关于事业单位档案管理信息化的具体分析

朱照芳



关于事业单位档案管理信息化的具体分析

朱照芳

随着我国改革开放的不断加深，各行各业的发展也越来越迅速。事业单位作为服务人民的窗口，有必要不断进行改革以提升服务的质量和效率。近年来，互联网的发展给社会带来很大变化。通过在事业单位的档案管理工作中引入信息技术，可大大提升人员的工作效率，减轻工作压力，为整个部门带来很大的效益。本文对事业单位档案管理信息化进行了具体分析，希望对我国事业单位的快速发展有所帮助。

事业单位 档案管理 信息化

一、事业单位档案管理现状

目前我国的大多数事业单位在档案管理方面的工作都很不到位，这给事业单位功能的发挥造成了很大阻碍。事业单位是为人民服务的组织，其工作的质量影响着人们的生活。因此有必要在事业单位的各个方面进行严厉的改革，提升其整体的工作质量和效率，保证其为人民服务的水平。在目前的事业单位档案管理工作中，由于传统观念的影响，再加上组织结构等并未进行定期调整，从而造成了其工作效率低下、无法适应当前形势的状况，最终降低了整个部门的工作质量，给人们的生活带来麻烦。

二、信息技术概述

近年来，信息技术的发展突飞猛进。传统的技术和管理方式等已无法满足新环境的要求，越来越多的行业和单位通过改革传统方式，引入互联网和计算机技术，大大提升了部门的工作质量，提高了工作效率，减少了因人员问题导致的错误，降低了生产成本，最终为单位带来了很大的效益，使得整个行业或领域都得到很大发展。在档案管理方面，信息化改革已成为未来的发展趋势，新的技术可使繁琐复杂的档案管理工作得到优化，方便相关人员的工作，减少人员的使用和人力成本，对整个部门的发展有极大的促进作用，是深入发展的前提和基础。

三、信息化中所出现的问题

（一）缺乏专业人才

信息化技术需要大量的人才进行支撑才能使其发挥应有的作用，但由于我国的信息技术起步较晚，对于相关人才的培养不够到位，从而使得在社会中缺乏大量信息技术人才，这就导致事业单位的档案管理机构在进行信息化改革时出现由于人员素质较低而导致的进程缓慢等问题，大大影响了其职能的正常发挥。同时，由于单位内部仍旧采用传统的人才管理机制，并未根据社会形势对制度进行调整，这就造成了大量专业人员流失的问题，进一步加剧了人才缺乏状况。具体来说，人才的匮乏主要体现在以下几点：第一，档案管理的信息化改革离不开专业的计算机人才的辅助，因为互联网和计算机技术是信息化的关键所在，这就要求管理人员既要具备档案管理能力，又要了解大量的信息技术理论基础，而这样的复合型人才在目前的市场上少之又少；第二，由于相关部门领导的不重视，使得事业单位在档案管理工作中的信息技术人才引用上的投入较低，从而给信息化改革带来较大困难；第三，由于在目前的大多数事业单位中，并没有设置定期组织人员培训的制度，使得大多数在职人员无法及时地进行新技术的学习和使用。

（二）制度较为落后

由于在目前的事业单位中，大多数部门仍旧使用着较为传统的制度，而没有根据社会的发展做出及时的改革和调整，从而导致了制度与环境相矛盾的状况，对档案管理工作的进行以及事业单位整体功能的发挥都带来了很大影响。具体来说主要有以下几点：第一，档案管理质量标准制度较落后，在新的信息化环境下，对于档案管理工作的质量要求也应做出调整，相应的质量检验机制也要及时地制定，从而保证在改革期间仍有较高的工作质量；第二，缺乏相应的开发利用机制，该种制度的缺乏会导致信息化改革出现不够全面和不够到位的问题，亟需引起相关部门的重视。

四、相应的解决措施

（一）重视人才的引进和培养工作

在人才的引进和培养方面，相关部门需要做好以下几点工作：第一，要以部门的长远发展作为决策的前提和基础，通过一系列的优惠和补贴等措施，吸引具备档案管理能力和信息化经验的人才，从而提升人员的整体素质，为信息化改革的顺利进行打好人才基础；第二，要组织定期的学习和培训，通过及时地对市场形势及变化进行了解，做出相应的应对措施，进而保证事业单位与社会发展相协调，为人民带来更好的服务。

（二）完善制度建设

制度的完善同样是信息化改革的关键工作。首先，要进行人员管理制度的完善，通过学习国外先进管理经验，保证事业单位的档案管理人员在信息化环境下有较好地适应，从而使信息化所带来的优势得到发挥，提升部门的工作效率和单位的服务水平；其次，在制度中要加入档案管理技术先进化建设的条例，这是由于在目前的社会中，技术发展十分迅速，只有定期地进行技术更新，保持信息技术的先进性，才能使档案管理工作顺利地开展，才能保证其发展与社会环境的变化相一致。

五、结语

事业单位档案管理的信息化是发展的必然趋势，也是时代的要求。通过进行信息化改革，不仅能提高档案管理工作的效率，减轻相关人员的工作压力，提高工作质量，还能使事业单位的功能在新环境下得到正常发挥，提升事业单位为人民服务的水平，最终促进社会的良好发展。本文对事业单位档案管理信息化工作中存在的问题进行了仔细分析，并客观详细地探讨了解决方法，为相关研究人员提供了一定帮助。

［1］刘俊岩，彭兆伟.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨［J］.黑龙江档案，2013（4）.

［2］孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究［J］.信息技术，2014（12）.

（作者单位：岗南水库管理局）