科技查新领域的信息化问题研究

朱玉奴

〔摘要〕科技查新信息化是时代趋势。科技查新技术的发展、查新机构业务流程的管理、查新档案资源的开发利用以及查新行业新生态的建立构成了多层面的、分阶段的信息化内涵。调查发现，我国在查新机构信息门户建设、查新公共服务平台建设、查新商业数据库建设、查新信息化学术研究等方面均已取得了不少的进展。在新的信息环境下，针对当前科技查新信息化中存在的问题，需要从信息资源、服务文化、管理组织、服务评价等各个方面进行探索和实践，推动科技查新信息化的健康发展。

〔关键词〕科技查新；信息化；内涵；调查

〔Abstract〕Informatization in the field of sci-tech novelty search is the trend of the times.The meaning of novelty search informatization has multiple layers and different phrases，including novelty search technology，business process management of novelty search organizations，development and utilization of novelty search archives and new industrial ecology establishment.The surveys showed that information portal of novelty search organizations，public service platforms，commercial databases，and academic research have made a lot of progress.There are needs exploring and practicing in aspects of information resources，service culture，organizational management，service evaluation，promoting sound development of informatization in the field of sci-tech novelty search against problems of it in the new information environment.

〔Key words〕sci-tech novelty search；informatization；meaning；surveys

信息化是当今世界发展的大趋势，从20世纪90年代开始，我国持续推进信息化应用，科研、教育、金融、农业、工业等各个领域的信息化工作取得了可喜的进展，信息化已成为当前国家发展的战略举措。在这样的时代大背景下，开展科技查新工作的信息化建设是必然的、是大势所趋。由于各个行业和领域存在不同特点，信息化需要有针对性地为不同行业和领域提供服务，也就是说科技查新领域的信息化应该具有特定的内涵。多年来全国各级各类图书情报机构或多或少地参与到信息化的浪潮中，推动了科技查新领域的信息化工作，但其中存在的问题也值得我们探索和思考。

1科技查新领域信息化的内涵

信息服务业是信息产业的一部分，科技查新作为一种信息服务，已经经历了30年的发展。国家科技创新战略带来巨大的用户信息需求，目前全国已形成由国家各级科技行政部门认定的300多家查新机构共存的行业状态[2]。可以说科技查新是国家信息化历史进程中不可或缺的组成部分。在科技查新领域中，信息化建设的内涵涉及了科技查新本身、科技查新机构以及整个查新行业。科技查新技术的发展、查新机构业务流程的管理、查新档案资源的开发利用以及查新行业新生态的建立构成了多层面的、分阶段的信息化建设的内容。

11科技查新技术的发展

科技查新是以信息资源为基础的，信息检索与分析是科技查新工作中的核心技术，包括信息资源选择、信息检索、信息对比和分析等。随着信息资源的不断发展，查新人员一方面需要学习和掌握各种信息资源的使用方法；另一方面需要对信息资源进行收集、评价、组织，建立查新参考信息资源支撑体系，以满足新的信息环境下查新工作的需求。

查新机构业务流程的管理

简单来说，科技查新的业务流程为业务委托、业务处理、业务完成，可细分为查新委托、查新项目分析、信息检索、信息对比分析、查新报告撰写、查新报告审核、存档等环节。通过信息技术的应用，实现查新机构业务流程的自动化管理，提高工作效率；同时通过业务数据统计和分析，为查新机构的业务规划和管理决策提供信息支持。

根据科技部2000年公布的《科技查新规范》规定，查新文件归档内容包括查新项目的资料、查新合同、查新报告及附件、查新咨询专家的意见、查新员及审核员的工作记录等。应用信息化技术建立查新档案数据库、检索系统等，可以实现对查新工作的监管、查新项目的查重等功能。做好查新档案信息化工作不仅有利于查新人员之间隐性知识的共享，而且便于分析和把握查新机构的工作进展及其所在单位、区域乃至全国的科技创新活动。

14查新行业新生态的建立

在传统的查新行业生态中，查新人员、查新机构通常是分散的、孤立的信息节点。通过建立信息门户、公共服务平台等信息化建设，不仅能够使这些信息得到展示和宣传，而且能够使这些信息节点连接起来，形成区域性、全国性的查新服务“网络”，在新的行业生态环境下，人与人、人与机构、机构与机构之间实现信息交流和共享，服务资源配置更加优化，服务更加多元化、个性化，服务质量和效率不断提高。

