科研经费的公共费用自动分摊算法与实践探讨

王薇

摘要：科研经费管理中，全成本核算的管理思想越来越得到政策支持和科研单位的重视。间接费用在科研经费中的比重越来越大，间接费用许多是公共费用支出。如何将公共间接费用合理和快捷分摊到各科研课题中，成为科研经费管理的难点。本文提出了公共费用的自动分摊算法，可以快速和合规地将公共费用分摊到科研课题中，大大提高了科研项目预算管理和决算管理的效率，加强了科研经费管理的精细化。

关键词：科研经费；全成本管理；公共费用；自动分摊

一、问题的背景

随着我国科技体制改革的不断深入，为适应科研活动规律的需要，落实经费管理科学化、精细化管理要求，建立课题间接成本补偿机制，科技部和财政部改革了科研经费管理办法，将课题经费分为直接费用和间接费用。

间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要包括课题承担单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及绩效奖励支出等，这些费用支出主要是以公共费用发生，然后分摊到项目经费预算中。公共费用既包括直接费用可以列支的费用，如动力费用（水电气等），也包括间接费用的支出，如车辆使用费、管理费、会议室使用费、房屋租赁费等，现有仪器设备的使用费等。公共费用如何核算，取决于费用支出性质和发生的频度。许多公共费用是小额、频繁发生的日常费用，如现有设备的共享或租用、车辆使用费、会议室使用费等，如果每次费用发生都要进行课题核算，则工作量巨大，也没有必要。因此，定期结算就是一种现实的解决方式，而每月的结算就是多个课题组来分摊一笔支出，这就是公共费用的分摊问题。

公共费用分摊是全成本管理的重要内容。由于其费用种类比较多，小额度，频度高，因此分解的合理性和效率就成为难题。

二、公共费用分摊算法研究

公共费用分摊基本上是根据各课题的相关预算科目的余额，按照分摊比率对公共费用支出额进行分摊。分摊比率可以根据费用的计量来进行分摊，按照人员数量（严格来讲是工作量），或者是个人的使用记录来进行分摊，也就是有三种主要的分摊法：计量分摊法，使用记录分摊法，人员平均分摊法。

（一）计量分摊法

计量分摊法主要针对消耗可以计量的公共费用支出，如水、电、气的消耗，这些费用支出可以按照计量表数据进行分摊。

由于计量数据无法直接核算到课题，一般是实验室或者部门的公共计量，如每个实验室安装电表、水表和气表等。但往往一个实验室或者研究中心承担多项科研课题，而经费是按照课题来分配的，这就存在二次分摊的问题。

假设m个实验室的计量数据为Mi （i=1..m），为简化问题，假设这种计量数据已经按照计量单位和单价转化为了费用支出金额；第i个实验室参加的课题为Pij （j=1..n）；设课题Pij相关费用支出科目的预算余额为Bij （j=1..n），则课题Pij的预算科目支出分摊金额Sij为：

这种分摊算法是按照预算余额平均分配的算法，是以计量表为依据。适合于按照部门为计量单位的水电气等公共费用的分摊核算。

Sij计算完成后，则需要按照全部m个计量数据进行循环计算，直至所有的计量费用分摊完毕。

（二）使用记录分摊法

使用记录分摊法按照科研人员个人对公共设施或服务的使用记录进行分摊，比如车辆使用费、会议室使用费、快递服务费等。如果使用前的费用申请中，每次都能选择项目，费用就可以直接分配到课题支出，但这会增加管理难度和管理复杂度，因每次使用所消耗的费用是非常小额的，在实际操作过程中很难做到这个程度，而且也没有必要。这样，就会造成这种公共费用的支出，也只能计量到科研人员个人使用记录中，然后再每月集中分摊。

假设某项公共费用的使用记录为R=（[Hi， Ei] | i =1..m），其中Hi为科研人员的名单，Ei为使用的计量记录，为简化问题，假设这种计量记录已经按照计量单位和单价转化为了费用支出金额，并已经按照人员合并。某课题Pj的参与人员集合为Tj=（[Hk]，k=1..n），课题Pj相关费用支出科目的预算余额为Bj，则科研人员i在课题Pj的分摊金额Sij为：

针对课题Pj的全部分摊金额Sj为按照所有人进行循环运算，直至R记录全部运算完，即可获得全部课题的费用分摊预算执行数。

（三）人员平均分摊法

还有一类公共费用，如房租和办公室服务费用的分摊，没有计量表，也无法进行使用记录进行分摊，一般就是按照人员数目进行分摊，直接将费用按照人员数量进行算术平均分摊即可，费用额度相对比较固定，由于算法简单，就不一一列举。

三、公共费用分摊实践探索

完整解决公共费用以及其他间接费用在科研经费中的补偿和核算，除了分摊算法以外，需要建立配套的管理体系，并通过信息化系统来完成。

（一）公共费用与间接费用管理体系包括计量规则和内部定价机制。科学事业单位需要根据各自情况，首先必须明确哪些公共费用与间接费用需要分攤到科研课题的预算中。

（二）对于不同的费用类别，需要制定相应的管理规程，包括设置相应的计量表（如水电气等），或者对每次使用进行申请和记录（如用车、会议室和公共仪器设备的使用等）。

（三）按照公允原则，确定各项公共费用的使用单价，进行内部定价。定价要符合市场原则，如果是代收代扣的费用项，如水电气等，原则上按照服务和产品提供部门的公开价格，如电力价格、自来水价格等按照当地公用事业部门的标准价格核定内部定价。

（四）为提高运行效率，按照使用记录进行分摊的公共费用项目，必须在信息系统中设计使用记录的申请和确定的功能模块。如公共仪器设备共享使用，科研人员使用前需要预约机时，仪器设备管理部门和人员可以进行排期和记录使用的时间，这样就可以自动生成计量数据和使用记录数据，提高原始数据采集效率，成为公共费用分摊的重要需求。再按照使用记录结合内部定价，就可以将仪器设备的使用成本进行费用分摊。会议室的使用、车辆使用等类型的公共费用采用类似办法。

信息系统通过管理流程，采集的数据源为：

DS=[科研人员，发生日期，使用时间，单价，费用]；

（五）根据公共费用的类型，选择合适的分摊算法，通过计算机信息化系统进行费用分摊。

（六）在实际应用过程中，公共费用的自动分摊出现的一个问题就是由于自动分摊基本上是按照计量数与使用记录进行分摊，通过算术平均比例自动计算，容易造成某项项目的分摊金额碎片化，解决这个问题的方法是引入最少分摊金额参数。假设最少分摊金额参数为1000元，则低于1000元预算余额的课题，则优先一次性分摊完成，则此课题不再参与后续的递归计算。剩余的课题，再按照余额比例进行分摊。

四、总结

通过方便灵活的公共费用自动分摊算法，利用计算机信息系统完成自动化的分摊计算与预算管理，既保证了公共费用管理的合规性，提高了科研经费管理的成本核算的精细化，实现了科研项目的全成本管控。

同时公共费用的自动分摊算法，大大提高了财务管理的效率，为落实科研体制和推动科研经费管理的改革，都有非常重要的现实意义。

参考文献：

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（作者单位：中国科学院深圳先进技术研究院）