新时期医院档案信息化建设的思考与创新

程妍　李晓涛

摘 要：随着信息化时代的到来，传统医院档案管理方式发生变革，医院档案信息化成为一种趋势。在这样的背景下，加强档案信息化建设工作，完善档案信息化管理措施，提高档案管理水平有着极大的必要性和迫切性。本文通过对医院档案信息化建设的情况、存在问题进行分析与讨论，针对各种问题提出优化实践措施，推进医院档案信息化建设。

关键词：医院;档案管理;信息化建设

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2016）11C-0066-02

一、 加强医院档案信息化建设

“边外文字，多书於木，往来传递曰牌子，以削木片若牌故也，存贮年久者曰档案，”从最早的记事牌子到如今，档案作为具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料，在推动人类文明进步中起到了建立历史记忆，传承、发扬文化的重要作用。信息化时代以来，档案成为集图、文、声、像于一体的全方位、智能化的记载凭证。我国档案的信息化建设始于2002年，并在“十二五”期间得到快速发展，初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的工作体系，大力推进传统载体档案的数字化转换，实现了档案信息的资源共享。在这样的背景下，加强医院档案的信息化建设就有了极大的必要性。

长期以来，我国医院档案管理存在着分散式管理、安全系数低、不利于保存等诸多弊端。随着信息化的不断推进，医院已经逐步开始采用数字技术将各科室进行整合，使其互联互通，信息共享。利用医学影像存档与通信系统、电子病历、临床路径系统、Lis系统等，共同织成了一张覆盖整个医院的信息大网。大量的电子文件应运而生，但医院的档案管理系统没有随着医院信息化建设的不断推进而改进，这就导致电子档案管理混乱，大量有用资源破坏流失。传统的档案管理工作已经无法适应新形势下医院管理工作的需求，推进医院档案的信息化建设，构建适应医院信息化建设步伐的档案管理平台，实现档案信息的有效整合、共享，已经成为医院管理的又一重要工作。

二、 医院档案信息化管理面临的问题

（一）观念陈旧、基础建设不够完善

由于重视程度不足和职责划分不明，医院档案管理没有作为重心纳入医院整体管理体系，管理人员多为兼职，较少受到规范化、专业化、系统化的培训，档案收集与管理意识相对较弱。另一方面，部分医院管理者往往以医疗技术为中心，对于档案的重要作用认识不足，忽视对医院档案室（馆）的建设投入，导致医院档案室（馆）基础设施落后。

（二）档案管理方法有待改进

医院档案管理大多采用分散式管理，即各部门分别对各自管辖范围内的档案进行保管。分散式的档案管理很容易导致徒劳无益、各自为政、家底不清等一系列问题，同时也与档案管理集中统一的原则背道而驰，不利于档案工作的规范化、合理化。

（三）档案管理规范不够明确

医院档案管理规范不够明确，在档案归档过程中，往往出现档案书写、内容格式不一的现象;档案的形成者无意或不愿把自己保管的材料交给档案收集者，造成档案材料收集不全，缺乏完整性、连续性和可靠性;由于医院在引入电子信息技术后并没有与传统的纸质档案管理制度对接，导致电子档案与纸质档案各自为政，杂乱无章、规格不一。

（四）档案管理人员专业素养有待提升

医院档案管理人员多为兼职，投入的时间和精力不足，没有或很少受到规范化、专业化、系统化的培训，档案管理人员对资料的收集、整理、归类、编目以及利用方法等基本业务熟练度不足。与此同时，医院档案的信息化要求档案管理人员熟练掌握计算机、通信等有关技术，档案管理人员往往不具备这样的素养，也在一定程度上阻碍了信息化的进程。

（五）档案安全管理不足

档案的信息化建设要求档案以电子形式呈现，通过计算机技术将以案卷为单位且相互关联的通用电子图像文件的信息进行分类收录，储存在磁盘、磁带、光盘上。但是由于电子储存的特性，信息与载体是分离的，电子文件只是一种数据信息，这种存储形式虽然为人们获取档案信息提供了便利，但也容易造成档案信息被篡改、窃取，甚至丢失，如果管理措施不到位，将带来安全隐患。

三、医院档案信息化建设的思考与创新

（一）提高认识、完善档案基础设施建设

进一步在全院范围内营造“取之于我、用之于我，功在医院、利在个人”的意识，了解、明确档案的作用和意义，创造良好的收集归档环境;医院档案的管理人员也要熟悉档案材料的运行规律，掌握各种线索，循序渐进，广泛收集，使档案管理工作更趋规范化、科学化。完善档案基础设施建设，加大资金投入力度，改善档案室（馆）房屋条件，配置高性能、大容量的计算机、磁带机、服务器等，重视数据库的开发和维护工作，提高系统存储和大数据处理能力。医院还要加强局域网建设，增进档案、人事、医务、护理、临床医技等部门的联系，实现不同部门的协同合作、动态对接。

（二）健全流程、改进档案工作管理方法

建立健全医院信息化档案管理制度，结合操作的实际情况制定详细的工作细则，明确归档的内容、标准、规范等，统一标准。完善档案管理小组考核制度，采取定性考评与量化考核相结合的方式，对有关部门、有关人员进行考核，考核结果与其工作绩效、评优及升职等结合以形成激励机制，明确档案管理工作的权责关系以增强医务人员与档案管理人员参与档案信息化建设工作的主动性，进而为档案信息化建设的稳步开展提供有利条件。

（三）重视对电子档案资料的甄选，做好传统档案与电子档案的保存工作

在对档案进行数字化处理时，要重视对档案资料的甄选。充分考虑档案进行数字化处理的可行性与效用性，不能一概而论，囫囵吞枣。同时，在做好纸质档案管理的前提下，重视电子档案管理工作：利用信息技术实现档案的数字化、信息化，做好存储工作，确保档案满足实际工作需要。

（四）积极推进人才队伍建设

档案的信息化建设要注重对人才队伍的整体规划，有计划、有步骤地对档案工作人员进行专业知识与技能的培训，着重提升运用信息技术处理档案资料的能力。培养引进专门的电子档案管理人员，建设一支业务素质较高的档案管理工作队伍，带动医院档案数字化建设。

（五）建设高科技的档案信息化平台，加强档案安全管理

大力提倡医院联网，交流共享，加强医院内网建设，使医院内各个部门能够通过局域网做好对接。利用新型媒介开展便捷查询服务，利用微信平台改善档案机构服务模式，主动服务，通过向已确定好友用户添加发送公告快讯等信息，实现即时信息反馈。重视电子档案安全保障体系建设，健全档案信息安全管理规章制度，加强身份认证、密钥管理、数据备份等。实现局域网与外网的隔离、设置严密防火墙拦截。档案工作人员，要遵守国家保密制度，防止失密、泄密事件的发生，力保档案信息安全。

四、结束语

虽然医院档案的信息化建设还处于初级阶段，仍有很多需要解决的问题，医院档案的信息化建设是顺应历史发展，紧跟时代潮流，不断除旧布新的必由之路。只有完善医院档案的信息化建设，吸取现代信息技术的精髓，充分发挥档案管理的双效机制，才能更好地发挥档案的作用，才能满足现代医疗体系的发展需要，为人民群众能够享受到更加全面完善的医疗服务打下坚实的基础。

参考文献：

[1]陈淑文.档案信息化建设初探[J].兰台内外，2011，（1）.

[2]尹敬波.浅谈档案管理信息化工作[J].人才，2011，（18）.

[3]曾颖.试论医院档案数字化建设的思考[J].办公室业务，2015.（5）.