浅议事业单位档案管理问题及对策

刘 辉

公主岭市中小企业服务中心

浅议事业单位档案管理问题及对策

刘 辉

公主岭市中小企业服务中心

当前形势下，我国不断深入事业单位改革，我国的事业单位通过自身的转制、重构、重组以及转型等措施获得了全新的发展，我们在保证事业单位有序、高效以及协调运行的同时，事业单位的档案管理工作发挥了很大的作用，所以，笔者认为，将事业单位档案管理工作进行进一步规范对于当前我国事业单位建设和发展具有十分重要的意义。

档案管理；问题；策略

一、单位档案管理存在的问题

1、未对档案管理给予足够的重视

未对档案管理给予足够的重视是现在普遍存在的问题，尤其是很多单位领导并没有认识到档案管理的重要性，导致未能给予其足够的人力和财力支持。这样的想法导致档案管理水平低下，只要相关资料不丢失、不被泄漏就行，因此，导致大量资料未能进行整理，这给后期的查档造成了很大的麻烦。

2、事业单位档案管理基础的业务比较薄弱

当前形势下，有些事业单位档案管理的基础工作比较薄弱，比如说，虽然有些事业单位已经建立起了档案管理制度，但是，这些事业单位的领导并没有真正去落实，很多档案都存在整理不规范以及组卷不规范的问题，还有一些事业单位并没有开展档案鉴定的工作，他们也没有按照法定的程序来进行档案管理，只是擅自决定销毁那些应该归档保存文件以及材料。

3、事业单位档案管理制度落后，并且缺少科学性和技术性

现在单位发展注重效益，办公室、财务部才是主要的改革发展部门，大部分单位都忽视了档案管理部门的制度改革。一般人会认为，档案管理就是简单的存档调动，但是档案管理的过程步骤却是非常重要、周全的，一个环节出现错误就有可能让档案不翼而飞，给个人造成极大的损失。另外，档案管理信息化差、科技性差，科学技术在各行业都有应用，但是在事业单位的管理部门却没有很好地利用起来，档案入网、跟随记录这些都没有做到位，所以庞杂的档案也就得过且过地管理着，没有形成很好的制度体系。

4、对档案管理的重要性没有认识到位，思想态度懈怠

档案分为很多不同的类型，事业单位档案管理的范围也比较广泛。从宏观来说，涉及到国家政府部门的文件方针；从微观来说，有各自单位的文件和人事档案。国家政策方针关系到国家发展前途的策略，虽然有一些不是绝密文件，但是重要性一样不能小看。就个人来说，每个人的档案就是自己人生经历的一个证明，如果这个证明出了问题后果将不堪设想。不论从哪个角度来说，档案有着其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的单位并没有对此有所重视。

二、事业单位档案管理创新策略

要克服上文中所列举的事业单位档案管理的不足之处，对档案管理进行创新性管理，首先需要事业单位的相关负责人转变思想，认识到档案管理的重要性，从制度上入手，在单位内部建立完善的档案管理系统，加强对档案的有效利用，采用先进的档案管理技术，并选用专业性强、素质过硬的专业人员进行管理。从根本上提高事业单位档案管理水平，笔者根据自身多年的事业单位档案管理从业经验，对管理的创新性手段进行了归纳总结：

1、提高认识，完善职责

要使事业单位的档案管理制度有条不紊的进行，必须在事业单位内部建立起完善的档案管理制度，从制度上明确档案管理人员的相关职责。事实上，对档案管理工作加大宣传力度是做好工作的前提条件，但是这种宣传也必须建立在完善的机构上。我们要通过宣传，提高事业单位各级领导干部对于档案管理工作的认识，还应该完善档案管理机制，明确各个负责人的相关责任，也可以根据内部机构的设立配备兼职性质的管理人员，在单位建立起一个档案管理的网络，提高档案管理的效率。

2、加强对档案管理工作的重视程度

首先企事业单位的领导人员要从传统的观念中转变出来，增加对档案管理工作的重视程度，因为这是保证企事业档案管理工作顺利进行的前提。因此，提出以下几点措施作为参考，第一，要把公司的档案管理工作提上日程，并派专门的人员进行督办，制定一些规则制度和奖励措施，从根本上调动员工的工作积极性。与此同时，加强他们对信息和资料的了解程度，使管理人员工作起来能够得心应手。第二，企事业单位要定期对档案管理人员进行询问和考核，对于优秀人员给予奖励，对于存在缺点的员工给予鼓励，这样做不仅可以将管理人员的潜质激发出来，而且还可以提升档案管理工作的整体质量。

3、增强档案人员综合素质

在知识经济时代，档案人员素质状况决定了档案工作水平高低。因此，构建一支稳定的档案人员队伍，不断提高专业水平与管理能力，已成为当前事业单位档案管理工作的必经之路。由于档案管理工作的专业性、实践性较强，如果缺乏丰富的工作经验，开展档案管理工作将存在一些困难，难以符合档案收集与管理需求。因此，既要确保事业单位档案管理队伍的稳定性，还要加强培训，帮助档案管理人员优化知识结构、增强综合素质。一方面，完善职业道德减少，帮助档案管理人员树立正确的职业道德观念；另一方面，不断完善专业水平，掌握现代化信息技术，增强文字驾驭能力、综合分析能力等，培养更多复合型档案管理人才，满足现代化档案管理工作需求。

4、增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

“计算机网络技术的飞速发展和广泛运用使档案信息管理逐渐迈入了现代化管理的殿堂，也为档案信息管理的完善和发展创造了契机。”我们应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。比如，现在很多企业投资让云技术进入档案管理领域，为档案管理提供了一种新的管理方式，大大提高了档案管理的科学性和效率，这为我们档案管理提供了一个新的借鉴，科技进入档案管理是一个发展趋势，只有把科技与档案管理良好的结合才能促进档案管理的优质发展。