基于网络环境下企业档案编研的实施策略

郑丽媛

随着信息网络技术的快速发展，给档案编研工作带来新的机遇和挑战。企业档案馆引入现代信息网络技术开展档案编研工作，以文本、声像、图片、视频、网页等多元化的档案编研类型为主体，以数字档案馆管理系统为依托，充分运用数据库与数据挖掘技术，针对档案用户的利用需求提供多载体、全方位和深层次的知识服务。本文探讨了网络环境下企业档案编研的特点、发展现状和存在问题分析及实现网络档案编研的具体建议。

一、网络环境下企业档案编研工作的特点和优势

网络环境下的档案编研是指通过网络为主要媒介来实现档案信息的选题、查找、加工、提供利用和反馈的档案编研全过程。与传统档案编研工作相比较，网络编研不断呈现出新的特点和时代特色。

1.先进的网络技术最大程度地满足了档案用户需求

从传统的纸质环境到网络信息平台，从纸质资源的实体库房到数字信息资源的数字档案馆，从进馆借阅到网络实时传输，新技术给档案用户提供了极大的便利。网络环境改变了档案用户需求的实现预期：一方面利用需求在广度上要求更高，信息技术的发展为满足档案用户需求创造了更加便利的条件，丰富并更新了档案编研手段，借助数字档案馆系统平台进行采集、存储、检索、传输及利用，方便用户随时浏览档案网站、在线查阅下载、远程咨询服务等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技术的发展丰富了档案信息资源开发的内容和形式，运用数据库和数据挖掘技术，减轻编研难度，提高了编研成果的质量，激发档案用户的信息意识和潜在需求。

2.新技术环境对档案编研质量提出更高要求

网络环境为档案用户提供极大便利和满足需求的同时，档案用户需求也在不断变化，他们对信息载体、信息内容的集成、服务形式和手段等提出更高要求。如由单一性向多样化转变，由查询性向知识性转变，由滞后性向及时性转变等。新技术为档案信息多元化的加工提供了可能性，可以缩短档案编研成果的出版周期，降低成本，扩大传播范围。然而，如果档案编研成果的信息不全、加工错漏多、整理编排不当、传递不及时，会被列入劣质信息的行列而被筛除。

二、当前企业档案编研现状和问题分析

1.现状分析

从当前网络环境的发展水平来看，档案用户需求并未得到很好的满足，一是因为网络档案信息数量巨大、分散无序、动态变化和分布不均衡，影响了档案需求的有效实现；二是档案用户信息利用能力的不均衡性。目前，企业档案网站建设取得了一些成绩，通过设立专栏开展网络档案编研工作，如建立网上荣誉资源库、规章制度库、培训资源库等。应用综合管理信息平台实现档案信息的集成管理，通过一站式检索、跨库检索等方式实现智能化应用。在档案编研类型上有所突破，呈现多元化趋势，如将企业工程项目情况、先进事迹、重大创新活动等为素材的企业宣传视频档案传到网上，提高了信息传播的生动性和形象性，使编研成果更具有吸引力。

2.存在的问题

首先，网络档案编研的数量和质量还不能完全满足利用者多层次和多角度的利用需求。其次，编研水平和网络编辑技术有待进一步提高，编研形式较单一，不能最大地发挥网络提供的便利。最后，档案编研不能充分利用网络的互动性，档案用户的需求未能得到充分实现。因此，是否满足利用者的需求是档案编研工作绩效评定的重要标准。

三、开展网络企业档案编研的建议

1.高效的开放式档案编研

（1）馆际联合。档案编研工作应当最大程度地满足档案用户的利用需求，提高档案信息的利用价值，因此要注重编研信息的广泛性和层次性。档案编研人员必须转变观念，通过馆际之间的分工和协作，搭建全方位的档案信息传播利用平台，建立起互通互补的新型合作关系，以发挥经济效益的最大化。

（2）突破部门间界限，形成以编研部门为主导，组织和协调各部门参与的合作机制，实现档案信息资源的合理化组合，增强档案编研工作的时效性、动态性和灵活性，以获得最大的编研效益。

2.采取编研人员与档案用户的互动模式

（1）推动知识交流共享。充分发挥专业用户的作用，加强企业员工之间的合作，促进企业内部隐性知识显性化。通过对档案信息资源的收集、分析和挖掘，帮助用户获取档案的知识价值，从而减少不必要的重复劳动和资源浪费，有效提高企业运营效率。

（2）网络媒介为档案编研工作提供了全新的互动模式。档案编研人员根据用户需求，将编研工作计划与编研成果发布到网上，利用者阅览了档案编研成果后，通过网上论坛、电子邮件、留言表单、在线实时交流等方式提出意见和要求，据此决定下一步编研工作的安排，并对编研成果传播后的效果进行调研和评估，跟踪掌握档案用户的反馈意见和新的信息需求，进一步改进档案编研工作，从而提升企业档案编研成果的传播效果。

（3）个性化服务。网络环境下，用户的信息需求呈多元化个性特征，表现出对信息的及时性和新颖性的关注。我们针对用户访问和检索的历史数据分析，最大限度地挖掘并满足用户需求。运用网络编辑技术将编研成果图文并茂的展现在利用者的面前。用户既可以利用档案原件，又可以借助编研成果开展利用和研究，保证了利用档案的可据性、可视性和可读性。通过用户反馈服务，可以将利用过程中遇到的问题提供给档案馆员，以便结合用户需求，提供更具针对性的编研成果。

3.档案编研服务项目

（1）加强数字化档案资源建设，在数字化之前对档案的利用价值的鉴定是至关重要的。通过鉴定挖掘筛选出馆藏档案中具有广泛利用价值的档案，进行优先数字化，并构建数据库来统一管理馆藏数字化档案，保证数据的全面性和准确性。并建立完善的档案目录和索引数据库、全文数据库和专题数据库，主动为利用者服务。

（2）信息导航服务，是将具有主题关联、专业关联及其它相关关联的档案信息进行整合和分类，建立档案资源指引库，便于档案信息的检索与获取。

（3）信息推送服务，是根据用户需求调查、用户操作日志等各种需求信息，通过知识元之间的语义关联自动发现可能需要的知识资源，定向搜集和组织用户感兴趣的档案信息，及时用电子邮件等方式提供给档案用户。同时通过用户信息需求偏好模型的优化和持续改进，更多地向用户提供增值服务。

4.保障信息安全。网络环境下，档案信息会受到安全威胁，应建立有效的管理制度和安全技术保障体系，包括安全管理策略、访问控制策略、信息加密策略及数据备份策略等，从而有效保障网络安全、系统安全和信息安全。

（作者单位： 中国能源建设集团黑龙江省电力设计院有限公司档案信息部）