采供血专业档案管理中存在的问题和改进建议

金云霞/山东省血液中心

采供血机构承担着采集与提供临床用血的重要职责。在日常采供血工作中，采供血机构形成了数量庞大、体系完整的采供血专业档案。这些档案的内容十分丰富，主要包括献血者基本信息、血液采集阶段记录、成分制备阶段记录、血液检测阶段记录、血液储存发放运输阶段记录、采供血全程的质量控制记录以及出现问题后的调查确认、结果分析和整改措施记录。利用这些档案记录或数据，可以指导医院科学编制用血计划，可以对献血人群结构进行研究、对成分血制备工艺进行改进、对输血适应症进行评估、对输血不良反应以及处理等进行科学研究，可以编辑关于血液的科普书籍和宣传资料，还可在维护涉血患者、献血者和采供血机构的正当权益时提供凭证等。实践表明，加强采供血专业档案管理工作具有重要意义。

1 当前采供血专业档案管理中存在的问题

一是对档案管理重要性缺乏足够认识。采供血机构对档案管理的重要性缺乏足够认识，没有将档案管理作为机构主要业务工作的重要组成部分，缺乏“依法治档”意识，工作处于无章可循状态。

二是开展工作缺乏行业标准和制度保障。由于国家层面没有制定针对采供血专业档案管理的行业标准，档案行政管理部门缺乏顶层设计，因此采供血机构只能基于国家采供血业务质量管理规定，自行确定档案归档范围和保管期限，且机械地确定所有纸质档案保管期限一律为十年；由于缺乏制度约束，工作中形成的大量电子文件被保存在业务系统中，没有归档形成电子档案，这些电子文件的安全性得不到保障；档案行政管理部门对这部分档案的监督管理和业务指导没有跟进。总之，目前采供血机构档案工作水平已经不能满足机构业务工作发展需要，应加以改进。

三是缺乏人力保障与创新工作意识。采供血机构在档案工作物质保障上投入力度不够，忽视档案人员队伍建设，缺少档案人员业务培训，没有为档案人员提供职业规划和上升渠道。此外，采供血机构普遍缺乏创新工作意识，大量有价值的档案信息资源无法实现资源整合与开发利用。

2 加强采供血专业档案管理的若干思考

一要充分认识采供血专业档案工作的重要性与必要性。将采供血专业档案管理作为采供血机构主要业务工作的重要组成部分，对工作开展专项部署、检查、考核，逐步增加档案工作在考核中所占的比重，不断增强机构其他部门工作人员的档案意识，营造开展档案工作的良好氛围。

二要在目前顶层设计缺失的情况之下，系统学习《档案法》及其他档案工作法律法规，加强依法管理采供血专业档案的意识。采供血机构要立足国家采供血业务质量管理规定并结合本单位、本地区实际情况，邀请档案部门共同制定采供血专业档案工作规章制度，明确要求档案工作应严格按照规章制度进行，并制定奖惩机制，确保制度落实；在开展无偿献血宣传工作时，积极宣传《档案法》及本单位制定的采供血业务档案工作规章，提升社会档案意识，鼓励引导公众关注和利用采供血档案，充分发挥这些档案的价值。

三要加强档案人员队伍建设。采供血机构要确保档案人员掌握扎实的档案业务知识和相关专业技能，了解采供血业务工作流程和相关业务知识。机构应选派技术过硬、责任心强的人员从事档案工作，在上岗前组织他们参加岗前培训，工作后定期组织他们参加业务培训和再教育；要确保档案人员的稳定性，为档案人员制定工作规划并提供上升渠道，激发档案人员的职业荣誉感。机构还应严格落实档案工作考评机制，倒逼档案人员提升业务能力、创新工作方式方法，提升档案工作效益。

四要着力提升电子档案管理与利用水平。目前电子档案管理是采供血专业档案工作中的一块短板，采供血机构需要在当地档案行政管理部门的指导下，及时制定实施机构电子档案管理规范。以山东省为例，针对省内采供血专业档案资源存在“信息孤岛”现象，可建立省级采供血专业档案大数据中心，鼓励省内采供血机构加入，逐步汇聚省内采供血专业档案资源，面向全省乃至全国提供利用，实现采供血专业档案的统一管理与开发利用。