新时期下医院人事档案利用工作的探讨

谢林森

连云港市第一人民医院，江苏连云港222000

新时期下医院人事档案利用工作的探讨

谢林森

连云港市第一人民医院，江苏连云港222000

医院之间的竞争关键在于人才的竞争。人事档案作为人才个人信息的重要载体，是医院录用人才、评优评先、选拔人才的重要依据。如何加强医院干部人事档案的利用，为医院的发展服务，越来越受到医院管理者的重视。该文通过分析医院人事档案利用工作中存在的问题，提出新时期下医院人事档案利用工作的建议和对策。

医院；人事档案；利用工作

随着医疗卫生体制改革的不断深入，公立医院的发展迎来了前所未有的机遇和挑战。医院之间的竞争，其本质在于人力资源的竞争。高层次人才是提高医疗服务质量、促进卫生事业发展的重要保障。如何全面的了解并掌握医学人才的工作情况、业务能力、学历层次等各方面信息，做到“人尽其才、才尽其用”，成为摆在医院决策者面前的一道重大课题。医院人事档案作为记载医务人员从事诊疗活动中产生的各项个人经历、德能政绩、工作实践的历史记录，是医院考察干部、评优评先的不可或缺的佐证材料。干部人事档案的利用，可以为医院决策者提供全面的、真实的人力资源信息，对医院人力资源的挖掘及合理配置起到重要作用。科学利用干部人事档案，使其为医院的发展贡献力量，越来越受到医院管理者的重视。

1 医院人事档案利用中存在的问题

1.1 档案利用人群少、利用范围窄

由于医疗卫生行业“医院管理服务临床一线”的观念制约，加之对干部人事档案工作的重要性认识不足，医院的工作重心多集中在医疗诊疗服务之上，人事档案的管理在医院相对冷门，不受重视。医务人员对干部人事档案十大类的归档材料知之甚少，导致人事档案的利用率较低。人事档案的利用大多服务人力资源部门及其他相关职能科室，用于办理工资审批、退休退职、晋升职称职务等各项业务。临床一线的医务工作者少有的几次利用主要集中在复印档案中年度考核表、干部履历表等相关材料用以申报卫生类职称、公证个人信息等。此外，医院档案管理人员仍存在着“重整理、轻利用”的思想，习惯将收集到的材料归档成册，束之高阁，轻视对人事档案进一步的开发与利用。

1.2 医院档案基础设施陈旧、信息化低

医院将资金主要用于购买大型医疗设备、提高职工福利待遇、改善诊疗环境等方面，对于干部人事档案的管理工作投入不够，常使用医院淘汰下的病房作为档案室，条件相对简陋，认为只要有一个地方把人事档案放起来就可以了。基础设施相对陈旧，缺乏防护设备。同时，干部人事档案信息化程度较低，缺乏相对成熟的档案管理系统、网络系统和信息化设备作为支撑，档案的检索、查阅依靠纯手工的方式完成。目前，医院干部人事档案管理员年龄结构偏高，接受现代信息工具的能力相对较弱，尽管通过一系列的计算机理论知识及应用实践的学习与培训，但是由于缺乏专业的教育和专业技能训练，信息化技能较低，这些都给档案的利用工作带来了很大的困难。

1.3 医院干部人事档案内容单一、陈旧

医院作为知识密集型的单位，干部人事档案收集归档的内容更应该全面、丰富，然而实际上，医院人事档案普遍存在归档材料单一、陈旧等问题，这成为制约档案开发利用的重要因素。目前，医院人事档案中大多记载历年年度考核、工资变动、职称变化、学历晋升、党团信息等，千篇一律，缺少反映医务人员个人德、能、勤、绩等各方面具有个性化的材料。决策者很难从人事档案中获取的个人有效信息，档案中反映不出医务人员的技能与专长，无法对其做出准确而全面的评价，对档案的利用人员来说，这样的人事档案利用价值很小。

1.4 医院干部人事档案人才匮乏

医院管理干部人事档案的从业人员大都不是档案管理专业的科班出生，很多人事档案管理员“半路出家”，由于对档案事业的重要性认识不足，档案工作在医院被看做是适合“养老”的清闲岗位，医院经常选派一些不能胜任临床繁重任务的老医生、老护士从事人事档案简单的收集、整理工作。不具备档案管理所必须的专业理论素养和业务技能，在很大程度上影响医院人事档案的利用工作。此外，医院干部人事档案的管理队伍中大多数是人力资源部门的兼职人员，有些医院保存上千卷职工的人事档案，却因行政人手不足、其他工作需要等原因，不按规定配备档案专职人员，很多档案管理的兼职人员分身乏术，没有太多的精力和时间投入到档案利用工作中来。

