关于加强水利工程声像档案管理工作的探讨

王裴佳

（桐乡市水利局）

水利工程声像档案指在水利工程前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成具有保存价值的以照片、影像、录音、图像等不同材料为载体，并辅以文字说明的工程档案资料，是水利工程档案的重要组成部分。水利工程声像档案收集内容依据《水利工程建设项目档案管理规定》主要包括，施工前旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、设备安装、上级领导视察、竣工仪式、完工建筑等。如桐乡市大红桥港段治理工程，通过声像资料记录工程从开工动员、施工前原貌，到施工中基础施工生态球护岸施工、扇形预制块护岸施工，生态浮岛施工以及领导检查、质量与安全检查、完工验收至完工后新貌的全过程，生动形象具体地展现桐乡河道治理建设发展的历程。然而在对相关水利工程单位声像档案检查中发现，各单位不同程度存在声像采集随意、管理缺乏规范、贮存保管条件差等问题，如何采取有效措施，加强水利工程声像档案管理工作显得尤为重要。

一、水利工程声像档案管理存在问题及其原因

（一）声像档案采集意识淡薄

工作中相当一部分建设、施工单位人员认为工程质量的好坏与声像档案的采集没什么关联，水利工程项目完工后，把该工程纸质档案和数字化档案进行档案专项验收已广为熟知，认为纸质档案才是必备的档案资料，对特殊载体形式的声像档案缺乏认识，没有从工程建设各阶段逐一拍摄，导致声像内容不完整，还有1/4的照片档案散存在个人或项目部，没有集中统一保管，致使声像档案流失严重，难以及时完整归档。

（二）声像档案管理缺乏规范

许多建设单位对档案管理工作的重视程度不够，导致工程建设中声像档案管理职责不清，制度没有层层落实，声像档案拍摄的范围、内容、像素、存储格式、照片尺寸、归档要求等没有统一规范。面对一堆大小不一、没有附加文字说明、照片与底片都分家的照片，时间久了，不是缺内容、就是缺时间，没人能说清当时的来龙去脉。管理上的不规范，给日后查找利用带来不便，无法保证声像资料的完整、清晰与高质量。

（三）声像档案贮存保管随意

大部分建设单位没有配备专用电脑存储声像资料，也不采用任何备份和离线存储，一旦电脑被病毒感染或硬件出问题，声像资料易遭破坏而丢失；声像档案载体的特殊性，使其保管过程理应比纸质档案更讲究，但在工程建设中往往将声像档案资料随意与其他资料混存，由于水利建设工期长，保管条件差，到完工后移交声像档案时，致使照片老化、褪色、粘连，影响清晰度，光盘受潮、受损，数据丢失，无法读取等，严重影响声像档案长久保护和利用。

二、水利工程声像档案管理工作的对策与建议

（一）重视声像档案采集

声像档案采集不仅是为了展现水利工程全貌，追溯工程建设过程，更是为今后技术改造、工程维护等提供直观影像支持。由于水利工程声像档案形成大部分是隐蔽工程（地基开挖、砼灌浆前后、挡土墙的钢筋等）或是该工程重要会议的“瞬间”记录，不可能重拍、补拍，在项目建设初期，根据工程项目特点，制定相应采集标准，将声像档案标准纳入文档管理程序体系，同时组织各参建单位人员声像档案管理培训，明确拍摄要求、范围、归档时间和数量等，把声像资料的收集、整理和归档纳入合同管理，从源头上有效控制工程声像档案规范管理。

（二）完善声像档案管理

一是建立规范体系，实施《档案分类方案、档案归档范围、归档时间、责任科室和保管期限规定的通知》《声像与实物档案管理办法》《数码照片档案管理暂行办法》等系列办法，完善管理制度，做到有章可循，有条可依。

二是水利声像档案管理工作应贯穿于工程建设程序的各阶段。首先在签订有关合同、协议时，对声像档案的收集、整理、移交提出明确要求；其次检查工程进度与质量时，要同时检查声像档案的收集、整理情况；最后在水利工程单项验收与竣工验收时，同时审查、验收工程声像档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

三是建设单位法人对声像档案工作负总责，认真做好自身产生声像档案的收集、整理、保管。工程的有关施工、监理等参建单位落实分管领导责任，档案管理人员明确岗位职责，健全制度，统筹经费，并按照采集标准要求定期向上级文档机构移交、归档。

（三）改善声像档案保管条件

一是水利声像档案是以感光材料、磁性材料等易起化学反应的特种材料制成，为了防止声像档案受潮、发霉等，水利工程建设时应配备水利声像档案专用库房，同时做好库房“八防”，配置专用照明系统。库房内需装设除湿机、空调、温湿度计等设备，以监测温、湿度变化，改善保管条件，完善硬件设施。

二是声像档案装具是存放和保护档案的基本设施，要质地耐久、整齐划一，在整理时把声像档案分门别类独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放，远离光线、磁场等。

总之，水利声像档案是水利建设成果的历史记录，是水利建设与发展的重要依据，而水利声像档案管理工作是一个持续不断的过程，随着现代化水利建设的发展，声像档案越来越广泛应用于水利建设各领域，因此，声像档案管理工作更值得我们高度重视和积极实践。

［1］ 李奕奕.核电工程声像档案采集归档：以田湾核电站3、4号机组为例［J］.中国档案，2014（12）.

［2］ 程立.加强水利声像档案管理的思考［J］.中国水利，2012（10）.

［3］ 隋海红.城市建设工程声像档案业务工作中的问题及解决措施［J］.城建档案，2011（2）.