大型煤化工项目的档案信息化管理浅析

文/陈利峰　中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司　北京　100011

大型煤化工项目的档案信息化管理浅析

文/陈利峰中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司北京100011

随着煤化工项目的不断建设成功，相应的档案的移交也在进行，并且国家对于数字档案馆这一目标的提出，使得档案信息化就逐步成为每一个煤化工档案人员要面临的问题，基于这个问题本文展开讨论，并根据日常工作的点滴感受与大家交流。

档案信息化；煤化工；电子档案管理系统

随着煤化工项目的不断建设成功，相应的档案的移交也在进行，并且国家对于数字档案馆这一目标的提出，使得档案信息化就逐步成为每一个煤化工档案人员要面临的问题。但是煤化工行业有自己的特点：涉及专业的广泛性、综合性，承包形式的多样性。种种问题摆在我们的面前。并且数字档案馆强调的整体性，在这种情况怎么去实现，成为一个亟待解决的问题。承包形式的多样性在要做到文档一体化的时候怎么解决，也需要我们去思考。

1、档案信息化的定义和内涵

定义：所谓档案信息化，就是在企业领导及档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

内涵：档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享。

2、档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受到各种侵害，且因无备份，而又为每年不得不为有的文档损失担忧，从而每年产生大量投入文档的保管及维护经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。但是在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。以上问题在工程公司中得到最大化的体现，如何最快的将可利用文件及数据传达到需要的人手里成为一个亟待解决的问题。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件及档案利用的快速途径。由此可见，信息化是档案工作的必然选择 。并且档案信息化正逐渐成为档案工作的重要工作内容一部分。

由此可见，实现档案信息化是大势所趋。并且在一些成熟的工程公司重视并开展此项工作已经很久，并形成自己较为独立的管理体系。随着公司项目的逐步增多，对于信息共享的要求也将会越来越高。随之而来档案信息化也就成为公司需要重视的一项工作。并且此项工作作为《全国档案事业发展“十五”计划》的战略重点之一，也被明确了相关的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

3、档案信息化实施方法

3.1加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室中计算机的运行速度及稳定性，保证数据库的稳定运行，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.2从档案信息资源建设上来讲主要需要做到以下几点：

（1）档案信息的电子化

所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其中包括对档案本身的电子化（即对现有档案转换或扫描为电子版）和档案自身信息的电子化。

（2）加强档案目录数据库建设

我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。

3.3煤化工档案信息化

综合以上情况，煤化工公司根据自身情况将原有C/S（客户端/服务器）结构的电子档案馆管理系统升级为B/S（浏览器/服务器）结构的电子档案管理系统，大大增强了档案利用的快捷性及高效性。并在原有系统的基础上对部分模块进行加工，使之更符合现今工作要求。并使系统最终具备了下列特征：

4、采纳前端控制和全程管理理念，实现档案在线实时归档

通过前端控制的方式对归档文件在形成之初，进行控制和管理，系统通过对用户归档业务流程的定制，控制各业务部门的归档范围、统一整理规则、控制管理移交接收过程、明确归档责任，使得各业务部门在文件的产生之前即可明确需要归档的内容和责任，真正实现同步建档、随办随归、前端控制，工程项目可通过分类表和归档模板实现多个参建单位的收集整理流程控制，并可在离线状态下实现控制管理。系统针对不同档案类型支持分散整理和集中整理两种模式，支持通过部门移交和跨全宗（单位）的移交，实现数据审核和实体移交归档管理。

5、实现公司档案信息资源集成管理

通过电子文件归档技术规范实现与公司其它应用系统标准数据采集接口，实现系统无缝链接，实现文档一体化管理。系统不仅可以管理神华煤制油传统的文书、科技、工程、设备、产品、科研、会计、合同、员工、实物、照片、音像等各类档案类型，而且可以管理各单位所需要的各种文件、资料和数据，可以将档案管理内容根据需要进行扩展。

系统满足板块公司多全宗、二级管理、大集中方式的档案信息管理要求，既适应“大集中”的模式，又能适应“区域中心适度集中或分布”模式，从系统架构到应用软件都可随时从“区域中心适度集中或分布”模式过渡到“大集中”的模式，实现上下级业务管理、数据贯通，满足大型集团单位档案集中统一管理需求。

6、提供面向集团公司的知识服务，促进学习型企业创新管理。

系统可将经验和知识嵌入或固化于系统中，使得系统通过积累知识，系统内置全文检索技术，可自动对电子文件识别建立全文检索索引库，也可集成其它成熟智能搜索系统，充分运用其智能化功能实现信息资源构造的知识化（如分类、聚类、自动摘要等技术），以及在应用系统设计中充分考虑从信息资源的关联性、知识性以及查询利用的角度去构造信息资源，不是事后从一堆无序资料中分析出知识。系统可通过自动的动态编研库以及静态编研库实现对档案信息的编研工作，并可定制网站的栏目，随时发布编研成果和开放档案数据。

7、遵从相关标准，保障电子文件长期永久保存。

系统为板块公司下设所有子公司解决了电子文件永久、安全的存储问题，使得各单位业务系统中或日常工作中产生的具有价值的电子文件和纸介质文件有了通过数字方式长期安全存储的归宿。

（1）系统在档案元数据上遵循OAIS参考模型和欧盟MoReq关于文件元数据的通用要求，使得系统管理的电子文件元数据信息在符合神华煤制油需求的前提下做到完整、规范；

