浅谈档案管理中的电子档案管理

刘瑞红

山东省菏泽市巨野县凤凰街道办事处

浅谈档案管理中的电子档案管理

刘瑞红

山东省菏泽市巨野县凤凰街道办事处

随着计算机技术的广泛应用，信息科技水平的日益提高，管理工作的质量和效率也获得了明显的提升。电子档案管理这一方式的应用，有效避免和解决了传统档案管理中存在的一些问题，管理效率明显提高。文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。

档案管理； 电子档案；电子档案管理

1 电子档案的基本要求

1.1 完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

1.2 原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

2 电子档案的优越性

2.1 电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率

在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

2.2 电子档案有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

2.3 电子档案有利于文档的保密

在的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅专利申请不无法接触其他无关的文件，从页保证了文件的保密性。

2.4 电子档案可以有效提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

3 电子档案的要点

3.1 是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。

3.2 是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。

3.3 是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

4 电子档案管理的优势

4.1 由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。

4.2 电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。

4.3 电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。

结束语

电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015(05)：199.

[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊，2014(03)：113+138.