关于做好档案利用工作的几点思考

车凤善

吉林省延边社会福利院 133000

关于做好档案利用工作的几点思考

车凤善

吉林省延边社会福利院 133000

档案利用工作是档案部门向用户直接提供档案，为党和国家各项事业服务的一项业务工作，是传递、开发和利用档案信息资源的重要途径和有效方法，又是档案馆(室)联系广大利用者的桥梁和纽带，直接反映出档案工作成果和社会对档案的需要。

随着社会主义市场经济的不断深入和社会各项事业的持续发展，对档案利用的要求也越来越高。因此，档案部门应采取多种形式，积极主动地开展档案利用工作，以更好地满足社会各方面的利用，为中心工作提供有力的决策支持。

我现将从以下几个方面，对做好档案利用工作，谈点自己浮浅的见解。

一、要提高认识，解放思想，更新观念

档案工作是一项系统的信息工程，可分为两个部分，即基础工作和利用工作。除利用工作以外的其他环节的业务工作都属于基础工作，都是为了提供利用而服务的。如收集是为了满足利用，整理是为了系统利用，鉴定是为了准确利用，保管是为了长远利用，统计是为了方便利用，只有把以上的基础工作做好了，才能为利用工作打开局面，发挥效益。可以看出，利用工作对整个档案工作起着检验和带动作用，从而利用工作开展得好坏，关系到整个档案工作的质量与水平，关系到档案事业的发展。

档案部门由于长期不变的工作环境、工作模式、工作内容和工作群体的影响，思想保守，观念陈旧，至今还存在着看门守摊，等客上门的保守型作法，这严重制约和影响着档案工作的长久发展和改革创新。因此，在新形势下，档案部门必须从计划经济时代固有的档案管理模式中解放出来，应树立起新的档案利用观念，从封闭、半封闭型走向开放型，把档案工作的重点转移到社会利用的服务上来，使档案资源得到充分的利用，真正使档案馆(室)成为信息服务的中心。

二、要熟悉档案，丰富馆(室)藏

熟悉档案，是利用工作的首要环节。档案利用活动的各个环节，都是从熟悉馆(室)藏开始的。因此，档案人员应该熟悉档案的内容和成份，对档案的数量、种类有一个清晰的了解。在此基础上，要了解客观需要，有针对性地做深入细致的调查研究，掌握利用规律。只有这样，才能准确、迅速地提供利用，把“死”档案变成“活”档案。

充实和丰富馆（室）藏是有效利用档案信息资源的物质基础。目前还普遍存在着馆(室)藏档案不够丰富、结构单一等弊端。要彻底改变这一现状，应在拓展收藏领域上下功夫。首先，要扩大收集范围。除文书档案以外，还要接收科技档案、会计档案和其它门类的档案，进而提高专门档案的比重。其次，不断改善馆(室)藏结构。要突出馆(室)藏的特色，注意收集反映地方特色、民族特色、经济特色、文化特色、行业特色等档案资料。再次，在保证纸质文件材料归档的同时，还要重视对录音带、录像带、照片及电子文件的收集归档。

三、要加强馆(室)基础业务建设

（一）要建立健全档案管理制度，严格按照国家的有关规定，对档案进行科学、规范的收集、整理和保管。

（二）要搞好档案的编目，尤其是专题和分类目录。档案的编

目，是熟悉馆(室)档案的重要途径和基础，又是档案利用者查找档案资料的媒介。

（三）要确保档案的完整与安全，防止档案被破损、褪变和散失。同时要抓好档案的保护工作，延长档案的寿命，保障档案的持续利用。

（四）要加快档案信息化建设。要充分发挥高科技的助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务。借助网络信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源的共享。

四、要做好档案利用服务

（一）要做好档案的开放工作。依照开放档案的规定和保密原则，对符合开放条件的档案及早开放，让更多的人利用档案，使档案信息的利用具有更加广泛的社会性。

（二）要创新服务形式，主动为利用者提供优质服务。要彻底改变过去单一的守门待客的作风，从思想上牢固树立高度的服务理念，重视和加强对利用者的研究，不仅研究利用者的当前要求，还要研究他们的潜在要求，千方百计为利用者提供方便。

（三）要强化综合服务功能。要重点搞好档案编研，首先对大量的档案信息进行筛选、归纳、综合、摘编后，编写成各种档案参考资料，使档案信息资源更准确，更系统、更精练，以便更好地发挥档案的利用价值。还要从实际出发，有针对性地编制必要的检索工具、汇编等材料，使利用者可以多途径迅速、准确地检索到所需档案。另外，要通过开设阅览室、档案外借、制发档案复制本等方式，向社会各方面提供利用档案，不断提高档案的利用率。

（四）要通过对利用效果的收集、整理、分析和研究，全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善馆室藏结构与成份，加强各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。

五、要搞好馆（室）硬件建设

近些年来，在各级领导的重视和档案部门的积极努力下，馆

(室)基础设施建设有了一定的改善。虽然馆(室)的档案库房、装具、保护设备普遍发生了变化，但远远不能满足利用者的实际需求。因此，各级档案馆(室)要采取积极的态度，千方百计地新建、改建或扩建档案馆(室)，购置现代化设备，为档案利用创造更加有利的条件。

总而言之，档案的价值在于利用，档案利用在档案工作中占有越来越重要的地位，起着不可忽视的作用。档案部门收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。因此，档案部门要不断提高档案利用的质量和水平，及时、准确、系统、全面地向社会提供档案，更好地为广大档案用户服务、为党和国家的中心工作服务。