浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理

文/涟源市中医医院 梁明

浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理

文/涟源市中医医院 梁明

就当前的现状来看，办公室文书档案管理工作在实施的过程中仍然存在着某些不可忽视的问题，因而在此背景下，档案管理人员在实际工作开展过程中应提高对此问题的重视程度，且应从加强文书档案管理宣传的途径入手来应对办公室文书档案管理工作中凸显的问题，达到最佳的文书档案管理状态。本文从办公室文书档案收集与归纳工作实施的重要性分析入手，并详细阐述实施文书管理工作的措施，旨在推动文书档案管理手段的进一步创新。

办公室；文书档案；归纳

办公室文书档案管理工作在社会发展过程中占据至关重要的位置，因而档案管理人员在实际工作开展过程中应提高对其的重视程度，且应采取相应措施不断提高档案管理工作质量，并提升整体工作效率，达到最佳的文书档案管理状态。以下就是对办公室文书档案收集与归档工作的详细阐述，望其能为当前办公室管理工作的有序开展提供有利的文字参考，并带动其不断提升自身管理水平，满足管理工作实施条件。

一、办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性

就当前的现状来看，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性主要体现在以下几个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升，因而在此基础上应注重提高对此问题的重视程度；第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。

二、办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题

（一）材料收集不全面。办公室文书档案收集与归档工作在实施的过程中逐渐凸显了材料收集不全面的问题，即部分档案与资料在收集与归档的过程中呈现出不经档案人员记录的现象，从而导致其档案收集水平凸显出较低的发展状态。为此，应提高对此问题的重视程度，且就此达成良好的档案收集与归档的管理目标。此外，文件材料遗留到其他部门现象的显现也是造成材料收集不全面问题发生的主要原因之一，因而档案管理人员在实践管理工作开展过程中必须强调材料收集的完整性，达到最佳的文书档案材料收集状态。另外，由于部分兼职型的档案管理人员在文书档案收集与归档的过程中不愿意投入过多的精力于工作中，最终致使此行为的发生影响到了材料收集的完整。

（二）档案管理人员综合素质不高。档案管理人员综合素质不高的问题也在办公室文书档案收集与归档管理工作实施中逐渐凸显出来，即其首先表现在部分档案管理人员在实际工作开展过程中基于管理意识匮乏的基础上更为注重对红头文件的管理，继而由此影响到了文件材料归档整体质量，因而在档案管理工作实施的过程中应给予此问题高度的重视。其次，档案管理人员工作责任心的匮乏也是影响档案管理质量的主要因素之一，即部分档案管理人员缺乏专业化的档案管理技术，同时，其在收集与归档办公室文书档案的过程中未采取相应措施查证材料的真实性，最终影响到了收集材料的真伪。为此，要求机关部门在实施管理工作的过程中应对其展开行之有效的处理，由此提升办公室文档材料整体管理水平，达到最佳的办公室文书档案收集与归档工作管理状态。

（三）材料的收集力度不足。就当前的现状来看，办公室文书档案收集与归档工作开展过程中仍然存在着材料收集力度不足的问题，影响到了材料整体收集质量。即在档案管理人员意识不足因素的影响下，文书档案管理工作的实施呈现出档案管理流程不规范的问题，例如，部分档案管理人员在实际工作开展过程中存在着文件资料随意摆放的现象。为此，机关部门在实施管理工作的过程中应注重展开全程监督行为，继而将档案管理人员归档模式控制在标准范围内，达到最佳的文书档案收集与归档状态。另外，文件资料不完整、缺乏连续性、缺单位落款公章也是材料收集过程中凸显出的主要问题，且其在一定程度上影响到了文件应用的可靠性，因而应提高对其的重视程度。

三、实施办公室文书档案收集与归档工作管理的措施

（一）构建文书档案管理体系。在办公室文书档案收集与归档工作开展过程中应注重强调对文书档案管理体系的构建，并在体系内容制定过程中针对归档模式不规范的问题设定相应的管理原则，且要求档案管理人员在实际工作开展过程中严格按照管理原则来执行，达到最佳的文书档案管理状态。此外，在文书档案管理体系构建过程中基于各部门职能的基础上明晰其归档范围也是至关重要的，因而应强化对其的有效落实。另外，将各部门月季考核制度纳入到管理体系范围内亦有助于提升档案管理人员整体工作效率，并引导其在实际工作开展过程中不断规范自身打印行为及打印格式等，达到高水平文书档案管理目标。

（二）加强档案管理人员素质培训。基于文书档案管理体系构建的基础上，加强档案管理人员综合素质的培训也是非常必要的，对于此，首先要求机关单位领导在实施管理工作的过程中应定期安排档案管理人员参加专业化的培训项目，继而促使其在培训过程中能强化自身责任心及使命感，且将其合理地融入文书档案管理中，提升整体工作效率。其次，由于办公室文书档案收集与归档工作实施的过程中强调了对兼职人员的引进，因而在此基础上，机关单位在实施管理工作的过程中应积极开展兼职档案员培训行为，最终由此提升其专业化水平，并避免返工情况的发生。再次，基于培训活动开展的基础上，利用会议的形式明晰归档范围、归档质量等信息也是非常必要的，因而应提高对其的重视程度。

（三）做好档案宣传工作。办公室文书档案收集与归档工作开展过程中做好相应的档案宣传活动是非常必要的，对此，应从以下几个方面入手：第一，机关单位等领域在实施管理工作的过程中应注重以简报编制及档案编研等形式来扩大档案工作的宣传力度，并引导档案管理人员在实际工作开展过程中可提升自身文书档案管理意识，最终更为积极地投入到工作岗位中，且达成文书档案宣传目标。第二，为了扩大文书档案宣传范围，要求领导基层应注重通过对多媒体技术的应用来提升宣传力度，且由此规范档案管理人员管理手段，即引导其定期核查档案室库藏内容等，继而由此避免文书档案收集与归档中材料不真实问题的凸显，提升文书档案的整体利用率。第三，在档案宣传工作开展过程中强调对文书档案作用的宣传也是非常必要的，因而应提高对其的重视程度。从以上的分析中即可看出，文书档案宣传工作的开展有助于传统管理模式中问题的解决，因而应强化对其的落实，形成高水平文书档案管理目标。

综上可知，在传统办公室文书档案收集与归档工作实施过程中仍然存在着档案管理人员对其重视度不高且材料收集力度不足的问题影响到了材料的整体利用率，因而在此背景下，为了达到良好的文书档案管理状态，要求当前机关部门在实施管理工作的过程中应从做好档案宣传工作、构建文书档案管理体系、加强档案管理人员素质培训等途径入手，来应对办公室文书档案管理中凸显出的问题，达到最佳的文书档案管理状态。

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