浅谈如何做好国有企业的文书档案工作

程 坤

(盐城市交通投资有限公司 江苏 盐城 224002)

浅谈如何做好国有企业的文书档案工作

程 坤

(盐城市交通投资有限公司 江苏 盐城 224002)

国有企业的文书档案记载着企业发展的历史过程，客观地反映单位的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。本论文从工作实践出发，就国有企业做好文书档案工作提出三点想法，以期提高档案人员的工作能力。

领导重视；利用现代技术；多学科学习

文书档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。本文结合国有企业的实际情况就如何做好文书档案工作进行探讨。

1 争取领导重视是做好国有企业文档管理工作的前提

1.1 爱岗敬业，影响领导的重视意识。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使企业的文书档案工作有起色，文档工作人员要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

1.2 加强宣传，增强领导的档案意识。企业领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书档案工作不是主要的工作，不能直接产生经济效益，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作的重要性。首先，要勤向领导汇报档案工作开展情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级政府机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

2 利用计算机技术是加强国有企业文档管理工作的关键

随着改革的深入发展，国有企业文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量，只有实现文档管理现代化，才能有效地解决问题。

2.1 掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向，所以文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2.2 利用现代化应用技术，科学管理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的情况，从而影响案卷的质量，给后续的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，只需要以件为单位按保管期限归档，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率，真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3 提高业务素质是加强国有企业文档管理工作的根本

国有企业文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性和主动性，努力提高文档管理人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

3.1 进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开阔的专业视野、完整的知识结构，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过学习《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是加强对文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用等环节的管理，建立一个文档管理的考核体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

3.2 进一步加强文档管理制度的建设，建立长效机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以使文档管理工作人员产生一定的紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。

3.3 进一步明确文档管理在职培训的原则，优化课程内容。

相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，学习相关学科知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、公共关系学等，在职教育应注重对相关学科知识的补充和更新；第三，学习现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是当前文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，国有企业文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

当前，国有企业面临着向“深水区”改革的重任，随着现代企业制度的不断完善，文档管理无论从内容和形式，还是从管理和服务，都需要不断改革创新，只要领导重视，注重利用科学技术，加强多学科学习，国有企业的文档管理工作一定会适应新形势，结出新成果。

程坤(1970.08-)，女，汉族，江苏盐城人，档案助理馆员，中央党校函授本科学历，单位：江苏省盐城市交通投资有限公司，研究方向：档案管理。

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1672-5832(2016)06-0294-01