2 医院人事档案利用改进工作的对策

2.1 变被动查阅为主动服务，真正发挥人事档案的价值

医院的发展离不开一支高水平的医疗人才队伍，建立完善的人才评价体系，就需要综合考察医务人员的年龄结构、职称职务、学历层次、工作经历、进修情况、临床技能等各方面。医院人事档案管理部门应转变观念，变被动服务为主动服务。对医院管理者，应尽可能挖掘医务人员干部人事档案的有效信息，帮助医院党委知人、选人、用人、决策、分析，为医院提供真实、准确的历史数据；对临床一线的医务人员，应充分发挥档案真实性、有效性，通过数字化档案室建设、加强电子文件的归档管理等一系列措施，为医务人员利用人事档案提供便利，让人事档案真正发挥其应有的价值。

2.2 加强人事档案管理人员队伍建设

医院应重视对高水平档案专业人才的引进和培养，优化档案从业人员的知识、年龄和学历结构。由于干部人事档案的严谨性和重要性，档案管理人员应具备过硬的政治素质和专业的职业能力，较强的工作责任心和甘于奉献的精神。医院应加强档案人才队伍的建设，通过建立相应的激励机制，提高档案管理者的工作积极性和主动性，加强业务学习与培训，学习国家档案行政管理部门和组织人事部门对档案的各项文件要求，学习多媒体技术、网络知识、扫描缩微技术、档案学的知识体系和前沿动态等，将现代计算机、互联网应用科学与医院人事档案管理工作相结合，引导管理人员提高自身的专业理论水平、强化服务技能，鼓励提升学历、职称层次，为医院人事档案事业的发展提供重要的人才保障。

2.3 丰富干部人事档案的归档内容

医院人事档案管理人员要把好档案材料收集归档关，人力资源部门应通过不同形式、不同渠道、多方面的挖掘档案信息资源，确保干部人事档案的完整性。加强与其他行政相关科室的联系，将保存在医务处、护理部反映临床技能、业务水平的材料、科教处反映科研能力、教学水平的材料、监察室、党委办公室反映医德医风、党风廉政建设的材料收集整理，选择有价值的、适合的材料归入干部人事档案之中，丰富归档内容，提高档案利用率。

医院干部人事档案应包含如下内容：①个人基本情况，包括个人信息、学历、学位、继续教育及进修经历、工作总结或年度考核；②专业技术人员证明材料，包括专业技术人员职称材料、任职申请表、事业单位聘用合同、在各大医学会任职材料；③科研材料，包括发表的论文、课题申请、立项、结题等相关材料、专利鉴定材料等；④思想政治，包括干部任免表、考察材料、医德医风考评材料、满意度考评材料等；⑤其他材料，包括获奖材料、社会保险材料等。

2.4 加大档案管理的投入力度，完善干部人事档案系统建设

医院管理者应树立“立档为民、用档于民”的思想，加大对医院干部人事档案室基础设施、防护设备的投入力度。档案室配备数码相机、扫描仪、计算机、光盘刻录机等信息化建设所必须的现代信息工具。建立人事档案数据库，完善干部人事档案系统建设。档案系统具有“一次录入、反复利用”的功能，通过网络技术能实现档案信息在全医院范围内资源共享，医务人员可根据自身的访问权限自行查询和利用一些适合公开的人事档案材料，既节约了时间，又提高了档案管理人员的工作效率和服务质量。同时，利用网络技术还能减少人事档案的装订、复印、扫描的频率，对档案的保护起到了重要的作用。

3 小结

在医疗卫生行业，尤其是大型三级甲等医院之间，医疗管理、诊疗设备、医院基础设施和环境日趋同质化的今天，公立医院之间的竞争归根结底是高水平医疗人才的竞争。人事档案作为人才信息资源的重要载体，是反映医务人员各方面能力的主要来源，准确而丰富的人事档案是医院选拔人才、任用干部的重要依据。医院干部人事档案工作只有与时俱进，加强档案人才管理队伍建设，加大对人事档案室的投入力度，加快档案信息化建设，丰富归档内容，才能真正发挥人事档案应有的价值，为医院实现可持续发展、精细化管理贡献力量。

[1]蔡啸.国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯, 2008（6）：81-83.

[2]张家英.人事档案利用的困境和突破[J].档案学研究,2012（2）：31-34.

[3]韩冬云,张敬,黄睿.浅析干部人事档案利用服务的科学管理[J].兰台世界,2015（2）：114-115.

[4]刘韶青,林香青,张琮.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案,2010（10）：27.

Study on Hospital Personnel File Utilization Work under the New Period

XIE Lin-sen
Lianyunguang First People’s Hospital,Lianyungang,Jiangsu Province,222000 China

The key to the competiveness between hospitals is the competiveness of talents,the personnel files,as an important carrier of talent personal information,is an important basis of employing talents,appraisal and selecting talents,how to enhance the hospital personnel file utilization work for serving the hospital development arouses more and more attention of hospital managers,and the paper puts forwards the suggestions and strategies of hospital personnel file utilization work under the new period by analyzing the issues of it.

Hospital;Personnel file;Utilization work

R197.3

A

1672-5654（2017）01（b）-0007-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.02.007

2016-10-18）

谢林森（1964.3-），男，江苏镇江人，本科，馆员，研究方向：医院干部人事档案管理。