科技查新领域信息化建设与研究情况的调查分析

本文采用网络调研、文献分析和工作实践3种途径对我国科技查新领域的信息化建设与研究情况进行调查和分析。具体调查结果如下：

查新机构信息门户建设

首先笔者通过网络收集由国家科技部、教育部、卫生部等行政管理部门审批的查新站以及科技查新联盟会员单位等共188家查新机构信息[3-6]，排除相同机构以及无法找到查新网站信息或者网站链接无效的情况，最终获取有效的调研对象为153家查新机构，即这些机构（占比80%以上）已通过网络公开相关的查新服务信息。信息门户建立的基本模式是以依托单位网站、依托单位或其所在区域建立的文献信息平台为基础的，查新信息门户有的是网站的一部分，有的是在网站上建有相关链接并拥有独立站点。

通过具体查询网站内容发现，公开的信息主要涉及了查新机构简介、查新知识介绍、查新工作流程、查新委托（如下载查新委托书、下载查新合同须知、在线填写委托、查新委托系统、委托须知等）、政策法规、规章制度、查新反馈、查新资源、收费标准、联系方式等。除5家查新机构的公开信息较为简单，未提供必要的委托信息外，另外148家查新机构都提供了较为详细的服务信息，但在信息的完整性和清晰度上各个查新机构之间存在一定的差异。

通过对上述148家查新机构提供的委托信息进行考察，结果显示，目前查新委托方式多样，有下载委托单或合同填写后现场、传真、邮寄、邮件发送进行委托，直接在线填写委托单或注册登录查新管理系统提交委托（53家，占比30%以上）。在线委托方式中，有采用查新机构自主开发的委托系统，如清华大学科技查新系统，有引进现有系统（如甘肃省科学技术情报研究所开发的查新综合管理系统）并进行个性化定制的，有借助联合咨询平台的，如Balis联合信息咨询中心。

科技查新公共服务平台建设

在科技查新公共服务平台建设方面，值得一提的是教育部科技查新服务平台以及全国科技查新网。

教育部科技查新服务平台[3]于2010年开通，该网站设置了查新工作站、新闻动态、学科资源、政策法规、学习交流等栏目，是集宣传、管理、信息共享等多项功能的一个平台。网站上收集了教育部从2004年开始分7个批次认定的102家查新机构名单和链接以及16家查新站的风采展示，学科资源中汇集了由各个查新站上传的近1 880条的数字资源信息，学习交流栏目中提供了27份查新报告案例。2014年之前教育部查新站需要通过该网站提交年检报告电子版，在2015年12月最新公布的《关于规范高校科技查新工作的意见》中提出，今后各查新机构应当编制年度报告，由教育部科技发展中心汇总形成高校查新报告库。

全国科技查新网[4]是由中国科学技术信息研究所建立，于2011年启用，该网站是一个具有联盟性质的科技查新共享平台，联盟会员由26家全国各省市情报所组成。其中23家联盟会员与中信所共同参与建设全国科技查新事实型数据库[8]，在该网站上提供项目查询和项目查重功能，在网站的交流培训栏目中收集了2 723条关于科技查新的学术论文文摘信息以及年会论文信息等。

科技查新商业数据库建设

科技查新是我国特有的信息服务类型，国内3个代表性的大型商业数据库（万方、中国知网、维普）对此都开发了相关的功能，在文献导出方面三者均提供了查新格式，另外，三者还提供了EndNote、NoteExpress等适用于文献管理工具的导出功能，为检索文献去重和格式处理提供了便捷。万方和知网提供了期刊、会议、学位、成果、专利、标准等的跨库检索功能，在万方数据库中输入一段文本（如科学技术要点），系统可以为用户推荐检索词，知网提供了全文搜索功能，在文献内容的深度标引、知识元链接方面也独具特色。

4科技查新信息化的学术研究情况

纵观20多年科技查新领域的学术研究，始终离不开科技查新的信息化这个主题，既有理论探索，也有实践总结。具体内容主要涉及如下几个方面：

在科技查新技术的发展方面，信息资源的变迁（从以纸本资源为主，到机读光盘、网络数据库、网络信息资源），科技查新技术手段的改变（从以手检为主，到机检、联机检索、全文检索、跨库检索、智能检索、知识发现等各种检索手段的结合），新的信息环境下的检索挑战（从苦于信息资源匮乏和检索手段落后，到如何科学选择信息资源和利用越来越先进的检索技术从海量信息中找到真正有价值的信息），这些都是查新技术领域需要持续探索的问题。另外从经济效益角度考虑，开放获取资源、特色数据库建设、信息资源共享、信息资源保障体系等问题的研究都对查新工作的开展具有重要的意义。

