财务共享模式下“会计工厂”探索研究
—以某大型国有企业财务共享中心为例

■　侯增周（中国石化财务共享服务中心东营分中心 山东东营 257000）

财务共享模式下“会计工厂”探索研究
—以某大型国有企业财务共享中心为例

■侯增周（中国石化财务共享服务中心东营分中心 山东东营 257000）

随着企业组织越发复杂和财务信息化进程加快，财务共享服务模式应运而生，然而该模式的运行受多种因素的影响，制约其效率和服务质量的提升。本文通过对某大型国有企业财务共享中心试运行的分析，提出了在财务共享模式下推行“会计工厂”的理念，并设计了会计工厂的运行流程和保障措施。

财务共享 会计工厂 模式

从财务共享服务到“会计工厂”的提出

财务共享服务源于公司国际化、信息化发展和经营规模高速增长。20世纪80年代初，福特公司在欧洲成立了世界上第一家财务共享服务中心，时至今日，世界《财富》500强企业50%及100强企业80%实施了财务共享服务，国际大石油公司壳牌、英国石油、康菲石油等都已经建立了全球财务共享服务中心。某大型国有企业是一家定位国际化，力争世界一流的特大型石油石化企业集团。公司业务链长，涉及能源化工上中下游，包括石油勘探与开发、石油工程技术、炼油化工生产、炼化工程技术、产品销售以及各类专业公司等；公司业务分布广，公司与全球60多个国家有业务往来，全国32省市均有业务分布；公司管理层级多、人员多，全集团共有200多家分（子）公司，90多万员工，2万多财务人员。近年来，公司国际化步伐加快，业务转型扩张加速，财务分散管理模式的弊端凸显，财务管理已不能适应公司快速发展的步伐，亟需通过管理创新进一步挖掘自身潜力，发挥整体优势，支撑公司发展战略。

（一）财务共享服务模式存在的主要问题及表现

人员分工及业务处理方式未能充分发挥生产效率。一是贯穿全过程的会计核算方式降低了业务处理效率。共享服务中心的工作人员在进行账务处理时，首先要审核发票效力、判断发票类型、记录发票金额，然后判断合同履行是否符合合同规定、履行信息填列是否准确，最后核对发票金额与合同履行结算报告单本次结算金额是否一致。大量的关注点不仅需要工作人员具备强烈的责任心和谨慎性，更需要具备较高的业务素质；对于标准化的业务也耗费了操作人员大量时间，影响了工作效率。二是大量辅助核算信息的维护，增加了业务处理的复杂程度。基于企业管理的内在需要，同类业务在不同公司之间、同一公司的不同业务之间处理存在大量个性化需求，共享服务中心的工作人员在保证核算科目与入账金额正确的同时，还需要维护大量辅助核算信息。

业务处理标准与核算规范有待进一步统一。由于不同分（子）公司的核算规范和业务处理要求不一致，共享服务中心的工作人员需要对不同企业进行区别核算，不仅影响了共享服务效率，还影响了业务处理的准确性和规范性。

人为差错影响核算准确性。人为差错是指由于记账人员本人的原因所造成的账务处理差错，如工作疏忽、责任心不强、会计法规不熟练等。

（二）建设“会计工厂”理念提出的意义

为财务战略目标提供支持与保障。“会计工厂”模式的研究，有助于从另一个角度重新认识财务核算，建立标准化操作流程，为企业决策和管理提供标准化的、科学的、可对比的依据，提高企业对激烈市场竞争的反应能力和适应能力。实现不同分（子）公司、不同周期的成本管理对比，全面提高企业经济效益，保障战略目标的实现。

有利于完善财务管理机制。“会计工厂”引入标准化核算模式，建立以标准化为基础、以实现战略为目标的管理体系，在明晰各分（子）公司业务流程的基础上，对企业业务进行正确客观的财务反映。这有利于企业建立客观公正的激励与约束相结合的财务管理机制，有利于促进生产流程的改进、作业质量和效率的提高，有利于促进企业内部环境的不断改善和经营机制的完善。

为财务共享服务全面推广奠定基础。随着企业不断的上线，业务处理的效率瓶颈日益凸显，而凭证模板化处理模式能够高效准确的进行账务处理，降低账务处理差错率，提升管理效益，保证资源的合理有效利用和管理决策的科学可靠性。

