企业公文处理常见问题的对策与思考

2016-11-26 03:15神华黄骅港务有限责任公司王美苓
办公室业务 2016年22期
关键词:文种部门工作

文/神华黄骅港务有限责任公司 王美苓

企业公文处理常见问题的对策与思考

文/神华黄骅港务有限责任公司王美苓

本文研究了企业当前公文处理中存在的主要问题以及形成的原因,结合新时期企业发展现状,指出了如何做好公文处理工作。

企业公文处理;问题;对策

公文处理工作就是指关于制订公文、办理与管理的工作,公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序;公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。企业实现正常运行主要依赖公文处理工作,可以达到有效沟通与联系的目的,也是一种重要的领导方式和处理公务的手段,有力推动着企业经营管理工作的正常运行。如果能够做好公文处理工作,有利于实现政令畅通,促进企业工作的规范化、精细化与科学化发展。

一、公文处理过程中的常见问题

(一)公文处理效率不高。1.明确时限,确保公文处理及时高效。对于集团型企业来说存在着较多层级,在处理公文时应该具有一定的时间要求,处理常规性文件要求利用3天的时间完成,最多也不能超过7天;处理紧急公文要随收随处理;在处理工作安排与会议通知时,不能超过1天的时间,同时上交处理意见。2.加强沟通,明确公文处理意见。第一,企业不同部门在处理公文过程中,应在明确处理意见前,采取电话、邮件、会议等做法做好沟通协调工作。第二,下级部门将自身意见呈报上级部门时,要及时与上级部门取得联系并做好沟通工作,也可以提前将意见上报有关部门审核,达到一致性意见后再上报。第三,如果公文涉及到多个部门,那么则需组织相关部门会签,同时主办部门要积极与有关部门沟通与协调。3.规范行文,减少公文处理障碍性因素。有的下属企业在上报公文时没有做到有条理,不具备充足的支撑资料,尤其是那些经营管理类公文,不能做到有效分析,提供的数据也不准确,请示事项支撑理由与结论缺乏必要的联系。由于存在上面这些情况,因此集团业务部门在处理过程中不能全面掌握下属企业的实际情况,需要下级部门多次上报材料进行补充,不利于公文迅速处理。下属企业在上报上行文过程中,要求集团企业提供资金、设备、人力等,需要在上报公文中拟定准确的数量与标准;要求得到批复意见的,一定要具备完善的行失研究,同时讲明自身建议,上级部门才能在此基础上作出正确决策。

(二)公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。以国家发布的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》为标准,要求进一步规范公文要素形式,但有的企业却没有认识到这一点,没有应用新型公文格式,如版头部分,对于上行文、平行文、下行文要求发文部门将标志全部调整到上边缘到版心上边缘35mm的距离;公文成文时间也改变为现在的阿拉伯数字,同时要求公文全部署发文机关名称;公文版记部分不再设置主题词标注,由于不能正确使用主要要素导致公文整体不规范,企业要根据最新发布的文件要求及时修改各种公文格式各项要素,做到公文应用统一的格式。2.公文标题中出现标点符号。以国务院公文处理办法为标准,标题当中不包括法规和规章,其它情况都不需使用标点符号。如在“转发《关于×××通知》的通知”中,要求省略书名号,同时“通知的通知”这种表述方法过于繁琐,要使用“转发关于×××通知”这种格式。要求标题中不能存在“关于贯彻关于×××”或“通知的通知”这一方面的繁琐语言。3.附件说明位置标注。如果公文存在附件,那么就需在正文下另起一行,左空二字使用仿宋字-GB2312写明“附件”,后面使用全角冒号和名称。如果附件当中存在序号那么则需用阿拉伯数字标明,附件名称后面不使用标点符号,如果附件名称过长一行写不全时,那么在回行时要对齐上一行附件的名称。4. 标点符号适用不正确。有的单位在印制文件或引用其它文件过程中,不能正确使用文号中的括号,如“XXX【2015】XX”或“XXX[2015]XX”,应该印制为“XXX〔2015〕XX”,中间应该使用六角括号。有的单位在上报“请示”过程中,在最后常会见到“妥否?请批示!”的字样,这种做法也是没有正确使用标点符号。在“请示”当中不能出现问号和感叹号。应该写为“妥否,请批复”“以上请示如无不妥,请批复”“以上请示如无不妥,请转报审批”等,最后用句号。

