科技档案现代化管理策略探讨

张秀岩

[摘 要]科技档案是组织科研成果的重要载体，是实现信息传递进行技术交流的工具。我国科技档案管理存在的主要问题是缺少计算机信息化管理、档案质量较低、保护力度不够、开发利用程度不高。提高科技档案现代化管理意识；建立健全档案管理各项规章制度；加强科技档案的网络化建设；强化科技档案安全保密工作力度等是我国科技档案现代化管理努力的方向。

[关键词]科技档案；现代化；管理；

中图分类号：C27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）25-0341-01

一、科技档案现代化管理的重要性

1.科技档案是组织科研成果的重要载体

由于科技档案作为组织科研成果的重要载体，所以它为新技术开发和科研发展提供了可靠的参考依据，也是科学技术转化为生产力的重要手段和形式。作为生产和科研活动的重要组成部分，科技档案是否能够被充分开发利用旧成为科研活动的一项重要任务，甚至是贯穿于整个科研活动始终。马克思对科技档案活动的纵横关系进行论述的时候指出：科研活动部分是以现代人的协作为条件的，同时也是以前人劳动成果的总结为前提的。换言之，无论是任何组织或者是任何人的科研活动，都必须是以前人的劳动成果以及已经达到的科研高度为起点的。在经济社会建设的过程中，只有对科技档案进行充分开发利用，才能够取得较好的经济社会效益。

2.科技档案是实现信息传递进行技术交流的工具

在科学技术快速发展的今天，科技发展离不开及时而有效的科技档案信息资源开发与利用，此类事例举不胜举：当爱迪生发明电灯以后，此项技术得以广泛利用，人类才跨越了黑暗夜晚时代；当瓦特发明蒸汽机以后，此项发明得以广泛传播，才促使今天各种交通工具的不断发明；当爱因斯坦创立了相对论以后，全球科技发展才达到了一个新的高度。因此，各个组织十分重视对科技档案信息的收集、整理，并进行跨地区和跨国的信息交流。

二、我国科技档案管理现状及存在的问题分析

1.缺少计算机信息化管理

科技档案计算机管理主要是以数字形式来对科技档案信息进行存储和处理，并以网络对计算机进行连接进行集中管理。科技档案计算机信息化管理具有资源共享化、信息存储自由化、信息传递网络化、操作电脑化、收藏数字化等特征。虽然目前，我国科技档案管理工作已经普及运用多媒体技术和网络技术，从而预示着我国档案管理开始向数字化方向进行发展。但是，我国科技档案管理机构在运用计算机网络技术对科技档案进行管理的时候，还是只停留于对案卷著录和提供一般检索等阶段，对档案计算机管理的数字化管理模式等工作较少涉及。同时也存在计算机安全问题突出、对科技档案数字化管理软件和硬件设施投入较少、科技档案管理工作观念陈旧、信息化适应性较差、科技档案标准不统一、高素质档案管理人员缺乏等问题。

2.档案质量较低

科技档案的质量高低直接决定了科技档案的价值高低。目前，我国科技档案普遍存在质量较低的问题，主要表现在以下几个方面：首先，科技档案归档材料不完整。由于缺乏必要的软件和硬件设施，造成对科技档案信息资源保存较少，档案使用人员难以从中获取足够信息，使得科技档案信息资源显得残缺不全；其次，一些已经归档的科技档案信息，但是由于缺少一些关键性技术材料等核心技术内容，造成科技档案资料的价值大大贬值；再次，一些归档的科技档案多缺少原始资料，甚至是一些复印件，使得档案资料的可靠性和真实性大为降低；最后，科技档案由于其立卷工作的不规范，造成档案资料难以为使用者充分利用。