（2）通过技术手段实现了各类电子文件格式转换为国际标准的、适合档案存储规范化格式进行存储，解决了公司数字档案信息长期保存、利用、交换和安全控制等一系列问题；

（3）通过内置国家标准代码表和强大的业务定制功能使得系统符合国家标准规范、煤化工行业规范和公司档案管理的业务规范；

（4）系统通过先进、成熟的技术手段保障档案数据存储的安全、可靠，不仅支持对非结构化数据以及各类归档文件形式（如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等）的管理，而且在提供电子文件属性元数据管理的同时对电子文件本身采用了最合理的管理方式：使得归档的电子文件可自动形成规范浏览格式（PDF）、原始格式（用于下载利用）和缩略图三种方式存储，并可通过系统控制对不同类别电子文件的访问权限（正文、附件、发文稿/收文单、底稿），可实现流媒体文件的在线播放。

8、切实保障电子档案安全存储

系统在符合国家安全标准基础上，借鉴和采纳国际公认的法规，从系统架构、管理和应用三个方面实现档案管理系统的安全先进。

（1）系统通过简单方便的权限管理可实现对档案目录、正文、附件、流转记录、办文单、底稿的浏览、下载、打印的控制；

（2）系统对登录、定制操作、业务功能操作和数据操作使用都有详细的日志记录；

（3）系统对档案数据的展示做了非常好的约束，各归档部门、项目参建单位及档案管理员看到的数据都是不同的，看到的目录树、分类表都做了约束，使得归档责任明确、数据一目了然，各部门、各单位、个人根据权限和职责只能看到所需的数据；

（4）规范、开放的结构使得系统可以与经过国家认证的加密系统、IRM数字版权管理系统、各类数字签名、水印和电子印章技术以及用户已有的认证系统进行集成，达到对用户身份认证、电子文件存储、传输、浏览和使用安全的控制。

9、根据公司自身情况重新打造，具有化工和能源档案管理特色

此系统最初采用基础平台的设计思想实现，针对公司的业务进行了相关业务定制，使得公司的业务管理规范与系统低耦合。

此系统目前集成了：全文检索技术、OCR技术、电子文件转换处理技术、WEB报表技术、双层PDF技术、流媒体技术、图形图像处理技术等多种先进成熟的技术；并且其现有的开放型架构可在将来根据公司业务需要与各类内容管理平台、智能搜索系统、IRM数字版权系统、数字印章和水印系统、数据加密技术进行替换和集成，可以与条码系统、库房智能文件柜系统进行集成以方便实体管理。

此系统相关配套的工程档案离线录入软件、电子文件批量挂接、光盘导出、标准数据转换、分类表和模板编辑器、报表目录编辑器、电子文件图像处理软件等工具使得系统的维护及使用更加方便快捷，并适应了各种实际应用环境。

具体系统模块图，如下图所示：

在原有系统的基础上，为使系统更好的为档案工作服务及为将来数字档案馆打下较为坚实的基础，所以在系统定制时增加了一个新的功能模块——部门文件库。

部门文件库的最初目的：

文件是档案的源头，而文件的收集是档案整理的最初始阶段，如果初始阶段工作没有做好的话，后面的一切又从何谈起。为了从一开始做好此项工作，特设立部门文件库。

同时工程公司中人员流动及信息流动的频率比较高，往往在人员流动的过程会造成个人手中资料的流失，但是当员工根据相关规定将个人手中资料及时的录入到系统中部门文件库，使文件（信息）的共享性达到最大化，并且将使对公司的信息得到最大化的保存。

对于要进行归档的文件，在部门文件库中可以直接进行操作，大大减少了文件到档案之间的转换时间，真正做到文件归档的及时性。同时已归档的文件仍能在部门文件库中的全部卡片或已归档卡片中看到，减少了相关的检索时间，大大提高了利用效率。

部门文件库的设立增强了信息的流动性，单纯的档案管理系统只能实现对业已归档的文件的查阅，增加部门文件库之后使查阅范围可无限扩大至整个公司所有具有利用价值的文件。增大了系统中信息的容量，更加有利服务于工程公司移动办公的工作形式。

部门文件库的增加使系统由原来单一的档案管理系统逐步转变文件档案一体化管理系统，实现了文件与档案之间的无缝转换。从而使文件在日常流转过程中就成为一种文件收集的过程。大大的提高了从文件到档案之间的转换效率。

为更好有效的使用系统，并且避免一些误操作，系统设置了三种用户角色：档案管理员、兼职档案管理员及普通用户。三种角色所面对界面的模块也不相同。这样作保证后台的数据的安全性。具体电子档案工作业务流程如下图所示：

结语：

综上所述，当档案实现信息化后随之而来就是档案信息安全的问题，档案信息使用安全一直属于档案信息安全的重要组成部分。国外很多专业机构也进行了相关研究。对于一些高科技的信息盗窃手段，我们只能是处于一种被动的防御状态。但是在档案信息使用安全方面可以通过一定的权限审批流程进行控制。基于以上情况，并考虑煤化工自身情况，在原系统的权限管理系统上进行调整，使之达到公司要求。

［1］郭树雄.大型煤化工EPC 建设项目档案管理技术浅析［A］.煤炭企业档案管理优秀论文集（2010）［C］.：2011：6.

［2］张兆孔，朱桂华.档案管理创新模式在煤化工建设项目的应用［J］.中国档案，2014，07：62-63.