在科技查新业务流程信息化方面，研究主要涉及了业务管理系统的功能设计与建设实践[9-12]，管理系统的基本功能包括用户管理、查新委托、任务分配、业务统计等，有些系统功能开发还深入到查新工作具体环节，特别是针对查新中费时费力的文档处理问题，如查新报告模板自动生成、检索数据去重、文献规范格式输出等。在业务流程中，查新档案管理也是备受关注的信息化研究热点之一[3-16]，有的研究将其作为查新信息管理系统一部分进行考虑，但绝大部分将其作为单独的研究内容。无论是建立某一查新机构的档案数据库、基于档案的查新人员知识共享系统还是国家性的查新报告数据库和查询系统等都是充分开发和利用档案价值的重要途径。

随着科技查新工作的蓬勃发展，有研究者提出建立查新公共服务平台[-18]，此类平台具有行政管理、业务开展、资源共享等功能，从而实现在互联网环境下查新工作的规范化和标准化管理。信息通讯技术、云计算、大数据等是互联网时代的技术元素[9]。新的互联网技术将促使信息化进入新的发展阶段，近年来的研究也主要探讨了应用新技术实现科技查新的服务创新，包括科技查新的服务模式转变、查新主体的动态协作、查新信息资源的共享等[20]。

3科技查新领域信息化的问题与思考

综上所述，全国科技查新领域的信息化态势是良好的，已经形成了一定的规模。随着新的信息化时代的到来，科技查新领域的信息化工作面临新的机遇和挑战。

具体来看，在科技查新技术方面，当前查新机构基本上依赖于图书馆或各省市情报所的文献资源开展工作，还未从学科或行业发展的高度，将查新工作和信息资源建设联系起来，从而更好地为科技创新工作提供文献信息支撑。在信息资源快速发展以及数据库购买费用不断增加的双重压力下，查新机构应该增强紧迫感和责任感，把对多样化的信息资源、专业化的检索工具的研究作为一项常态化和持续性的工作来抓，从符合查新工作需求的角度科学地收集、评价和组织信息资源，保证新的信息环境下查新服务工作的水平和质量。

在开发和引进业务信息化管理系统的过程中，查新人员和用户均会面临因技术因素带来的挑战，且可能出现各种不适应。从前述调研结果来看，大部分查新机构均已建立相应的信息门户，但从服务用户的角度来看，各个查新机构在信息揭示的清晰度方面并非都尽如人意，这无疑会对信息化条件下的查新服务带来一定的影响。对于此，需要采取一定的方法和策略，培养查新人员和用户信息化应用习惯，提升其信息化应用能力。在这个过程中，应处理好技术元素和人文精神的关系，这不仅是查新业务流程的再造，也意味着一种新的查新服务文化的形成。

查新档案资料的开发与利用是一项基本的且非常重要的信息化建设内容，查新机构内部查新项目档案的电子化已普遍实现，有些还建立了检索系统。全国范围的查新档案数据库建设方面也有一定的进展，如教育部查新站年检中需提交当年的查新报告目录，科技部查新站已开始建设查新报告事实数据库。但在区域性、全国性的查新报告数据库建设中，一方面需要加强开展知识产权相关的学术研究；另一方面需要建立一个统一化的管理组织，协调各个查新机构，同时负责制定相关的政策、法规和标准，为数据库建设提供指导。

在查新行业新生态的构建中，不断发展的网络信息技术将使查新服务模式、服务方法发生改变，但服务质量仍然是基础和关键。查新人员之间、查新机构之间、地区之间在服务质量方面存在差异是面临的主要问题，需要建立服务评价标准，促进建立良好的行业生态。由于查新机构自身具体情况和实际所处的环境不同影响着信息化的进程，因此查新机构要在充分认识信息化发展趋势的基础上，找准各自的信息化发展目标。

信息化不是最终目标，只是社会发展的一个阶段，应理性看待信息化工作。不能是为了信息化而信息化，而是要利用信息化推动科技查新工作的发展，使查新工作真正满足国家科技创新战略的需要，这是科技查新信息化的核心目标。信息化不是静态不变的，是一个动态发展的过程。不能追求一蹴而就，而是不断完善。我们应该秉承这些管理理念，促使科技查新信息化往正确的方向发展。

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