论并存时期高校行政办公室的档案管理

摘 要 本文首先分析并存期间高校行政办公室档案在管理过程中的相关模式，并且研究档案管理过程中的相关流程，进一步提出以下内容进行分析。

关键词 高校行政 档案管理 分析

中图分类号：G647 文献标识码：A

0引言

随着信息社会的到来，现阶段技术力量方面以及设备在配置中等相关一系列问题没有得到共同发展，因此怎样将高校行政办公室档案管理工作进行做好，让档案开始进行现代化过渡，在一定程度上已经成为目前高校行政办公室档案管理过程中相关档案工作人员所面临的重要课题。

1并存时期高校行政办公室档案管理过程中的模式分析

目前，对于高校行政而言，在对其办公室进行管时所使用的技术背景下，不管是纸质档案，还是电子档案，它们都在一定程度上结合自身存在的相关特点以及功能在不同的档案领域进行并存，只是部分部门所侧重档案管理存在不同。

高校行政办公室档案在进行信息输送时和对其进行利用的过程中，存在的特点主要表现在以下方面：具有高效性；存在快捷性特点；具有一定的直观性等。它们自身所存在的特点是纸质档案不可相比的，因此，对于高校行政办公室档案在管理过程中的现代化，对高校行政办公室档案信息资源实现科学合理的利用，加强在工作过程中的效率，对电子档案进行大力发展，不断推进在档案管理过程中进行计算机信息技术管理，这是比较必要的。“无纸化”实现的过程是一个比较缓慢的过程，因此在这个阶段中，电子文件以及纸质档案在管理的过程中出现并存不属于消极被动的，它们之间是相互学习以及借鉴为互补条件。在这两者之间的相互作用以及相互影响下，各自都在进行相应的改造以及同化，甚至进行调整定位过程。

对于高校行政办公室纸质档案属于档案原件的一种，自身具有电子文件不能替代的法律凭证，在对纸质文件实施管理时，在纸质文件进行规定的前提下，还要对自身进行科学整理，这样做的目的利于和电子文件相呼应，方便利用以及档案管理。结合现阶段高校行政办公室档案在管理过程中的工作现状，纸质档案以及电子文件之间存在不同的属性以及特点，所以两者之间是相互兼容的，在高校行政办公室档案工作管理的过程中这种协调发展的现象会持续较长一段时期。

2并存时期高校行政办公室档案管理过程中的流程分析

对于文件管理流程在一顶程度上指的是整个文件生命周期中相关联系的文件管理活动，高校行政办公室文件不仅包括外部来的电子文件，同时进一步包括内部文件电子文件以及外部纸质档案等。高校行政办公室在管理过程中的对象包括纸质档案的同时，也包括电子文件，所以对于现阶段文件在管理过程中的流程和以往较为传统的档案管理流程存在一定区别。现代文件在管理过程中的相关流程不仅对电子文件实现管理，同时还要有效的管理纸质档案，这样才能让它们之间进行统一管理，现代文件在管理过程中的流程需要对“统一”这一特点进行有效的突出，所以，电力文件以及纸质档案在管理时要统一管理以及同步归档，只有这样才能让其得到同步的利用。

2.1同步归档分析

对以往进行定时归档的方法进行改变，进一步把制发的或者是没有通过文件处理的相关纸质文件核对较为完整后要在第一时间内进行归档；当电子文件对归档的相关要求进行符合后，应该在一定程度上将其保存到相应的计算机硬盘中，并且对档案进行有效地标志。

2.2同步鉴定分析

对于电子文件而言，在对其进行鉴定的过程中较为理想的状况的就是由计算机进行自主鉴定，也就是所谓的电子文件管理系统在进行设计调查的过程中，将保管期限进行指定的同时还要将管理系统进行充分纳入，如果文件一旦形成，系统就会按照以往预定的保管期限自动进行提醒，或者对保管过程中的期限进行判断，并且鉴定纸质档案工作的过程中大可不必向传统鉴定工作进行集中，而是及时对高校行政办公室档案进行及时鉴定，这样做的目的利于及时归档。

2.3同步整理分析

纸质文件以及电子文件在进行使用的过程中，其整理手段就是“合二为一”。它们之间不仅具有着相同的档号，同时也有着一样的著录信息，因此在对纸质档案进行整理的过程中，归档电子文件在一定程度上也意味着整理完毕。

2.4同步著录分析

电子文件主要是在单位档案处理系统过程中形成，并且结合相关规定进一步自动形成著录信息，可以在纸质档案的著录中进行直接的应用，它在一定程度上属于同步整理的基础。

2.5同步利用分析

在查阅文件的过程中，利用者可以结合相关的著录信息，对纸质以及电子这两种类型不同的统一文件进行检索，大多数情况下，都会把可以公开的电子文件在网络服务器中的数据库上进行保留，这样做的目的可以在网上直接利用。同时，可以对软盘进行复制以便提供利用。在对纸质档案需要的过程中，可以结合同样的一件号对纸质档案进行提供，这样不仅对文件在使用过程中的效率进行提高，同时还能对降低对纸质档案的损坏程度。

3总结

通过上述分析可知，由于现阶段电子政务以及商务建设的不断开展，高校行政办公室的档案管理是现阶段研究的重点问题之一，由于现阶段高校行政办公室档案管理这种状态下自然形成一种电子文件以及纸质文件并存，并且之间优势互补，只有这样才能在一定程度上提高档案在管理过程中的效果。

作者简介：李银娟（1984.12-）女，河南省新郑人，研究生，中原工学院、办公室主任，研究方向：近现代关系史。

参考文献

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