言组织上，要惜字如金，点到为止，不要求全，不要搞长篇大论。做到主题明确，表达清楚，真实准确，文字精练，短小精悍。再就是要快采、快写、快发，做到迅速及时。只有这样的信息，才能让人爱看并且愿意看下去。

四、写好调研报告

调查研究是掌握实情，实施科学决策的最简便、最有效的方法，同时调研也是秘书的一大职能，最能体现秘书的理性思考水平，最能展现秘书的逻辑思维能力，最能体现秘书的哲学素养。

一是选好题。就是要根据调研目的选好调研课题，做到指导性强，对全局工作有参考借鉴作用。比如，属于总结经验、指导工作类型的，要体现出能把点上的事例推广到面上去的功能；属于找出问题、改进工作的，要能体现出“只有挖出忧苦的根，才能结出甘甜的果”的逻辑关系。二是策划好。就是要按照调研计划和调研课题，在系统思考和充分讨论的基础上明确调研内容、列出调研提纲、设计调研问题，切实增强调研的针对性和时效性。三是调研好。就是要广泛收集情况，多问、多记、多听、多想，准确把握群众的思想脉搏，了解工作运行的态势，充分掌握第一手资料和真实可靠的数据，及时挖掘好问题和表象背后的情况。四是研究好。调查研究，调查是研究的基础，研究是调查的升华，所以研究工作必须深入细致。研究好，就是对调研所获取的资料要进行认真分析、归纳、综合、对比，把零散的信息系统化，把粗浅的认识深刻化，做到横向对比与纵向对比相结合，定性分析与定量分析相结合，感性认识与理性认识相融合，通过深入细致的理论分析，把研究高度从事件层面上升到结构或系统层面，并及时回应提纲所列的各项内容。五是写作好。就是要在深入研究的基础上，将研究成果准确地表达出来。做到写出真实情况，善于用足够的数据来说明各种问题；形成独到见解，拿出具体可行的解决办法，有理有据，言之有物；将点上的事例从特殊上升到一般，通过归纳提炼，形成可推广、可复制的经验成果，进而写出领导认可、被调研单位认可、对其他单位有指导和借鉴意义的高质量的调研报告。

以上这几项工作其实都是秘书的日常工作，但也都是一些真功夫、硬功夫，是秘书综合实力的象征，是个人能力水平的体现。但是，要拥有这些硬功夫，需要长时间的学习、积累、思考和实践，需要秘书工作者将在做的每一项工作，都能当作塑造自己的“石像”一样去对待。只有这样，才能练就好这“几把刷子”，进而秘书的工作才能出彩、增色，才能让领导满意、群众满意，才能体现出秘书的自身价值。这是每一位秘书都不能不重视、不能不研究、不能不锻炼提高的核心工作能力。

（责编/郭建民）