(三)公文文种方面。1.文种使用有误。当前应用的公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十五种文种。在印发公文时不能超过这些文种,但却经常发生不能正确使用公文文种情况,如把“XX办法”作为公文处理,文种使用不正确,“办法”不归为公文文种,正确的行文应该是“关于印发 XX 办法的通知”,“XX 办法”应该是附件。2.“请示”与“报告”文种混淆不分。如在公文题目当中,“请示”和“报告”不能正确区分,有的在“报告”当中存在请示的内容。“请示”要做到讲明一件事,在请示时要得到上级部门的同意,所以“请示”当中要写明上报单位的联系人、联系方式,上级部门在询问有关情况时可以及时联系有关人员。“报告”一般情况下是下级向上级汇报工作,回答上级部门提出的问题,报告事项不要求上级部门给予回复。

(四)公文处理程序不规范。公文拟制要求依据一定的程序进行,主要有下面这些表现:第一,存在着较多的公文“倒流”现象。正确的公文处理程序应该是:部门拟稿、部门负责人审核、办公室审核、领导签发。但有的部门不依据这一程序进行,拟制的文稿不送交办公室审核,直接上报有关领导签发,然后才返回到办公室,这种情况属于公文的“倒流”。第二,有的公文直接送到领导手中或多头主送,出现越级现象,上交报告等公文时存在请示内容,一般情况下这种现象存在于上行文中。第三,没有认识到协商会签的重要性。公文内容要求得到多个部门共同处理时,要实行协商会签制度,要积极取得有关部门的支持,与其做到广泛沟通,防止出现错误的决策,但在实际工作中往往忽视了协调会签。

(五)公文处理不及时。公文办理时间要依据规定进行,但在实际工作过程中,公文不能及时得到处理,有的还会出现相互推诿等现象,导致公文不能依据规定的时间处理,影响了工作效率。主要有下面这些表现:第一,在办理公文过程中,如果意识到存在一定的困难或不在本部门处理范围内,不会积极取得有关部门的联系,有时会私自扣压公文。第二,不能应用限时办结制。在处理公文过程中,文件运转环节存在一定的问题,导致不能正常运行。在发文处理过程中,如果不能及时处理某一环节的问题,那么就会占用上级部门的决策时间或下级部门的贯彻执行时间,阻碍了公文效能的正常发挥。

二、提高企业公文处理对策

(一)提高思想认识。公文具有“严格的格式与一定的程序”,因此企业在处理公文过程中要高度重视公文的权威性。对于企业管理人员特别是各个部门管理人员来说,要认识到公文处理工作的重要性,要引起思想上的高度重视,要淘汰“只抓生产经营,不搞文字工作”的错误认识,要认真对待公文处理工作的领导与检查,同时公文处理工作要责任到人,要配置高素质、高能力的文秘人员管理公文工作,要做到正确对待公文工作,要保证公文工作的权威性。要求管理人员应积极学习公文处理知识,才能带动广大职工认真遵守公文工作的程序;要求文秘工作人员对公文工作高度负责,严格依据公文审核程序进行,进一步规范本单位的公文处理工作,要严格依据公文的正确格式制订公文,应用正确的体式,才能不断提高公文处理效率,有利于保证企业各项工作的健康开展。

(二)加强文秘队伍建设。进入新时期以来,对公文处理工作提出了更高的要求,企业在选择文秘人员时要严格控制人才的进出,尽量选择那些业务能力强、综合素质高的文秘人员。第一,企业要帮助文秘人员认真学习公文理论,要求全面掌握公文理论知识,在提高政治理论素养的同时也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、严格要求,要求全部文秘人员拥有高尚的职业道德,对本身工作高度负责,要认识到自身工作的重要性,要积极主动投入到公文处理工作中去。第二,企业还需为文秘人员创造良好的培训机会,应用新型业务交流活动载体,实行以会代训与业务技能竞赛的做法,开展一对一帮扶,开展广泛的业务培训工作,保证企业全部人员都掌握公文处理的基本流程与基本知识,要随时了解政策的变化情况,要及时掌握不同法规与不同方面的实际情况,争取利用最短的时间掌握高水平的业务能力。

(三)促进公文处理制度化、规范化。公文处理工作存在较为繁琐的程序、较为严格的时间限制,同时要求也较高。为了做好公文处理工作,就一定要责任到人,实现公文处理工作的规范化与制度化,企业要根据本身实际情况,建立完善的公文处理制度,要自源头杜绝出现公文差错问题,文秘部门要做到在公文处理工作中严格把关,要求公文的拟定、审核、审批都需依据严格的程序进行,要实行收支登记与流转记录的做法,争取在公文处理过程中不出现任何差错,尽自身最大能力防止出现公文错误的情况,在公文处理的每一个环节都要做到精益求精、认真对待,争取做到制度完善、程序规范、档案完备、管理严格、有效考核。