“会计工厂”模式构建

（一）“会计工厂”的内涵

“会计工厂”是在财务核算流程标准化和信息化的基础上，将标准化的会计核算内容按照规则拆分为数个自然语言描述的信息归集单元，通过信息转换机制将一般自然语言转化为会计语言的信息系统。具体来说，就是将一项会计核算服务拆解为凭证日期收集、摘要填写、发票信息收集、金额填写、数据校验、信息审核、凭证生成等无数个细小动作，每一项细小动作都能够清晰地被标准化，实现会计核算的标准化、智能化、集成化，形成“工厂化”的流水线作业模式制作会计凭证。

（二）会计工厂体系构建

纵向上，“会计工厂”体系由不同“标准化模板”构成，每一个标准化模板对应一类会计业务，标准化模板作为会计工厂的凭证生产流水线，依据会计准则按照一定转换逻辑将经济语言翻译为统一、标准的会计语言，生成会计记账凭证。

横向上，系统流程设计上，“会计工厂”模式打破目前一笔会计业务由单人处理的现状，将一项会计核算业务拆解为数个细小动作，在标准化的基础上将业务处理过程划分为“业务分类”、“信息收集”、“预制审核”三个流程处理节点。其中，“业务分类”流程是判断业务核算性质，确定凭证标准化模板；“信息收集”流程是进行基础经济信息采集；“预制审核”流程是对模拟记账凭证进行审核。在全部三个处理流程中，“业务分类”、“预制审核”两个流程对人员业务素质要求较高，由具备较高业务素质的专业会计人员处理；“信息收集”流程对人员业务素质要求较低，不具有会计专业背景的人员也能够胜任，同时还保证了业务处理质量，从根本上解决了日益增长的业务量和业务处理效率瓶颈之间的矛盾。

第一，制定“标准化模板”，实现核算标准化。其一，会计准则是保障核算质量的根本。在“会计工厂”模式下，通过制定标准化模板，将会计准则嵌入标准化模板中，通过规范的业务流程、系统流程，生成统一会计记账凭证，保证核算质量。其二，业务梳理是保障模板质量的前提。共享中心各运营部骨干用户对全部应收、应付、成本、资金、资产、总账业务进行梳理，以提高业务操作规范化程度、自动化程度，减少人为主观判断，以改进和提高劳动生产率和工作效率为原则，筛选出重复性高、业务量大、标准化程度高的业务，确定可适用会计工厂化操作的凭证标准化业务，约占全部手工凭证量的70%以上。其三，做好模板审核校验，把好模板出口关。各类模板制定后，经共享中心专家组审核，由总部有关部门、会计师事务所审定后执行，确保股份公司内部核算的标准、规范、统一，为出具高质量的财务报告提供保障。

第二，业务流程发挥系统优势，实现智能化。其一，将凭证记账工作流程固化到系统中，实现流水线工作方式。按照“会计工厂”业务处理模式，将凭证记账处理过程划分为“业务分类”、“信息收集”、“预制审核”三个处理流程，并将三个业务处理流程固化到系统中，通过工作流引擎实现工作流程的自动驱动，一项工作流程处理完后，系统自动触发下一工作流程，并以“待办清单”的方式展示在下一流程处理界面，使业务相关环节和相关人协同工作，实现工作的流程化、专业化、智能化处理方式；同时系统对每一工作流程的操作设置不同权限级别，分别由不同岗位人员处理，实现工作的专业化分工。其二，引入新手段、新技术，提高系统处理效率。一是在系统中引入影像识别（OCR）技术，实现增值税发票信息自动采集；二是与中石化合同管理系统（CMIS）进行集成，实现合同信息的自动采集，优化提升了处理效率。其三，与财务共享服务自助平台（以下简称FSS）相集成，方便企业实时了解核算进度。将FSS系统与“会计工厂”记账系统相集成，把凭证记账过程转化为清晰的、方便查询的进度信息，并按照要求实时呈现在企业面前，方便企业查询核算进度，满足管理需求。

