办公自动化软件研究与应用

曹　静

（吉林石油装备技术有限责任公司，吉林 松原 138000）

办公自动化软件研究与应用

曹静

（吉林石油装备技术有限责任公司，吉林 松原 138000）

摘要：互联网、多媒体、数据库技术的快速普及和发展，促进了自动化软件在政企单位办公中的应用，许多政企单位引入了先进的分布式管理系统，可以实现企业业务协同、信息共享等作用。办公自动化软件主要功能包括公文管理、请假管理、协作配合、新闻管理、个人工作任务管理、信息资源管理等，并且引入了先进的虚拟化技术、数据和程序隔离、数据迁移技术、平台支持技术，可以提高办公自动化软件应用效率，具有重要的作用和意义。

办公自动化；公文管理；协作配合；新闻管理

办公自动化是计算机发展的时代产物，是一个动态的、与时俱进的概念，其发展经历了3个关键阶段。第一个阶段是20世纪80年代到90年代，办公自动化在美国和日本等国家兴起，其最初是利用计算机实现信息的记录和查询，利用当时新兴的PC电脑和Office办公套件，实现基本的数据统计、文档写作，将办公信息载体从传统的纸质模式转换为比特模式，初步实现了无纸化办公。第二个阶段是20世纪90年代末到21世纪初，许多企业和计算机学者联合进行研究和开发，利用局域网开发一个办公系统，该系统能够实现局域网内部协作配合，传输政企单位的业务信息。第三个阶段是21世纪初发展至今，自动化办公系统已经积累了海量的数据资源，并且数据挖掘、专家系统等智能化技术也发展起来，自动化办公软件开发过程中开始融合信息处理、业务流程管理、知识决策管理等技术，这样可以大大地提升办公自动化软件的智能性。

1.办公自动化软件功能设计

办公自动化软件功能需要覆盖企业的日常业务管理功能，比如生产经营、人事财务等多方面，同时需要保留一个良好的接口，以便未来能够适应企业的业务规模、种类的多样化变化，进一步改进企业办公智能化。目前，通过对政企单位需求进行调研和分析，办公自动化软件主要应用功能包括电子邮件管理、公文管理、请假管理、新闻管理、个人工作管理、协作配合、全文检索等几个显著功能。

（1）电子邮件管理

电子邮件是政企单位职员之间沟通、交流的一种重要途径，也是信息共享的一种关键方式。电子邮件管理模块主要包括收件箱管理、发件箱管理、垃圾箱管理等功能，同时配备了新建邮件、删除邮件、查询邮件、邮件标注等具体操作。

（2）公文管理

公文是政企单位创建、完善生产经营和行政管理制度的一个方式，其可以帮助企业完善各项规范和制度，比如绩效管理、财务管理、员工守则管理等。公文管理过程中，其可以有效地实现公文流程自动化，具体的公文管理功能包括收文管理、发文管理、文档库管理等功能，能够实现新建公文、审核公文、签发公文、接收公文、查看公文、保存公文等具体操作。

（3）请假管理

政企单位日常工作过程中，职员由于生病、探亲、结婚、生育等具体情况需要请假，因此办公自动化软件需要设计一个请假管理功能，保证员工的自身权益得到实现，也更利于企业实现人文管理，更好地笼络职员。请假管理主要包括创建事假、审批事假、事假执行、事假取消等功能。

（4）新闻管理

政企单位为了广告宣传通常需要发布新闻，这些新闻信息可以投放到网络上，针对网络进行营销和管理。因此，新闻管理是政企单位自动化办公软件的一个关键功能，其主要操作包括新闻稿创建、新闻稿发布、新闻稿删除等功能，能够实现新闻信息填写、修改、审批、发布、车销等具体的操作。

（5）个人工作管理

个人工作管理可以根据职员自身的办公情况，由职员管理与自己相关的逻辑业务，比如个人日常管理等。个人工作管理是为了方便员工个人提供一种管理子系统，其仅仅由员工自身能够可见，因此个人工作管理的逻辑业务功能包括代办事宜管理、流程传阅管理、个人跟办管理、日常管理、个人设置管理等。

（6）协作配合

协作配合是政企内部部门之间协同、合作的一个办事途径。目前，随着政企单位部门的增多，一项工作需要多个部门进行配合完成，因此协作配合能够实现各个部门之间的协作管理，具体功能流程如下：创建部门职员发起协作，流程转至另外一个部门，部门完成自己的工作继续流转到下一个部门，直到该项工作完成为止。

具体的，政企单位自动化办公系统的业务功能及处理流程如图1所示。

图1　政企单位办公自动化软件功能流程

2.办公自动化软件开发关键技术

（1）云计算

云计算技术可以将政企单位的所有终端设备、服务器设备集成在一起，为企业办公提供联网服务功能，提供一个强大的存储功能。同时，云计算可以将硬件资源虚拟化，为学校提供数以百计的用户登录操作，降低硬件资源的购买容量，同时可以应用程序及其运行所需的数据独立出来，按照不同的分配策略赋予用户逻辑存储空间，这样就可以均衡应用服务器和存储服务器负载，实时地监控数据资源的使用状态，改进数据中心的利用率。

（2）数据迁移技术

数据迁移技术是自动化办公软件数据库智能存储的一个关键内容。自动化办公软件运行过程中，其产生的数据是动态变化的，因此数据库访问也具有优先层次划分，利用数据迁移技术可以将不同的数据迁移到不同的优先级位置上，自动化办公软件就可以提高数据访问效率。自动化办公软件智能分级存储系统中，数据迁移技术包括同级迁移和异级迁移两种方法。同级迁移模式发生在同一优先级位置的存储系统硬件配置发生变化，为了能够均衡硬件的负载情况，可以在同一级进行数据库中进行迁移，确保存储器具有足够的容量。异级迁移模式是指根据数据估值，可以将重要的、访问频次较高的数据迁移到优先级较高的位置，异级迁移模式是系统最为常见的模式，可以更好地优化存储系统，异级迁移过程中是自动化的，迁移过程可以是高性能存储设备向低性能存储设备迁移，也可以相反迁移。

（3）平台支持技术

随着企业办公自动化系统的增多，这些系统可以与其他系统集成在一起，部署在企业门户网上，门户网采用了企业总线、异地透明传输、异构数据共享等多种平台支持技术，可以注册多种业务，这些业务可以实现异构系统数据共享；利用Mapreduce技术实现数据的分片存储，能够提高系统的利用率，进一步改善政企单位办公自动化系统门户网迁移能力。

结语

随着大数据、云计算、数据挖掘等技术的快速发展和进步，有效地提升了办公自动化软件的应用效果，可以实现政企单位的业务流程协作配合，提高公文、新闻等数据信息的共享程度，具有重要的作用和意义。

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