(四)规范公文处理程序。在公文处理过程中要求做到科学有序、层层递进、有机连贯,要想保证公文处理工作的健康运行,则需制订严格的处理流程。在公文处理流程中存在着大量的工作步骤与工作岗位,不管哪一个环节或岗位出现问题都会影响到整个公文处理流程,所以要求不同岗位应积极配合,协调运转,达到不同环节不同岗位的有序连接,公文处理工作才能达到科学运转。

办公室要负责公文的收发、批办、传递、催办等各个环节的正常运行,要随时掌握公文的处理情况。不得出现“为公文而公文”的情况,不能只做一些收收发发的工作,要认识到公文管理与应用的重要性,要积极研究如何做好公文处理工作,要保证每一份公文内容及时传达到公司、各部门、项目部当中,同时监督其执行,使公文处理工作有力支持企业管理、领导决策等工作的正常运行。

(五)定期考核,完善的激励机制。上级部门要严格要求下级部门,要做好指导工作与监督检查工作。要在规定时间内总结公文处理工作,同时应用合理的公文处理考核标准。利用检查、考核等做法,及时表扬在公文处理工作中表现积极的部门,同时也要批评那些达不到考核标准的单位或个人。

本级机关要定期总结各部门公文的错误率、差错率,要根据实际情况要求各个部门在规定时间内完成整改,今后防止出现类似问题。才能使公文处理日益达到规范化与科学化,自行文规则、文种选用、体例格式等方面制订严格标准。逐步形成完善的公文处理制度与检查制度,进一步规范办文程序,做到上述这些可以保证公文处理工作的正确运行。只有建立完善的公文处理制度,才能进一步规范办文程序,依据办文规则行事,再结合应用检查制度与激励制度,才能在公文处理工作中减少错误,公文处理工作才能做到有序、高效、规范。

(六)加强公文处理人员素质的培养。要求公文处理工作人员正确对待本职工作,要在思想上高度重视,要拥有大局意识与全局观念,要不断提高政治素质。不具备政治素质就不可能做好这一工作。所以要求公文处理工作人员必须具备高度的政治素质,尤其是必须拥有较高的政策理论水平,能够随时意识到政治的发展方向,要具备较高的组织纪律观念。公文处理工作要求工作人员对本职工作高度负责,同时拥有较高的工作水平,有时会由于一个岗位的失误而导致出现较多的错误。所以公文管理工作人员要熟练掌握公文处理流程,要认识到公文处理工作具有一定的规律。再有,可以增加办公室公文把关人员的数量,要利用最短时间建立一支高素质、高能力的公文处理人员队伍,做到人员不流失。在实际工作过程中,要结合培训、讲座、研讨、评比等多种做法,鼓励公文处理人员积极参与,以期不断提高业务水平。要求公文处理人员必须具备高尚的职业道德与敬业精神,要严守国家机密,要遵守工作纪律,在工作中要做到严肃认真、一丝不苟、精益求精。

三、结语

总之,公文处理工作涉及到多个方面多个环节,要想高质量地完成公文处理工作,则需要各部门和办公室人员对本职工作高度负责,要拥有较高的政治觉悟与理论水平,具备扎实的专业技能,严格依据公文处理的流程操作,遵守国家制度与工作纪律,应用考核制度,认真做好公文处理的每一项工作,公文处理工作就能得到高效运行。

[1]苏武荣.加快公文运转促进政策落地[J].应用写作.2016(01).

[2]王景堂.构建和完善新学科的一部力作——读张庆儒先生的《公文处理学》(第二版)[J]. 秘书,2016(01).

[3]朱奕春.浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J].低碳世界, 2016(02).

[4]于小娟.浅谈如何做好公文处理工作[J].企业改革与管理,2016(13).

[5]郑佳,任杰,张莹.公文处理工作实践心得[J].才智,2015(26). [6]陈卫军.企业公文处理过程中常见问题及对策探析[J].办公室业务,2014(20):10+9.

[7]喇全战. 对公文处理常见问题的几点思考和建议[J]. 科学中国人,2015(32):164.

[8]张乐园,马淑英. 企业公文处理常见错误及对策[J]. 办公室业务,2016(15):148-149.

猜你喜欢
文种部门工作
“知止”的天堂
近代以来我国公文文种流变考述
102个中央部门公开预算过“紧日子”成关键词
一日轻装范蠡舟
不工作,爽飞了?
鸟尽弓藏
选工作
我国多部门联合行动打击网上造谣传谣行为
89家预算部门向社会公开
年终总结