信息 化技术对路桥工程档案管理的影响分析

刘 蕾 孙 健

（青岛市公路管理局胶州分局，山东 青岛 266300）

信息 化技术对路桥工程档案管理的影响分析

刘 蕾 孙 健

（青岛市公路管理局胶州分局，山东 青岛 266300）

经济的发展伴随着改革开放正在迅猛地发展，因此在基础建设方面国家得到了强有力的支撑，突出成就表现在公路建设方面,公路工程档案信息化建设也面临着瓶颈，这个问题在公路建设方面需要得到解决，资料保存时间不够，档案管理不是由网络信息管理，而是以纸档形式存在,也显得较为落后,不适合在信息化普及的时代下发展，因此人们发现将信息化管理运用在档案管理中，就会方便很多，我们就对现在的路桥工程档案管理进行了分析，并得出相应的解决方案。

公路工程；档案；信息化

对于国家档案建设来说，路桥工程档案是一个重要的组成部分，也是我们国家公路管理方面的一个重要依据，这要求我们对公路工程管理有一个深刻的认识，并结合信息化发展的速度，有一个更好的管理，并对其创新，这样才能使公路工程项目竣工档案有一个好的规范编制，对路桥项目的提出，并进行立项，然后再审批，再进行现场侦测设计，还要招投标，在施工、竣工整个过程中的文字材料、照片、音像、图纸表格等材料都属于高速公路工程档案。并且不能忽视对这些资料的信息化管理，将其以数码形式存储于光盘中或者其他载体中进行传输，不仅能减轻档案管理的负担，还能提高其效率。

一、当前公路工程档案管理存在的问题

（一）文件材料管理的轻视

管理起来较为分散的原因，是由于公路工程项目较多，档案的类别也比较多，就容易出现档案管理不齐全的现象在工程项目管理中，一些项目管理者的意识也不够完善，因为仅在工程项目质量检查和项目进度开展方面重视，从而导致了公路工程档案资料会有残缺。我们应对一些单位的档案资料日常收集工作加大重视，减少为应对突击检查的竣工后收集的材料的随意性，减少造假的可能性，这样会使真实富有价值材料档案保存不完善，使后期的档案管理难度大大增加。如果施工图在施工过程中随意变换，在档案管理中并没有得到好的更改，一定会使后期指导管理施工养护等质量管理不够精准。

（二）工程档案制度的不够健全问题

项目档案管理的质量不高是由于没有一套健全的制度运用在公路工程档案管理中。应对公路工程的档案管理设有明确的限定，运用于一些交通工程和机电工程的项目招标文件中，严格执行《档案法》《公路工程竣（交）工验收办法》等相关制度，并落实在实际行动中。大部分的原始资料收集不够齐全，是由没有规范的标准、明确的准则界限导致的，甚至会使字迹脱落的现象产生。想要减少档案移交工作滞后带来的档案保存不当容易丢生带来的安全问题，就要确保施工单位竣工后能够及时地将档案移交给建设单位，希望能减少问题发生。

（三）从业人员在档案管理工作中的不稳定现象

因为在人员安排上没有稳定的人选，大多数都是兼职人员，档案管理人员流动性大，因此会产生大多数人员不能完全理解自己工作的档案文件，那么想要有一套对公路项目档案完整的管理，是不可能的，在后期的竣工与验收工作，还会产生查阅不便的现象，这是由在档案管理工作中对其不够重视导致的。公路单位应重视对档案管理人员的素质培养，让其从思想和能力上都可以胜任工作，具备上岗证，思想上够重视，不回避档案管理的事项或相关会议。公路项目档案管理的质量，受从业人员的责任心、素质、和相关工作能力等影响。

1.对档案的意识和重视不够

对项目档案管理的重视不强，并且在认识上有偏差，是我们一些工程建设单位上会出现的问题。在诺大的工程项目中，会有项目档案在工程建设中属于附属产物的、作用不大的思想产生，因此导致了无论领导还是员工都只注重工程的技术能力、时间长短，还有工程的质量，这是对项目档案管理的不重视；敷衍了事，只为了检查，完成上级的命令，认为项目档案管理只是额外工作。