第三，制定基础信息集成规则，支撑自动生成凭证，实现集成化。其一，对生成记账凭证的信息进行梳理，为实现经济信息向会计信息转换提供数据基础。为实现“会计工厂”记账流程，将合同、发票、申请单、辅助核算资料中的一般语言信息（金额、税额、供应商、质保金等）转化为会计语言信息，对生成会计记账凭证的借方、贷方全部字段信息进行收集分析，按照信息来源共分为三类，其中：第一类来源于系统的基本信息，包括凭证日期、记账日期、凭证类型信息、记账本位币等；第二类来源于FSS系统中企业申请单、附件清单中的辅助核算信息，包括附件张数、WBS元素号、网络作业号、订单信息、成本中心等信息；第三类来源于发票、合同的经济信息，包括发票金额、发票号、税额、税率、保证金等信息。其二，按照生成记账凭证的信息来源，在系统中定制不同集成逻辑。第一类基本信息通过系统自动生成和模板中定制固定字符的方式进行集成。其中包括：日期信息根据PC服务器日期自动生成；凭证类型、记账本位币等信息直接定制在系统中。第二类辅助核算信息通过系统自动采集和手工录入的方式进行集成。其中包括：附件张数、单项WBS元素号、单项订单等信息通过从FSS系统中企业申请单自动采集；成本中心、网络作业号等通过手工录入方式进行集成。第三类经济信息通过OCR发票影像识别、CMIS系统采集和手工录入的方式进行集成。其中包括：增值税发票信息（包括供应商、金额、税额、发票号等7项内容）通过OCR影像识别技术自动识别提取发票内容进行集成；合同信息（包括供应商信息、合同履行金额、审批记录、付款申请金额和质保金金额等），通过与CMIS系统接口进行自动采集；其它普通发票信息、代扣税信息等通过手工录入方式集成。其三，根据经济业务核算特点，在系统中定制不同基础信息录入界面。通过对形成记账凭证的基础信息中手工采集部分进行梳理，按照来源在系统中定制不同信息录入界面，包括“基本信息收集界面”、“发票信息收集界面”、“工程结算审查表信息收集界面”、“代扣税信息收集界面”、“CO分配规则录入界面”等，分别由不同岗位人员进行信息手工采集。同时，在信息收集界面中，根据信息采集特点，定制了自动记忆、快速复制粘贴、数据模板批量上载、合计金额（税额）的自动计算等功能，提高手工信息采集效率。其四，定制信息转换逻辑，将经济信息转换为记账信息，实现凭证自动集成。应收、应付、资金、资产、成本等不同类型经济业务记账在系统中是通过不同事物代码实现的，按照实际业务记账方式，针对每一个凭证模板在系统中定制不同事物代码接口和凭证类型，确定信息传输接口；同时，将系统收集到的基础信息与形成记账凭证的字段信息进行逐一对应，定制系统的信息转换逻辑，完成经济信息向凭证信息的转换，实现凭证自动集成。

表1 <外委修理>基本信息收集界面

表2 <外委修理>发票信息收集界面

表3 <外委修理>合同履行信息收集界面

第四，定义严谨校验规则，保障核算信息质量。根据不同业务的实际情况，在系统中定义不同界面校验规则，对各类数据信息分别进行隶属校验、界面校验和整体校验，保证核算信息质量。其一，隶属校验。包括成本中心隶属申请利润中心校验、WBS元素隶属申请利润中心校验、网络作业号隶属WBS元素、对使用单位隶属成本中心校验等。其二，界面校验。包括字段必输项校验、字段长度校验、汉字/数字/字母等标准化字符校验、金额、税率、税额间的校验、摘要自动形成和长度校验等。其三，整体校验。包括合同履行金额、发票金额、本次付款金额、税率、税额、质保金额间相互校验等。

（三）“会计工厂”处理流程

本文以“外委修理费”业务为例，对财务共享模式下“会计工厂”业务处理流程进行介绍：

企业业务人员在FSS平台提交业务申请，并将业务申请单、发票、合同、辅助核算资料等附件寄送到共享中心凭证档案运营部，凭证档案运营部人员对原始资料进行扫描、质检等操作，并将该笔业务派工到应付核算运营部。

“业务分类”处理流程。应付运营部会计人员根据影像资料审核业务的发票、合同等附件内容是否符合要求，辅助核算信息是否提交完整、准确，完成业务单据的初审；同时，会计人员根据发票、合同等经济内容判断业务核算分类，将该笔业务分派到“外委修理费”凭证标准化模板。

“信息收集”处理流程。系统根据前端分派结果自动调用“外委修理费”凭证标准化模板，生成基本信息、发票信息、合同信息收集界面，由基础数据采集人员根据影像资料完成数据录入工作。其中包括：基本信息收集，按照申请单附件内容录入“费用项目”、“成本中心”、“WBS元素”、“订单”、“金额”、“附件数量”等信息，如表1所示；发票信息收集，增值税发票信息由影像识别（OCR）系统进行自动识别，自动提取发票信息（供应商、金额、税额等7项内容），人工审核结果无误后确认完成发票信息收集，如表2所示；合同信息收集，通过与CMIS系统接口，按照申请中的合同序号或合同编号在CMIS系统中自动获取相关供应商信息、合同履行金额、审批记录、付款申请金额和质保金金额等核算信息，如表3所示。

