办公自动化中的文书档案归档的实践与思考

[摘 要]档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分，对现行档案管理体制的影响是深远的。为此，笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考。

[关键词]办公自动化；文书档案归档；实践与思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0340-01

文书档案管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据，在办公自动化普及和推广的趋势下，企事业单位文书档案整理工作质量也逐渐提高，同时其中所存在的问题也一一暴露出来。为了能够更好的推动办公自动化进程，全面分析其中存在的问题，并制定合理的解决措施是非常必要的，只有这样才能够符合新时代发展的要求，推动企事业单位的可持续发展。

1 实现文书档案归档自动化的必要性

自动化的文书档案管理系统是以网络信息化及现代化为目标，而进行的新型技术运用，其发展的基础是为了促使系统的各个层面，都能够达到标准的管理性能，实现在管理工作中的先进性及合理性，促使档案管理工作更加规范全面。采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高，能够从根本上减轻档案工作者的日常办公压力，档案管理员能够随时通过系统的指示操作，完成对各类数据的统计清查与检索，得出所需的相关资料，真正意义上实现档案业务的自动化办公。

2 建立科学的档案管理系统

应用计算机的方式管理档案系统，在对文件进行传递以及编号时其过程具有较明显的优势，但是，目前在管理档案的工作中，并不是所有的档案工作都适合应用计算机的方式进行管理。尤其像文件的鉴定、分类或者组卷的一类工作，较注重人的经验判断，并没有固定的形式，所以应用计算机来进行判别，具有较困难的问题。所以，在面对这种现象，应该充分的考虑到计算机的有关优势，充分的发挥出档案管理的功能。档案管理的系统应该区别于手工管理的方式，在要求论证的情况下，要对每一个手工的环节进行深入的研究与分析，并认真地研讨出哪一类的档案工作可以应用于计算机的管理模式，哪些的档案管理工作是必须要依靠人来完成。自进行分配以后，档案管理的工作才能更加的提高管理效率。在进行分析中，会发现在档案管理系统中较为难处理的一个问题就是文件的立卷环节。如果应用传统的档案管理的模式，在这一环节中有关人士要对文件进行鉴定，以及对归档签订、期限签订，并且包括文件的分类以及组卷，对案卷的顺序进行排列以及编写案卷号等程序。并且对文件进行签订的过程中，人们需要去判断文件的各项分类、组卷以及对案卷的标题进行拟写等。因此，档案管理系统的工作造成了较复杂的局面，并且对于计算机的应用也不能够充分的发挥出功能，由此会造成阻碍档案管理工作现代化的进程。所以，建立起科学合理的档案管理系统，将档案管理的程序进行简化，摒弃繁琐的环节，将立卷的方式更新形式，应用单份文件归档的方式具有良好的应用价值。采用单份文件归档的形式，文件省去了分类、组卷以及拟写标题等内容，并且能够根据解决计算机存在的归档困难的问题。但是，即使将立卷方式进行了改变，一些有关于文件的鉴定工作也应该由人为进行判断，不能够将这一程序省略。所以，在文件的归档中，档案部门的主要工作就是做好对文件的鉴定，保证档案的质量。建立科学合理的档案管理系统，能够为档案的归档工作提供更有效的质量保障，简化档案管理中的有关环节，提高管理的效率。

3 对电子档案管理的几点看法

1）对档案管理人员的要求

电子档案的管理工作从形式上看。工作人员只需按动键盘就可以完成各项管理工作，很轻松。很方便，而实际上要求每个档案工作人员要有很高的文化素质。在对电子档案管理的过程中，计算机网络技术、形象技术、数据库存储技术和人工智能技术的广泛应用，要求档案管理人员不仅要掌握扎实的专业知识，同时又要有比较广泛的现代科学知识，以适应社会对档案工作的要求。为信息社会的发展、为人类的进步服务。

2）保证原始性是管理电子档案的关键

尽管电子文件的原始认定遇到了认识上和技术上的障碍，但我们不能否认它的原始性存在，关键在于我们如何保证这种原始性。我想可以通过法律手段、行政手段和技术措施来解决。首先，依靠法律行政手段规范人的行为.保证电子文件的原始性，在电子文件的形成、归档、管理、利用等环节责任到人，对有关人员建立连锁责任制.以法律行政手段予以控制。其次，要高度重视技术措施，这是保证电子档案资料安全可靠的最重要前提。

3）探索保护电子档案的有利措施

要有一个严格的标准，包括环境标准、载体质量标准等，管理部门应加强技术研究，档案工作者据以采取相应的措施，以延长电子档案资料的保存期限。还应加大资金投入，改善技术装备，根据电子文档的特点配备相应的设施。

4 自动化文书归档的实践与思考

采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式。利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代。因此，在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。在档案管理系统的设计时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。

采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式。单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷题名等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省略。因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。采取简化归档程序与高效率档案利用相结合的方式。运用计算机技术对档案进行管理，将摆脱以往长期以来的一种经验式的模糊管理状态，实现档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理过渡到内、外部特征（目录和内容）合并管理的转变，为公司高效率的档案利用工作奠定坚实基础。档案管理系统的难点，关键在于文件转化成档案的这一过程，即文件立卷过程。按传统的档案管理模式，这一过程我们需要经过文件的鉴定，包括归档鉴定（即鉴定文件是否需要归档）和期限鉴定（即保管期限的鉴定），文件分类，文件的组卷，拟写案卷题名，填写卷内目录和备考表，排列案卷顺序，编写案卷号等程序。

5 结束语

总之，当办公自动化系统使用之后，文书档案管理必须树立一个全新的观念，只有摒弃旧的管理思想和管理模式，才能从整体上提高档案工作的管理水平和工作效率，将档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，才有充裕的时间和精力进行档案信息资源的开发利用和编研工作，从而在数字化程度越来越高的新世纪里实现档案管理工作质的飞跃。

参考文献：

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[5] 李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学，2013.

作者简介：

李苗，1983年5月出生，2006年毕业于山东大学历史文化学院档案管理学，研究方向为档案归档与利用。