2.没有先进的操作方法

运用传统的方法管理项目档案，被现在大多数的路桥建设项目所应用，但是单纯由人工操作和管理，在资料的形成、收集、整理的工作中，会导致工作效率不高，适应不了越来越多的数量和项目档案利用范围的不断扩大。传统方式在整理方面，存在着浪费的现象，因为传统的整理方式，是在项目完工后，由竣工资料编制小组统一整理，需要很多张纸，因为一套完整的项目档案有上千卷之多，还要把它们做成纸质档案，这样会需要给每个单位都配备档案室，并且安排大量人员管理和编制，这样占用的资源也会很多。

二、完善公路工程档案信息化管理的对策建议

（一）信息化管理系统的完善

要想实现公路工程档案的科学化管理，需要不断地完善公路工程档案信息化的管理系统，而且在档案管理中可以将计算机技术和网络技术融汇贯通。一是有一个体系。随着时代的发展，要求档案管理工作的管理者，需要不断结合当下进一步发展，而且要想构建良好的信息化管理体系，需要我们结合档案管理的实际，进行信息化建设，并且有专业人士来辅佐完成。二是控制的同步与否。要保证档案资料的系统性和整体性，就要将公路建设的过程同档案建设的过程同步实施，信息化的系统也可以把档案资料录入，只要把资料统计好分析好就可以了。三是工作程度的精细。记录与统计，要跟得上项目的开展，审批以后的资料录入到管理系统中时，还不应忘记要做好工程未来发展的规划并且有目的，在项目管理中有节奏的监管和检查，还应在信息录入过程中注意录取信息是否精确是否完整。

（二）档案管理工作人员队伍建设的强化

每个单位对优秀人才的渴望，都是源源不断的，因为管理人员的素质越高，其工作能力也就会越高，因此档案管理人员在档案信息化管理的过程中起到了重要的作用。一则，想要保证从业人员的流动性减小，就需要安排专业人员来从事这项工作。二则，对档案信息化管理人员的专业培养是必不可少的，想要面临工作中的难题和不断的发展，还需要让档案信息管理的工作人员，有高超的专业能力和丰富的专业知识，要做到这些可以通过召开会议和讲座来培养其能力，同时也不要忽视上岗人员的从业资格。员工思维的改变也是对档案信息化管理的另一个进步，要想更好地使用现代信息技术，就要求员工一定要有与时代相符合甚至超前的档案管理意识，这样也会更好地落实信息化管理工作，使命感的增强也会从根本上提高档案信息化管理的工作效率。要想保证公路工程档案的高效运行，不可忽视对档案管理工作人员的考核，是对信息化的专业知识和工作态度是否良好的考核，要想提高考核工作率可以将员工福利和考核相结合，这样会提高员工的工作热情。

（三）基础设施建设的加强

因为信息技术越来越快速的发展，社会其他行业的运行速度也在快速发展，信息存储量的不断扩大和获取信息准确率的提高，成为信息化技术的有利优势和技术特点，公路建设发展的加快和档案管理的越来越精准，是因为将信息化运用到其中。基础设施建设的投入，在公路项目档案管理中需要加强重视。第一，为保证信息化管理技术的实施，不定期对计算机设备进行检查是必要的；第二，为避免资料和信息被随意改变，应有相关的人员建立完善的制度，并且设置好操作权限；第三，信息化技术要想把相关的功效在档案管理过程中全部发展出来，就不可以忽视对相关数据的要求，还可以实行一套有效的数据管理机制，并严格按照机制实行，这样资料的完整性和精准性才可以得到保证，档案信息化管理的工作也会越来越好；还有，我们不能忽略档案管理的安全性问题，安装防火墙和权限设置是必不可少的，硬件的扫描杀毒当然也必不可少，这样相关的问题就可以得到很好的解决；最后，为了未来公路建设工作的发展，公路相关部门的领导，不能忽视视察工作，并结合当下的实际情况，通过了解每个人好的想法，再结合信息化建设、基础建设设施的提高，会使公路建设越来越好。

三、总结

在不断发展的时代下，需要档案工作人员不能被时代发展抛下，跟得上越来越新科技的步伐，不仅要进行档案管理信息化技术的创新，还要有所突破，这样才能使我们的路桥工程档案管理发展得越来越好。

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