房产档案服务社会查询利用应把握的几个环节

张雪梅

房产档案的终极利用价值是向社会各届提供服务，房产档案查询中心（以下简称“中心”）就是档案馆（室）对外服务的窗口和纽带。连云港市市区常住人口110万，每年到房产档案查询中心寻求查询服务的达到4万余人次，且查询数量及次数每年呈明显上升趋势，客观反映出房产信息资源的社会价值性越来越显现，也折射出经济社会活动对房产档案信息的需求与日俱增。随着工作量的加大，在接待查询的过程中我们遇到了许多问题，在“让信息多跑路，让群众少跑腿”的今天，既要保证依法依规开展查询业务，又要在便民利民上下功夫。为此，我们采取了一系列应对措施，真正做到高效、便捷、公信、严谨。

一、房产档案的信息涵盖及其价值利用延伸

（一）房产档案一般涵盖丰富、真实而客观的信息内容

一是，申请表、房屋权利设立、变更 、转让、消灭或限制的具体依据以及申请人提交的其他资料，如申请人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法定代理人的身份证明、授权委托书等材料。

二是，登记机构进行房屋登记、调查、权利的设立、变更 、转让等工作中直接形成的文字、图表、声像等不同形式的资料，如各类合同、房屋登记审核表、分户平面图、勘测调查表、房屋墙界表等。

三是，在房屋登记过程中形成的其他各种信息和文件资料，如有关房产权利归属的判决书、裁决书、仲裁文书及公证文书、房地产权属冻结文件以及其他契证、账、表、卡、册等资料。

登记资料内容多，类别复杂，资料从收集、整理、审核到归档是一个系统完整的过程。同时，纸质档案和电子档案实现同步进行，从技术层面上极大地方便了查询利用。

（二）房产档案信息利用空间巨大

1.民间个人房产档案查询量激增

根据国家调控房地产的要求，购房者在缴纳税收、办理房产抵押的过程中，均需开具住房情况查询证明，我中心年均出具首套房、二套房证明3万余份，为国家宏观政策的落实、当事人享受优惠政策提供了依据。同时，随着二手房交易日益增多，房产档案信息对交易双方都可提供相应的服务。对卖方而言，可以证明房屋所有权归属、房屋坐落、面积、来源等；对买方而言，可以查询意向购买的二手房是否有“官司在房”、有无抵押、有无被查封冻结等情况，可以买到“放心房”。再如，离婚财产分割时，夫妻双方若有隐匿房产等亦可依规进行查询，为保护当事人合法权益奠定基础。

2.公安、检察、法院、纪检监察部门等国家行政司法机关查询需求量大

房产档案具有历史原始记录和法律依据的重要特征，公安机关在办理信贷诈骗、合同诈骗等刑事案件过程中，必然依法开展侦查活动，涉及到房产认证、查封、冻结等。随着诈骗手段花样翻新，各类刑事案件不断高发，受害人的权益受损严重，房产信息的提供对公安机关侦查办案、保护合法、打击犯罪起到不可或缺的作用。纪检、检察机关在办理涉及干部贪污受贿、非法占有房产等方面的案件时，一定程度上也依赖于房产档案信息所反映的真实情况。法院目前在房产档案查询业务中所占的比例最大，大量的经济纠纷或其他与房产有关的民事案件，都需要依法调取相关当事人的房产信息，取得合法有效的证据，以便及时查封保全或依法拍卖。

3.城市建设和企业投资也有大量的房产档案查询服务需求

目前，城市在进行旧城改造、道路拓宽、改善市民居住环境的过程中，需要提前查询拆迁范围内的房产信息，以便摸清房产底数，进行方案设计，办理拆迁冻结手续等。另外，许多开发公司整体楼盘项目大量资料的原件都保存在档案查询中心，随着各种经济活动的频繁发生，有的开发公司因经营不善、资金断链等形成烂尾楼，有的开发商甚至潜逃跑路。若新的开发公司依据相关合同接手“二手项目”，必须查询当初一手开发公司形成的各种原始资料和法定依据，以便继续经营，这些资料信息都弥足珍贵，使得经济活动得以正常进行。

