论煤炭档案的编研和利用

吴秋金

【摘 要】煤炭档案编研和利用是煤炭档案管理工作的基本任务之一， 档案编研工作是广泛、系统提供利用档案信息的最有效形式，能全面衡量、考评档案管理工作的优劣及档案部门工作水平。与此同时，随着数字技术与网络技术的快速发展，传统的手工煤炭档案编研工作带来巨大挑战，但也带来了一系列的机遇。如果档案编研工作做不好，会造成档案信息大量闲置而未得到充分利用，形成资源浪费。因此，煤炭档案部门应高度重视煤炭档案的编研利用工作。

【关键词】煤炭档案 编研 利用

档案资源是一种基础性信息资源，具有权威的法律及参考作用。新时期，煤炭企业的日益发展，煤炭档案管理工作的外部条件与内在需求均在不断变化，做好档案的编研工作是管理好档案的关键，要尽可能开发出档案的信息资源并加以利用，保护档案原始价值[1]。因此，笔者就煤炭档案的编研与开发利用谈几点看法。

1 档案信息资源编研与利用的意义

（1）档案信息资源编研与利用是《中华人民共和国档案法》赋予档案工作者的神圣使命，具有权威的法律依据。科学、合理编研及有效利用档案是档案管理工作者的重要职责，工作人员需按照法律相关规定严格、严谨治档，在做好煤炭档案管理的同时，还需切实做好档案信息资源的利用工作。（2）做好煤炭档案的编研与利用能更好地发挥煤炭档案资源信息的作用及价值。煤炭档案记载了煤炭企业及相关单位丰富的信息，具有参考、凭证及借鉴作用。这就要求档案管理工作者结合现实需要，深度开发、研究档案信息资源，最大程度地满足企业利用档案的需求，更好地发挥档案的价值和作用[2]。（3）编研、利用档案信息资源能大幅提高档案利用率，以免造成资源闲置浪费。档案利用率是反映档案编研利用工作的重要标尺，档案信息利用率高，说明档案部门档案管理工作开展良好；反之则不然，说明档案编研及利用还有需完善的地方。通过科学、有效的形式进行煤炭档案的编研，为煤炭企业服务，扩大档案部门的社会影响，支持档案管理工作。

2 煤炭档案编研、利用的途径

（1）煤炭档案信息编研 档案信息的编研是对相关档案的深层次加工。当前，多数煤炭企业档案部门的档案信息资源编研工作尚处于从属、被动位置， 即使相关工作人员从事一些信息开发，多数也只是应付工作任务而进行的浅层次加工，档案的深层信息没有得到充分挖掘。“编”重于“研”是当下档案信息编研工作的通病，档案信息资源的价值远未得到充分体现[3]。（2）档案信息资源检索 档案信息资源编研、利用可以分为两个层次： 浅加工层次与深加工层次，而档案信息资源检索属于档案信息浅加工层次。煤炭企业档案资源涉及党群、行政、生产、经营、基建、科研等类别，以往沿用的索引目录检索效率低，易造成遗漏，应用极不方便。随着数字与网络技术的发展， 各种档案信息资源的存取技术，大容量数据库、新型文献载体及互联网技术的发展、应用，为档案信息资源的利用提供了最有利的条件与支持。档案管理工作者须抓住机遇，互相交流档案信息，扩大信息源，增加信息量，互相学习，取长补短。（3）完善档案管理人员的培训及继续教育 针对档案管理工作者的再学习、深造、培训，不断完善、更新原有知识，以保障档案事业活力，促进其蓬勃发展。加强档案专业知识继续教育、学习，掌握好专业知识才能使相关档案管理工作者开展优质服务，使档案信息成为相关利用者的中介与纽带，为利用者提供高质量的档案信息资源。（4）加强档案信息交流 因档案管理工作的具有服务性、支持性、滞后性、隐蔽性等特点。所以，档案管理工作者若宣传不力，很多人就易造成对档案与档案管理工作产生误解。档案部门应充分利用报刊、杂志、网络等媒介广泛宣传档案信息的作用，增强利用档案意识，促进档案信息的利用。在“依法治企”的前提要求下，煤炭行业档案管理工作者须严于律己，始终坚持求真务实的态度，积极主动做好档案的编研利用，探索开发档案信息资源新途径，使档案管理工作更好地为煤炭行业的发展服务。

3 煤炭档案的利用

（1）档案信息是历史记录最原始、最真实、最有说服力的显示， 其包含了大量的数据、图表、资料、文件等原始凭证。实际生产中，煤炭的开采、生产等受地域制约，须与其他单位与部门形成密切的关系网，而在这错综复杂的关系网中，纠纷、权益冲突等在所难免。由于煤炭档案的存在，可以为各用地单位进行的土地权属、采矿权调查及领证工作提供凭证与参考依据，如有关政府机关核准颁发的相关证件，如购地补偿协议、征地批文、图纸等系列权源证件，煤炭档案能真实、有效地展现，从而维护相关企业的合法权益。（2）煤炭档案信息资源是重要的技术资源和经济资源，现已经成为了煤炭企业生产力的重要构成部分，只有科学、合理地开发利用档案信息资源，将其转化为生产力，才能在煤炭企业发展中发挥出巨大的潜力。现代煤炭工业的建设、生产、科研、设计都离不开煤炭档案的支持，据实际工作要求，对原有煤炭档案进行再挖掘，捕捉有用信息，提高煤炭工程科研、设计质量，缩短工时，做到了早施工、早投产和早收益，创造了巨大的经济效益和社会效益。（3）因煤炭生产多处于地下作业，水害、瓦斯、尘害、火灾等灾害发生几率较大，给生产及工作人员人身安全造成严重威胁。煤炭档案可详细记载各类安全事故的发生原因、经过、后果以及采取的有效防治措施等，为煤炭企业生产提供有力依据、参考，以便于有关人员吸取经验、教训，制定合理、有效的预防措施，降低类似事故重复发生率，维护企业员工人身安全。（4）煤炭档案系统、全面、准确地记载煤炭工业发展历史及煤炭企业的发展现状。在国家科学发展观政策要求下，煤炭企业只有清晰认识、掌握企业发展历史与现状，才能科学、合理规划企业发展目标、生产、经营模式等，煤炭档案为企业今后发展规划以及可持续发展提出科学、有效的政策建议，真正起到正确指导煤炭工业发展的作用。

4 结语

煤炭档案是煤炭企业重要的无形资产，为企业创造财富提供支持，是进行煤炭生产、建设以及科研等活动最具有保存价值的历史记录。做好煤炭档案管理工作，是档案工作者应尽的义务，这就要求档案工作者不断提高档案管理水平与工作质量，以达到档案作用得到最大化发挥的作用。

参考文献：

[1] 宋彩琴.市场经济条件下煤炭档案的信息服务职能[J].煤，2002（05）.

[2] 尹丽君.煤炭档案的管理与提供利用[J].中国煤炭，2002（09）.

[3] 顾茗，沈渊飞.浅谈新型档案的编研工作[J].浙江档案，1994（08）.