对高校档案管理志愿者服务现存问题的思考

陈曼煜

【摘要】高校档案馆引进志愿者参与服务的形式日趋普及，本文针对目前志愿者服务的政策法律法规、组织管理模式、评估激励机制等方面存在的问题进行了探讨，并对完善改进相关问题提出了建议。

【关键词】高校档案馆 志愿者服务

一、志愿者和高校档案管理

志愿者（Volunteer）一词源于拉丁文“voluntas”，也叫义工、义务工作者或志工，是在自身条件许可，不谋求物质、金钱等相关利益回报的前提下，合理运用社会现有资源，志愿奉献个人的时间和行动，自愿参与社会公益活动的人。

高校档案馆作为学校教育教学和科研的重要服务单位。引入大学生志愿者可以提高档案馆服务质量，节省人力资源，增进与师生沟通；同时也可以提升志愿者自身素养，拓展视野，学以致用。

二、高校档案管理志愿者服务存在的主要问题

（1）政策法规不够健全。目前我国对于大学生志愿者服务尚且没有一个全国性的法规，只有部分省市出台了地方性规定，立法条款不够统一规范，并没有将志愿服务纳入高校教育。因此目前主要是靠大学生的主观意愿来参加志愿活动，这也是造成参加志愿服务大学生数量不多的主要原因之一。

（2）组织管理方式不成熟。由于很多高校档案馆的志愿者服务还处于起步阶段或发展初期，大学生志愿者的规模不是很大，工作内容也不够丰富，组织管理程序相对简单，缺乏明确合理的管理制度。注冊、招募、培训、服务等规则很多是参考其它高校做法，或办公室人员简要拟定的，不同学校的特点和工作细节方面往往容易忽视。档案馆在招募过程中往往容易忽视志愿者的特长、专业等条件，认为只要愿意来工作就可以了，并没有加以严格区分，并为一谈，这样很可能导致部分志愿者从事自己不理想或兴趣不够浓厚的服务内容，致使志愿者难以坚持，造成人员流失。

（3）评估激励机制不够完善。切实的评估，可以使志愿者了解服务的目标和自身存在的问题，从而不断的进步；适当激发鼓励，可以持续激发志愿者工作热情，保持积极向上的乐观心态，是维持长期工作一种动力。而这种评估激励机制的制定目前不够明确具体，对于志愿服务中表现优秀的大学生没有表彰，对于敷衍了事的大学生也没有批评。长此以往，容易使表现好的大学生失去热情和动力。另外，相关规章制度对于一般性的志愿服务激励和支持力度不大。学校层面和档案馆的激励机制是否完善、具体，对于志愿者活动的长期稳定的开展具有强有力的保障作用。

三、解决思路

（1）完善政策法规保障。放眼世界，英国、美国、日本、新加坡等国家都已制定了促进和保障志愿服务的法律法规，可见，制定完备的法律制度已经是一种合理的趋势和良性发展的道路。因此，我国可以参考国家和地区的法规政策，借鉴成功案例的经验，结合我国国情，召开相关立法研究会，整合我国专家学者提出的意见建议，制定一套合理完备，符合国情的政策法规。

（2）规范组织管理制度。完善的管理制度，合理的组织流程是志愿服务顺利开展的保障。大学生志愿者的管理机构主要是学校团委。档案馆志愿者的管理制度一般应该具有注册、招募、培训、服务这几个方面。

（3）注册。大学生志愿者每次参加档案馆志愿活动后，都可以由工作人员核对好个人信息，填写好志愿服务信息，签字盖章，表示认证。《志愿者服务手册》不光是以后获得奖励的凭证，也是每个志愿者参加活动的记录和历程。

（4）招募。档案馆在招募志愿者时，首先应制定招募章程和报名表。随后可以通过网站、海报、微博、微信等多渠道方式发布招募信息，通过面试的方式对志愿者进行选拔。最后对通过面试的志愿者进行录用。

（5）培训。档案馆对志愿者的培训可以分为技能培训和素质培训两方面。技能培训主要是对不同岗位的志愿者进行基础技能培训，如日常咨询、信息检索、数据库使用、档案归档等，最后将志愿者带到实地进行训练，指导志愿者独立完成服务。素质培训主要包括道德素养、心理健康、团队协作、学习能力、沟通表达等。

（6）服务。档案管理志愿服务可以分为常规服务和特色服务两类。常规服务主要包括咨询、查询、借还等。这些服务内容相对简单，适合新招募的志愿者。档案馆应该将大学生志愿服务定位在特色服务上。特色服务主要包括信息检索、参考咨询、校史介绍等。档案馆可根据志愿者的专业和特长，有效发挥能力、学以致用。

四、完善评估规则和激励机制

（一）评估规则

评估应该以保障服务质量和促进志愿者发展为宗旨，以公开公平、客观公正为原则，以工作态度、工作时间、工作质量、工作成效等为依据，制定规范合理、切实有效的评估规则。评估的形式可以采取馆评估、志愿者自我评估、志愿者互评、服务对象评估等多方面、多角度进行评估，使评估结果更加客观有效。

（二）激励机制

档案馆要多关心志愿者的精神状态和心理健康，通过关心、信任、支持、理解等方式提高志愿者的情绪控制力和心理调节力，满足志愿者情感需求、尊重需求和自我实现需求。实现渠道可以包括：颁发馆优秀志愿者证书；推荐志愿者参加学校优秀志愿者评选；推荐志愿者参加高校馆志愿者评选；通过网站、海报、会议等方式进行表彰等。

档案馆可以在每年的经费预算中，将对志愿者的物质奖励也规划进去。实现的渠道可以包括：设置馆优秀志愿者奖金；设置馆比赛或活动中的奖品；设置餐饮和交通补贴；赠送纪念品等。

特权激励可以包括馆本身和学校其它相关部门提供的优先或特殊的奖励。实现的渠道可以包括：享受打印、复印优惠、优先参观等政策；在申请助学贷款和奖学金、评选三好学生和优秀大学生等方面享有一定优惠政策、在社会实践活动中适当增加分值；优先参加其它大型志愿者活动；推荐校外参加学习和实践机会等。

参考文献：

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