二、房产档案信息查询必须依法依规进行

（一）房产档案有其保密性，必须在规定范围内查询利用，查阅、抄录和复制房产档案信息应当履行审批手续并登记备案

房产档案信息公开查询是大势所趋，也会对社会经济进步起到很大促进作用，但在社会信用体系不完善的今天尚不具备条件，前来寻求查询帮助的各届人士目的不一，有的存有一定企图，法律风险仍然存在。对当事人的合法权益尤其是隐私权的保护必须高度重视。

（二）在档案利用实践中，通常查询程序为：查询人提供身份证明及证件-填写查询申请表-资格审核认定-提供查询服务

在第一环节中，查询申请人或代理人需出具身份证明或其他相关证明，如公安机关、检察机关、审判机关等应当提供本单位出具的介绍信以及执行查询任务的工作人员的工作证件；房屋继承人应当提交身份证明、继承公证书；抵押权人应当提供身份证明、房屋他项权证等。

接下来，填写房屋权属登记信息查询申请表，需如实填写申请人或代理人姓名、联系电话、证件类型、证件号码等，明确房屋坐落或权属证书编号，以及需要查询的事项。申请人承诺按所填查询目的查询登记内容并合法使用，产生的法律责任由申请人承担。

第三个环节为审核程序，负责对外查询档案的工作人员要对查询人员主体资格以及查询房屋是否存在或是否办理权属登记等情况进行初步核实。

最后，对符合查询条件且查询标的存在的，打印房屋登记簿或原始登记材料，复印、摘抄或打印相关内容。

特别注意的是，查询原始登记凭证的，我们采取专人负责查询的办法，查询人不能直接接触原始登记凭证，以确保原始凭证不被损坏或被恶意篡改。查询机构及其工作人员应当对房屋登记信息的内容保密，不得擅自扩大登记信息的查询范围，不得私自外传。

三、推进房产档案查询服务的便捷、高效

（一）加大硬件投入

为更好地提高档案查询的质量和效率，我中心加大档案现代化建设，近几年陆续投入230余万元用于档案基础建设。2010年，开发连云港市房产档案数字化系统，对2006版扫描系统进行升级和改进，极大地提高了扫描速度和质量；2011年，启动房产GIS项目，实现了空间数据集成，房屋申请、受理、审核、登簿、发证、归档等工作均实现了网上传递；2012年，房产档案数字化异地备份工作正式完成，确保数据在遭遇灾难状况下能够快速恢复；2012年，全面建立房屋电子登记簿并在档案查询中予以应用，登记簿完整地记载了房屋自然状况、权利状况等内容，可即时打印，极大地方便了当事人的利用；2014年，重新购置一台高效能电子档案中间存储服务器，对主服务器上的所有电子档案进行双重备份。目前，档案室共有计算机16台，打印机14台，高速扫描仪9台，光盘刻录机1台，达到了档案收集、整理、扫描、编目、统计、查阅利用的数字化管理。

（二）建立“以档案查询利用者为中心”的服务理念

我中心认真研究社会各届查询人员的现实和潜在的利用需求，围绕这个核心开展档案收集、整理、保管、编研等基础工作，建立了利用者满意度评定制度、利用者投诉制度等，完善了档案答复率、档案查全率、档案查准率、档案服务满意率等技术指标。年均接待利用者4万余人次，复制近10万页，出具各类房产证明5万余份。

（三）实行政务公开，网上信息公开，提供查询前咨询服务

我中心从2013年以来，改革探索查询应用实践，在连云港市房产网上公布房产档案查询中心办公地点、接待时间、接待人员电话等，实行预约服务，许多群众先期通过网上留言或电话咨询，了解到查询房产档案应符合的条件以及需要携带的手续或证件，有的通过咨询得知不具备查询资格或不允许查询，避免了群众为一件事跑多趟腿。

房产档案信息不只是简单的开发利用，必须深入了解利用者、查询人的信息需求和利用特点，以按章依规查询、保护隐私权为底线，以方便群众、高效公信为拓展空间，最大限度为社会各届提供优质房产档案查询服务，充分发挥房产档案信息应有的社会价值。在未来可能实现的全国房产信息联网查询中，先期探索出安全高效的路径。