浅谈如何加强房产档案管理和房产档案的合理利用

高凤先

【摘要】房产档案作为一种重要的社会资源，涉及的面较广，所以做好房产档案的管理工作是极其重要的，不仅可以在解决房产权属纠纷时提供法律依据，同时也能为旧城改造和房产改革中提供重要依据。

【关键词】房产档案；管理；利用

1.切实做好房产档案的收集和管理工作

1.1 切实做好房产档案的收集工作，严把质量关

收集工作是房产档案管理工作中最基本的一项，收集工作做的好坏直接关系着档案的完整齐全性。房产档案的来源较为分散，渠道也呈多样化的方向发展。所以在进行收集时要及时广泛的对材料进行收集。按房产文件材料的范围和分类制订相房产档案的归档制度，同时制订好档案人员的岗位责任制。让业务能力好的档案人员深入到各部门对积压的房产资料进行收集和整理工作，同时做好房产档案的移交，对档案移交的目录、卷数和案卷质量进行严格的检查，对于不符合归档要求的房产信息则要退回进行重新整理，严把收集的质量关，确保归档材料齐全完整。

1.2 认真做好房产档案的整理工作

对于收集来的房产资源，则需要进行整理工作，从而使房产材料条理化和系统化。收集来的档案资料需要进行严重的管理，来把质量关，并针对所收集的档案的不同种类进行科学的分类，从而做到科学的排列管理和装订。同时在归档时，为了保证房产资料的真实性，则需要把房产的照片资料与原房产材料放入档案中一起保存，从而使房产状况更直观的表现出来。

1.3 做好房产档案的检索编目工作，加强房地产的动态管理和信息化管理

房屋产权档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。档案检索工具是指导和介绍馆藏档案内容和成分的依据，是档案管理部门及其工作人员日常工作的必备之物。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是档案管理动而不乱的问题，建设部明确指出：档案排列应以房屋坐落的地方为序。这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下，其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地也可根据实际情况进行科学编目管理。

2.改变房产档案利用现状，为经济建设服务

2.1 房产档案利用目前存在的主要问题是

2.1.1 房产档案利用为大众服务的观念滞后。在传统的房产档案管理中，一直处于封闭状态，只服务于少数人，这种管理思想使我国的房产档案严重的滞后，对房产档案的利用起到了严重的阻碍作用。房产档案是与社会发展具有紧密联系性的，做为房产管理的工具，其需要为大众报务。

2.1.2 房产档案信息内容单调且缺乏特色。在房产档案管理部门往往只注重对信息的收集和整理工作，对房产档案的利用需求较为忽视，所以在工作中对不断变化的需求不进行深入的研究，从而导致所提供的房产档案信息比较单一，在服务上更是没有创新性，缺乏特色。

2.1.3 房产档案利用服务的方式存在缺陷。

2.2 具体解决措施

2.2.1 树立为大众服务的思想。要提高房产档案利用的质量和效率，必须树立为大众服务的观念。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期收集情况，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。

2.2.2 积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高档案利用质量的核心。传统的档案管理只注意档案信息的原始收集、整理、检索等工作，不重视档案信息的开发利用，致使档案利用率下降。开发档案信息，其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的档案信息。具体来讲，就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下，针对社会的发展趋势和利用者的需求特点，鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的档案信息资料，以满足利用者更深层次的需求。

2.2.3 改革档案利用服务方式。房产档案利用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式， 传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列服务，制发档案复本、制发档案证明、档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，传统的服务方式仍然不可少， 但也迫切需要在服务方式上创新， 只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效， 才能取得良好的社会效益和经济效益。

2.2.4 引入新技术， 完善档案信息管理。创新是完善管理的动力。首先要在管理机制上进行创新，引入目标管理。其次是在管理内容上的创新，将管理重点放在加强房产档案信息的征集、保管和开发利用上。再次是管理系统流程的创新，档案从收集、整理、鉴定、保管到利用等全过程，都要有一套紧密相连的流程。

3.房产档案管理工作改善措施

3.1 建立数字化的房产档案管理系统

计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有人看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。

3.2 加快新时期下的房屋档案管理转型工作

在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。

结束语

房产档案是十分重要的社会资源和档案文献，可以为房地产纠纷案件以及相关案件提供重要的法律依据。因此，做好房产档案管理与利用工作对稳定社会，解决民事纠纷，明确产权具有现实意义，工作人员在工作实践中不断总结档案管理工作中存在的问题，探索新的管理办法，有助于优化房产档案管理，推广档案利用。

参考文献：

[1]赵咪咪，王元元.对提高认识档案生命力的思考.兰台世界，2010.

[2]沈卫.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新.复旦大学，2010.