浅谈如何做好公墓档案的保密工作

文/吉林省洮南市逸园公墓管理处 付兴

浅谈如何做好公墓档案的保密工作

文/吉林省洮南市逸园公墓管理处 付兴

公墓档案管理工作中的保密工作直接影响到档案管理工作的整体成效，必须得到公墓档案管理人员的重视。本文针对如何做好公墓档案的保密工作展开分析，以供广大档案管理者借鉴。

公墓；档案管理；保密工作

做好公墓档案管理工作的同时必须要做好档案管理的保密工作，要花大力气在档案管理工作的基础建设上，促使公墓档案管理工作能够做到更好。如何进一步做好公墓档案的保密工作，我们必须要认识到当前档案保密工作存在的一些问题，在不断的实践中加以分析，进一步解决这些问题，才能做好公墓档案保密工作。

一、公墓档案保密工作的现状

公墓档案管理工作属于基层基础工作，很长时间部分公墓单位对档案工作敷衍了事，做好档案工作也仅仅只是应付，认为时过境迁的手抄本没有什么实际用处。这类思想存在于基层并不稀奇，这是导致档案泄密的主要因素之一，甚至还可能造成严重的损失。负责公墓档案管理的相关工作人员大部分没有接受专业的培训，无法准确掌握公墓档案工作的规律，收集的过程不够全面、不够准确、装订也不够严密，这也是导致公墓档案泄密的因素之一。

公墓档案室软件设施与硬件设施都不够完善。部分公墓单位并没有设置专门的档案室，比如：丧户以及墓穴人的相关情况、购墓时间、墓穴位置等等档案资料寄存于办公室个人手中，没有及时地收集与归档，这种情况自然很容易导致档案泄密。部分公墓单位设立了专门的档案室，但是由于档案室没有按照标准来设计，室内潮湿也没有及时打理，造成档案杂乱，使档案的完整性与保密性严重降低。涉密文件的相关资料，存放过于随意，存放过程没有严格按照档案法来实施，档案存入个人U盘、移动硬盘等等，在存的过程中也会导致相关保密资料泄露。

公墓档案制度不够完善，落实不够到位。公墓档案以管理墓穴为基础，以服务管理为中心，其中涉及公墓材料、文件的归档，公墓档案的借阅、保密、保管期限与密级、统计鉴定等等方面的内容。目前，部分公墓单位档案管理利用率较低，档案的安全性与保密性较差，公墓档案在利用过程中没有根据严格的管理制度来实施，时常存在有借无还、缺乏记录、严重流失等等现象，导致公墓档案保密工作不够规范，必然给公墓档案管理工作带来安全上的威胁。这些现象都是因为公墓档案管理工作的制度匮乏。档案工作缺乏专业化、系统化的有效管理制约了公墓档案管理工作的现代化进程。

二、加强公墓档案管理保密工作的策略

（一）加强相关法律法规学习力度。公墓单位所有工作人员都应该加强《档案法》《档案法实施办法》以及民政部、省民政厅以及殡葬协会关于公墓档案管理相关要求的学习，进一步提高公墓档案管理人员的工作素养与保密意识。通过学习，公墓档案工作人员还需要对档案的每个环节与基本要求熟悉，掌握管理的方法，提高公墓档案工作质量与效率。通过学习，档案管理工作人员的文化修养也会提高，能在工作中善于总结工作经验与利用，培养自己严谨的工作态度，时时刻刻保持头脑清醒，树立正确的工作价值观，只有这样才能加强公墓档案保密工作的质量。公墓档案管理人员在职务上相对比较特殊，具备了知密早、知密多、知密深的特点，对公墓档案信息的保密责任比一般的工作人员要大。因此，公墓单位在选择用人上必须严谨，尽可能选择责任心、事业心与保密意识较强的人来担当这个职务。唯有保持严谨的工作作风，按照规矩办事，手续清楚，才能最大限度地防止公墓档案秘密的泄露。作为公墓档案管理工作人员必须任何场地、任何时间守口如瓶，万无一失。

（二）注重公墓档案室安全建设。公墓单位要注重档案室建设，根据国家相关规定对档案室进行单独设立，专门加固，以防盗窃。首先，档案室必须要布置防盗网，要设立必备的保险柜、保险锁以及防盗器，安装电子监控设备等等有效的防盗措施，从硬件上提高档案的安全度。同时，还要配置专业人员对这些防盗设施进行定期的维护与检修。另外，必须要规避绝密文件与非绝密文件、高机密文件与一般机密文件混合归档，组合保管以及混合提供。公墓档案虽然属于基层档案但是保密性一样涉及单位的整体利益，尤其是密级较高的必须单独保管，甚至在提供借阅服务的过程中，配置带锁的移动密级档案架、带密码锁的保险柜等等，从保管条件上提高档案的安全度，从根本上规避档案泄密的风险。

（三）健全各项档案管理制度。公墓档案管理部门必须要制定科学、合理、严谨的管理制度。首先，在基础的管理制度上，结合公墓档案管理的特点进行完善，制定专人负责管理，落实双人双锁等严格的档案管理制度。与档案管理无关的人员一律禁止入内，这是从源头控制人为档案泄密的风险性。其次，各项公墓档案必须遵循相关规章制度执行，并在实践过程中不断加以总结，有效约束档案使用过程的行为，让公墓档案使用管理始终沿着严谨、健康的路线开展。第三，公墓档案管理部门必须制定档案保密制度、档案库房管理制度、查阅档案制度、档案利用规章制度，除此之外，公墓档案管理部门要结合自身的实际情况不同层次的利用人员设置利用范围，对相关手续进行审批与规范，让档案利用工作有章可循，确保这个过程中不会出现泄密、失密的风险，并且最大限度保障档案的完整性。

[1]张贵芬.浅谈信息时代档案管理中的保密工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2013(12)∶50-51.

[2]俞林.档案管理保密工作探讨[J].扬州职业大学学报,2013(04)∶66-68.

[3]许艳芳.如何做好新形势下档案管理保密工作[J].信息化建设,2016(04)∶327.