浅析科研档案整理工作

常安

摘 要 本文就科研档案整理中的卷改件的问题进行了比较分析，阐述了卷改件对于科研档案不具有明显的应用效果，并且就卷内目录格式问题进行了探讨。

关键词 科研档案 卷改件 卷内目录 漫谈

中图分类号：G64 文献标识码：A

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的实施，是我国档案工作改革的一项重要举措，是档案管理进入了一个更新、更高境界的标志。笔者结合工作体验，就文书档案的整理问题进行了探讨，主要肯定了文书档案实行“卷改件”给整理工作带来的高效率。而对于科研档案的整理，由于它的特殊性和复杂性，档案界众说纷纭。本文就科研档案的有关整理问题进行初步的探讨。

（1）以件归档在文书档案方面有利实现档案的现代化管理，而在科研档案中对检索的效则会产生或多或少的制约。以件归档的现代化管理至少要建立在文件目录的电脑管理的基础上，每一条文件目录都要输入电脑中，这样检索每份文件就迅速。通常文书档案是一份份利用，案卷对文书档案来说不是一个必要的检索层次，而文件才是检索的必要层次，所以以件归档使得文书档案的利用显得非常便利。而在科研档案的检索利用中，课题是很重要的一个分类层次，案卷一般是以课题命名。案卷是科研档案检索的必要层次，增加了文件级就增加了一个检索层次，同时，科研材料的内容比较规范，同一类型的科研材料内容都是大同小异，主要有申报书、鉴定证书、总结报告、论文、查新报告、应用证明等等，而且不同阶段的材料不会混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，类似的文件题名的输入利少弊多，不仅耗费人力，而且增加了数据库的层次，影响了检索效率。

（2）以件归档在文书档案方面有利于日常整理保管，而对科研档案则不适用。文书档案归档后迅速移交档案室保管，档案室管理有序，一般不会丢失。通常文书档案的利用、借用时间不长，易管理。而对于科研档案来说，归档前材料是由科研人员保管的，要科研人员做到随办随归无论在业务能力上，还是在意识上都难以办到。此外，目前科研档案的归档方式主要有两种：课题结束一次性归档和分阶段归档。如果是采用分阶段的办法，因课题还没结束，一般都由课题组借出长期自己保管。即使是课题结束一次性归档，在课题结束一、二年内，由于申请下一个课题的需要，课题组也需较长时间的借用。采用以件归档，科研人员借去时间长了很容易丢失档案。

（3）科研档案卷内目录应采用固定格式。目前我国的科研档案的卷内目录是按照科研档案在形成过程中各个工作程序的特点，从应归档的文件材料中归纳出来的。长期以来，每项科研项目所形成的科研档案归档项目都有相对固定的内容材料。针对这一特点，笔者认为对科研档案卷内目录采用固定格式来填写各部分的材料内容，有助于提高科研档案工作标准化、规范化、同时提高科研档案整理的工作效率。

科研档案卷内目录采用固定格式具体的做法：在制定科研档案的卷内目录时，应细致地分析科研活动各个阶段形成科技文件材料的特点和规律，按照国家规定的应归档的文件材料内容进行筛选，根据文件材料形成先后或重要程度将内容系统排列，确定后将这些内容印刷在统一规定的科研档案的卷内目录上，成为卷内固定格式目录。其益处是：首先，便于归档人员对科研档案的收集和整理。参与归档的科技人员一般对一个项目的科研文件材料应归档的范围、内容和文件排列的先后顺序都不十分了解，通过卷内目录的固定格式内容，可以清楚地知道哪些文件应该归档，哪些文件可不归档，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷内固定格式目录对科研项目的文件材料归档和整理起到指导作用。其次，卷内固定格式目录填写方便。填写卷内固定格式目录时，只需“对号入座”，即将收集到的科技文件材料，按卷内固定格式目录所确定的顺序排好，将内容逐项填上“页次”即可。

由于项目大小不同，形成的科研文件材料数量不同，卷内固定格式目录中各项内容不可能都有，这种情况可通过所填写的卷内目录“顺序号”加以体现，即将所收集的科研档案文件材料按顺序填写顺序号，不需要收集的项目跳过，不填写顺序号，卷内共有多少份档案一目了然。如果项目材料很多，卷内固定格式目录中没有表现相应的内容，可以将这些内容材料补在最后。

总之，档案整理工作要不断地标准化、规范化使之与时俱进，促进科技进步，更好地服务于我国的科学技术事业。

参考文献

[1] 王瑞.科研档案的管理[J].中华临床医学杂志，2006（7卷7）.