3.保护力度不够

由于科技档案主要是记录科研技术成果的载体，其特点决定了科技档案需要有较高的技术保密性。科技档案的技术保密性主要是指那些具有实用性、能够带来较高经济利益不为公众所知道的，需要采取保密措施的非专利性技术和技术信息。科技档案的保密性通常表现出在产品工艺诀窍、产品设计、产品数据和配方等一些技术性文件。如果充分发挥秘密科技档案的价值，将能够创造良好的额经济社会效益，所以，对科技档案的保护显得尤为重要。但是，我国一些科技档案管理部门在其安全性保护力度还不够，主要表现在缺乏完善的科技档案安全管理制度，甚至缺少对科技档案信息秘密性认定的范围以及缺少对科技档案管理人员安全意识的教育。

4.开发利用程度不够

科技档案作为企业档案管理的主体，直接反映和记述组织内部科研活动进程以及成果，如果对科技档案进行充分开发利用的话，将会直接产生无形的生产力。在深化组织管理体制、加强组织内部管理，提高组织经济形势的要求下，科技档案更应该强化其资源信息的开发利用工作，更好为组织的改革发展所服务。但是，我国科技档案管理实践中，还存在开发利用程度不足的问题，主要表现在：首先，档案管理部门的管理思想仍然停留在你来我取、看门守摊、重藏轻用的思想；其次，科技档案管理部门的服务方式还显得较为被动，缺乏对档案利用效益的反馈机制建设；最后，档案管理部门缺少对静态档案信息的多角度和多层次开发和深入挖掘，难以，满足组织内部各部门的档案信息利用需求。

三、我国科技档案现代化管理对策

1.提高科技档案现代化管理意识

针对我国科技档案现代化管理意识薄弱的问题，要能够通过各种方式，加大对档案法律法规的宣传力度，进一步提高组织管理者、科研管理部门、科研人员、档案管理部门对科技档案现代化管理重要性的认识；要能够不断增加科研人员的档案管理意识，使其明白档案文件的积累和归档也是其科研工作的一项重要内容和自身应尽义务，从而使他们能够自觉承担起科研档案资料积累的责任，主动履行其相应义务，切实把科技档案管理工作纳入到科研工作范围之内。

2.建立健全档案管理各项规章制度

第一，建立健全科技档案接收保管制度。要规定对于那些反映本组织科研活动，具有一定保存价值的科研成果，必须要能够通过各种形式的载体，由档案管理部门统一保管起来。第二，建立健全科技档案整理制度。档案管理部门对于收集起来的科技档案，按照统一标准进行整理，并进行分类和著录，为档案管理的规范化奠定基础。第三，建立健全科技档案的借阅制度。档案管理部门要根据科技档案的不同机密等级履行不同的借阅审批手续，并对外借的科技档案进行及时催还以及详细检查。第四，建立健全科技档案的鉴定销毁制度。档案管理部门要能够根据单位档案销毁要求，组建一个专门的档案鉴定销毁小组，定期对组织科技档案的保存价值进行鉴定，对于那些失去保存价值的科技档案进行及时销毁。

3.加强科技档案的网络化建设

首先，要对单位传统纸质的科技档案使用计算机网络设备进行数字化，从而构建科技信息数据库，实现科技档案信息的共享；其次，档案管理部门要能够建立档案管理和使用的专业网站，为科技档案使用人员提供更为便利的服务，而且对科技档案进行数字化以后，各级科研主管部门也可以及时对相关科研信息进行数据库补充，从而充分发挥计算机网络的便捷性和及时性。

4.强化科技档案安全保密工作力度

第一，要能够不断建立健全科技档案保密管理制度。在信息化时代，档案安全管理工作提出了更高的挑战和要求。档案管理部门要能够建立健全科技档案保密工作制度和科技档案查阅制度，对科技档案的泄密事件查办和加密设备维护和使用都要有一整套的规章制度，真正使科技档案保密工作做到有章可循，有据可依。第二，建立健全科技档案逐级利用审批制度。对于那些机密科技档案的借阅、移出和销毁都要建立一整套严格的审批手续，并且要制定专门主管的负责领导，按照审批权限，对不同机密等级的科技档案进行审批利用，防止越级审批事件的发生，并且定期对于科技档案进行清对和检查，防止科技档案丢失。

参考文献：

[1] 潘世萍，侯希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究[J].中国档案.2011（11）

[2] 吕中美.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].河南科技.