“预制审核”处理流程。系统根据后台配置分配转换规则，自动将基础信息转换为会计信息，生成预制会计凭证；同时，系统根据配置的校验逻辑对业务基础信息进行校验，生成校验结果；凭证审核人员在确认系统校验结果无误后，对照影像资料审核预制凭证，审核凭证的记账科目、成本中心、金额、税额、供应商、质保金等信息是否正确，审核通过后进行确认，系统自动通过接口写入ERP（或AIC）系统生成正式记账凭证，并将记账凭证号回写至FSO系统中对应的服务请求，结束该笔业务。

“会计工厂”的优势

财务共享实施后，我们在试运行阶段对全部业务流程进行再改造，建立了标准化、规范化会计产品的输出工厂，与传统的财务信息系统相比，会计工厂的优势有以下几点：

（一）提高了核算准确性，降低核算风险

会计工厂模式下，不同企业的辅助核算差异配置在凭证模板中，核算人员不再需要考虑企业个性化核算需求，仅需按照流程节点进行标准化操作，即可完成不同企业、不同类型凭证制作，保障了核算的准确性。凭证模板设计时还充分考虑了流程规范、岗位设置、制度制定方面内部控制的要求，依托系统固化了财务管理和风险控制的要求，从源头上加强了系统的严谨性、安全性和合规性，使会计核算风险得到有效降低，为决策者提供的财务数据质量更高。

（二）灵活模板配置，满足不同企业核算需求

会计工厂模式下，在标准的会计模板中定制了灵活、可变的客制化字段信息，可以根据不同企业核算要求、核算特点设定不同会计模板内容，满足不同企业区域化、个性化核算需求。

（三）规范统一会计核算流程，为公司统一财务核算标准的贯彻执行提供保证

会计工厂模式下，所有经济业务都将严格按照核算的标准流程进行业务处理，将统一的会计制度、核算方法和标准编码贯穿到系统中去，标准化的过程能够使各分公司和子公司将各具差异的业务用统一的标准处理，为公司统一财务核算标准的贯彻执行提供保证。

（四）降低运营成本，提高工作效率

会计工厂模式下，财务共享中心对业务流程和规则进行了标准化管理，从而优化消除了多余的协调以及重复的、非增值的作业，同时专业化分工的实现最终将使从事该项工作的员工技能要求降低，从而能够将高素质财务人员置换为更低成本的人员，以达到降低财务共享成本的目的。另外，将分散的会计业务集中在“会计工厂”处理，把复杂的工作变得更简单、更标准，更明细，有利于会计工作质量和效率的提高。

研究方向

（一）构建风险控制点，加强风险管理

系统风险点控制。一是源头上加强系统访问权限控制，通过用户权限管理，来确定各企业用户可以使用的功能权限，记录用户操作的日志，以备跟踪；建立数据备份策略，当数据库出问题时，保证企业管理信息数据尽可能得以恢复。二是加强系统运行安全控制，安装入侵侦测设备，随时检测企业网络中的数据，检查是否是攻击的数据包，然后报警或停止对方的访问请求，从而保护系统不受攻击；同时通过安全扫描软件，定时对企业信息管理系统进行扫描，及时发现系统安全漏洞。

业务风险点控制。一是在系统中增加自动校验逻辑，对供应商、发票金额、税额、税率等信息建立多维度的校验逻辑，确保录入信息准确性。二是在系统中增加人工审核节点，对会计模板的准确性、会计产品的正确性进行审核，确保系统安全运行。

（二）丰富会计产品内容，提供多样化服务

一是根据企业管理需求定制个性化的会计模板，丰富会计核算内容。二是在系统内建立多种类型的经济活动分析模板，比较业务收入与各种费用之间的收支差额，绘制数据曲线，分析问题，查明原因。三是拓宽分析角度，统计包括物料管理、价格趋势等多元化信息，做好生产经营预算、分析、风险管控等价值管理工作。

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2.庄莹.发展我国财务共享服务的若干思考［J］.财会月刊，2011（3）

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▲中石化招标课题“石油工程公司科研项目经济效益评价研究”（批准号：SG14-13K）

◆F830

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