电大系统工会档案网络管理探讨

冯开颜

摘 要 加强电大系统内建设研究的一部分，各电大工会档案管理网络化管理和建设逐渐显得必要，以计算机、网络和信息技术为手段，把档案管理工作为网络应用服务对象，结合档案管理学为指导理论，根据档案管理的流程和要求，科学开展电大系统工会档案的收集、整理、保管、开发和利用的全过程。作为电大系统内工会档案管理信息化是全省工会工作发展的方向，是提高工会档案服务职能的基础性工作。加强和做好各电大学校工会档案管理信息互联互通，在互联网时代下的电大工会工作中具有十分重要的意义。本文就目前电大工会档案管理存在的问题，如何互联互通以及探讨问题的解决之策。

关键词 电大系统 档案管理 互联互通

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2017）01-0004-02

一、加强全省电大工会档案管理的必要性

随着电大系统内组织的比赛和活动增多，比如全省电大系统内羽毛球比赛是由各兄弟学校工会组织，组建一个电大工会网络系统，实现工会信息互联互通很有必要。首先可以进一步提升工会的传承功能，工会档案记录了工会组织的优秀传统、历年来先进教职工的事迹、学校民主政治建设、多年的工作总结等多方面，可以把工会组织宝贵的精神财富传承下去。其次是通过网络加强工会的凝聚功能，工会档案中有相当一部分是纪录工会组织围绕教学科研中心工作、动员教职工群众积极工作、服务大局的成果，它是广大教职工的劳动结晶，会产生一种巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工会的激励功能，工会组织自身形象和价值观建设的目的之一，就是使全体教职工从内心产生一种积极向上的精神、奋发进取的效应。最后是提升工会的服务功能，工会档案的服务功能体现在围绕学校中心工作，服务于学校全局性等方面。目前电大的教学网络系统已经成熟，在此基础上增加工会档案管理应用系统在技术上和经济上完全具有可行性。电大工会档案存录着全体教职工通过努力获得的劳动荣誉和对电大事业发展的贡献业绩，是教职工个人进步和学校发展所需查证的史料，也是电大事业发展依靠教职工办学、教职工民主管理、职权落实、校务公开的信息库，对促进电大工会工作的发展具有非常重要的意义。但目前电大各学校工会档案管理都存在类似的问题，都需要大量的调查和问卷，从而提出解决问题的方案和对策。

二、目前电大系统工会档案管理存在的问题

（1）档案管理意识淡薄，尤其是工会档案管理。在电大各学校工会工作是群众性的工作，都是一些后勤的工作，相比电大教学教研工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。工会工作组织的活动都是群众性的，比如组织教职员工爬山、体育竞技等，让大家习惯性认为工会工作就是吹拉弹唱，搞活动及发福利的工作，涉及不到档案资料。很多电大的工会干部及领导对档案管理意识比较淡薄，对档案管理的重要性没有足够的认识，甚至对工会档案的收集、归档、管理等工作持冷漠的态度，从未将工会档案管理工作纳入工会工作的议事日程，导致工会档案管理工作长期处于手工操作模式，上级检查的时候被动应付，不可能高质量、系统地为工会工作和电大教学、科研及宣传工作服务。在硬件和软件基础投入不多，工会机构的效能没有得到发挥。

（2）作为电大的职工组织，工会涉及的范围比较广泛，其档案管理制度不健全。工会档案管理工作缺乏系统、完整的制度保证，工会档案管理的人员素质有待提高，对工会工作缺乏有效的制度与机制，目前电大系统都不能做到统一管理，该形成的文件不完整、不系统、质量不高，更谈不上工会档案电子化和网络化管理。

（3）广播电视大学是由中央广播电视大学，省级广播电视大学，地市级、县级广播电视大学分校和工作站组成的覆盖中国大陆的远程教育系统。各级电大学校都有自己的工会组织，不定期组织系统内的比赛都是由工会组织的，建立基于互联网环境下的工会档案管应用系统势在必行，把各级各校的档案统一分级管理有利于让电大系统的档案管理工作更规范。这种网络应用系统的建立可以让资料归档工作制度统一而不至于各自为政，所以学校应尽快建立全国或全省的工会档案管理网络应用系统。

（4）档案管理工作人员素质不高，工作规程不科学。从事工会档案管理的人员满足于手工管理模式，不求进取，抱着混日子的思想。由于领导和人们对工会档案管理工作意识淡薄，认识不到位，对工会档案管理不重视，认为工会档案管理工作简单，投入的资金非常少，技术手段不仅单一而且落后，人员素质不高已经成为档案管理的最大问题，现代化管理手段也要人员素质相适应。档案管理现代化、信息化没有人员素质的提高就无从谈起，更谈不到科学管理。

三、电大工会档案管理问题解决思路及对策

（1）各电大工会组织尽快实现档案信息化，建立各种的工会档案管理站点。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理者和部门之间，不同程度上的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足个体和群体对信息的需要。要改变这种现状，就需要实现高校工会档案管理工作现代化，即建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具和手段管理信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。把历年的档案电子化，通过文字输入、扫描和拍照的方式实现信息电子化。

（2）构建全省，甚至全国的电大系统工会网络系统，把各站点联系起来，组建工会网络系统，实现电大系统工会档案管理科学化和网络化，实现信息互联互通。用先进的电子信息技术来构建工会档案管理工作的整个信息系统。工会档案管理工作现代化涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。工会档案管理应用多媒体信息网络系统，首先要建立起工会信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖工会各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。

（3）进行前瞻性研究。档案管理运用大数据的策略，对档案资源进行统一管理或统一备份大数据技术支持庞大数据的存储和处理，使档案资源的统一管理或统一备份成为可能。寻求和大数据开发公司合作，开发适合档案行业的大数据分析工具。大数据技术宽泛复杂，一个行业想引入大数据，就需要打破专业限制，寻求和专门的大数据开发公司合作，避免拥有大量数据的电大系统造成数据资源浪费，只有通过熟悉档案行业的档案工作者与专门进行大数据开发的专业公司或人才合作，才能开发出适合档案行业特点的大数据分析工具。

参考文献：

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[2]曹麦宁.高校工会档案管理信息化建设[J].杨凌职业技术学院学报，2010，（9）.

[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，（6）：18.

（责任编辑 曾 卉）